Besluit  gemeenteraad

Besluit

Artikel 1: De gemeente keurt het Protocol Vlaamse Huisvestingstool (VHT) Oekraïne goed.

PROTOCOL VOOR DE WEDERZIJDSE ELEKTRONISCHE MEDEDELING VAN PERSOONSGEGEVENS TUSSEN HET AGENTSCHAP BINNENLANDS BESTUUR, HET AGENTSCHAP WONEN IN VLAANDEREN, STAD/GEMEENTE EN OCMW

in het kader van de Vlaamse Huisvestigingstool en de huisvesting van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne, om het Vlaamse aanbod van opvangplaatsen in kaart te brengen

31/01/2024

Dit protocol wordt gesloten conform artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.

TUSSEN

De GEZAMENLIJKE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKEN van de VLAAMSE HUISVESTINGSTOOL,

zijnde

1) VLAAMS GEWEST, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van agentschap zonder rechtspersoonlijkheid

AGENTSCHAP BINNENLANDS BESTUUR, JEROEN WINDEY, administrateur-generaal, ingeschreven in het KBO met nummer 2.199.300.596 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Havenlaan 88, bus 70, 1000 Brussel

hierna: “ABB”;

EN

2) VLAAMS GEWEST, vertegenwoordigd door de Vlaamse Regering, bij delegatie, in de persoon van de leidend ambtenaar van agentschap zonder rechtspersoonlijkheid AGENTSCHAP WONEN IN VLAANDEREN, HELMER ROOZE, administrateur-generaal ingeschreven in het KBO met nummer met de naam ‘Ministeries van de Vlaamse Gemeenschap’ (MVG) met nummer 0316.380.841 en met vestigingsnummer 2.199.337.616 waarvan de administratieve zetel zich bevindt te Havenlaan 88, bus 40A, 1000 Brussel

hierna: “W-VL”;

De voornoemde partijen worden hieronder, gezamenlijk, als de “gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken” en individueel als een “verwerkingsverantwoordelijke” aangeduid.

EN

Het LOKAAL BESTUUR, zijnde

1) Oud-Heverlee

hierna: “de stad/de gemeente”;

2) OCMW Oud-Heverlee

hierna: “het OCMW”;

De voornoemde partijen worden hieronder, gezamenlijk, als het “lokaal bestuur” aangeduid. De gegevens van de stad/gemeente en OCMW zijn opgenomen in de ondertekende verklaring voor akkoord. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokale bestuur worden hieronder ook wel gezamenlijk als de “partijen” aangeduid;

NA TE HEBBEN UITEENGEZET

A. ABB is een intern verzelfstandigd agentschap binnen het Vlaamse ministerie Kanselarij, Bestuur, Buitenlandse Zaken en Justitie, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 28 oktober 2005 tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap "Agentschap Binnenlands Bestuur". Het agentschap werd opgericht voor de beleidsondersteuning en de uitvoering van het beleid inzake de binnenlandse aangelegenheden, met inbegrip van de coördinatie van het beleid met betrekking tot het stedenbeleid en voor de beleidsondersteuning conform artikel III.2 van het Bestuursdecreet van 7 december 2018;

B. W-VL is een intern verzelfstandigd agentschap, opgericht bij het besluit van de Vlaamse Regering van 16 december 2005, binnen het beleidsdomein “Omgeving”, opgericht voor de voorbereiding, de uitvoering met inbegrip van de handhaving en het toezicht, de monitoring en de evaluatie van het beleid met betrekking tot de huisvesting. Het ondersteunt de Vlaamse minister bevoegd voor de huisvesting. W-VL wil zorgdragen voor het recht op wonen als vermeld in artikel 1.5 van Vlaamse Codex Wonen van 2021;

C. In overeenstemming met artikel 8 van de Overeenkomst tussen gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in het kader van de (Vlaamse) Huisvestingtool, gesloten op 26 juli 2022 tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken treedt ABB op als coördinator en facilitator rond de protocollen, met dien verstaande dat W-VL bij de procedure betrokken wordt. Daarbij heeft ABB het mandaat dit protocol te sluiten namens W-VL;

D. De Vlaamse Regering besliste op 14 maart 2022 om naar aanleiding van de oorlog in Oekraïne haar verantwoordelijkheid als sterke en solidaire regio op te nemen en heeft een taskforce Noodopvang Oekraïne opgericht die de beleidscoördinatie van de vluchtelingen-uitdaging in Vlaanderen opneemt. De taskforce Noodopvang Oekraïne heeft als taak onder andere relevante informatie verzamelen en ontsluiten voor de lokale besturen, de Vlaamse beleidssectoren en het federale niveau alsook de verschillende domeinen bijstaan om via flexibele kaders tijdelijke maatregelen uit te werken.

E. De beslissingen van de Vlaamse Regering strekken ertoe om het Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382 van de Raad van 4 maart 2022 tot vaststelling van het bestaan van een massale toestroom van ontheemden uit Oekraïne in de zin van artikel 5 van Richtlijn 2001/55/EG, en tot invoering van tijdelijke bescherming naar aanleiding daarvan (Pb L 4 maart 2022, afl.71, 1 – 6; hierna:

“Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382”) in Vlaanderen toe te passen. In dit besluit wordt vastgesteld dat er zich een massale toestroom van ontheemden uit Oekraïne voordoet in de zin van artikel 5 van Richtlijn 2001/55/EG van de Raad van 20 juli 2001 betreffende minimumnormen voor het verlenen van tijdelijke bescherming in geval van massale toestroom van ontheemden en maatregelen ter bevordering van een evenwicht tussen de inspanning van de lidstaten voor de opvang en het dragen van de consequenties van de opvang van deze personen (Pb L 7 augustus 2001, afl.212, 12-23; hierna: “Richtlijn 2001/55/EG” of “Richtlijn Tijdelijke Bescherming”). Richtlijn 2001/55/EG werd bij wet van 18 maart 2003 tot wijziging van de wet van 15 december 1980 betreffende de toegang tot het grondgebied, het verblijf, de vestiging en de verwijdering van vreemdelingen in Belgisch recht omgezet (BS 11 april 2003, 18606);

F. Artikel 1 van Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382 bepaalt dat is vastgesteld “dat er een massale toestroom is in de Unie van ontheemde personen die Oekraïne hebben moeten verlaten als gevolg van een gewapend conflict”. In Richtlijn Tijdelijke Bescherming wordt onder meer bepaald dat de mensen die tijdelijke bescherming hebben gekregen, recht hebben op een fatsoenlijk onderkomen (artikel 13, 1 Richtlijn 2001/55/EG);

G. Met het oog op de toekenning van de rechten die verbonden zijn aan de tijdelijke bescherming, in dit geval het recht op behoorlijke huisvesting, is het noodzakelijk om de persoonsgegevens van tijdelijk ontheemden te verwerken. Derhalve werd er binnen de Vlaamse overheid door de taskforce Noodopvang Oekraïne, die door de Vlaamse Regering opgericht is, beslist om een Vlaamse Huisvestingtool (“VHT”) te ontwikkelen;

H. De noodzakelijke verwerking van persoonsgegevens in de VHT, ingevolge het Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382 en Besluit van 4 maart 2022 van de Vlaamse Regering tot toekenning van een subsidie aan lokale besturen voor de opbouw van opvangcapaciteit voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne, tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering en tot intrekking van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 maart 2022 tot toekenning van een subsidie aan lokale besturen voor het creëren van bijkomende opvangplaatsen voor de tijdelijk ontheemden uit Oekraïne gebeurt in het kader van de tijdelijke huisvesting van de tijdelijk ontheemden op basis van een opdracht van algemeen belang in hoofde van de Vlaamse overheid en de Partijen cf. artikel 6, 1, e Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna: “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of “AVG”);

I. Het lokaal bestuur is een lokaal bestuur dat tijdelijk ontheemden opvangt en daardoor gebruik maakt van de VHT en met de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken persoonsgegevens uitwisselt. De lokale besturen zijn de centrale actor in de opvang van personen die niet in een asielprocedure zitten. De lokale coördinatoren staan in voor het registreren van het eigen aanbod en het aanbod van andere aanbieders en voor het beheren van toewijzingen en maken daardoor gebruik van de VHT.

J. Het doeleinde van de gegevensverwerking in de VHT, door ABB en W-VL en het lokaal bestuur, is het organiseren van het aanbod van opvangplaatsen voor tijdelijk ontheemden. Meer bepaald heeft de verwerking van persoonsgegevens binnen de VHT als oogmerk opvang te organiseren en te verlenen aan tijdelijk ontheemden uit Oekraïne. In dit kader wisselen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken van de Vlaamse Huisvestingstool en het lokaal bestuur, op basis van het territorium van het lokaal bestuur, persoonsgegevens uit;

K. De meegedeelde gegevens zullen door de partijen tot de beëindiging van de verwerkingen van persoonsgegevens in de huisvestingstool bewaard worden. De verwerkingen in het kader van de huisvestingstool zullen uiterlijk van rechtswege eindigen op het moment dat het Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382, alsook eventuele navolgende uitvoeringsbesluiten die de vaststelling van het bestaan van een massale toestroom van ontheemden uit Oekraïne in de zin van artikel 5 van Richtlijn 2001/55/EG en tot invoering van tijdelijke bescherming naar aanleiding daarvan voortzetten, een einde nemen.

L. De partijen wensen overeenkomstig artikel 8, §1, van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer een protocol te sluiten met betrekking tot de elektronische mededeling van persoonsgegevens. Dat protocol wordt bekendgemaakt op de websites van Partijen zoals beschreven in bijlage 1.

M. De functionarissen voor gegevensbescherming hebben elk een advies met betrekking tot een ontwerp van dit protocol gegeven. De data van deze adviezen en de contactgegevens van de functionarissen voor gegevensbescherming zijn terug te vinden in bijlage 1.

WORDT OVEREENGEKOMEN WAT VOLGT:

Artikel 1: Onderwerp

In dit protocol worden de voorwaarden en modaliteiten van de wederzijdse elektronische mededeling van de persoonsgegevens, bestaande uit twee gegevensstromen (Gegevensstroom 1 en 2), tussen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur uiteengezet.

1. De gegevensuitwisseling van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken naar het lokaal
bestuur (Gegevensstroom 1)

Enerzijds is er een elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit de VHT (door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken) naar het lokaal bestuur. Deze gegevens zijn afkomstig via inschrijvingen op het portaal van de VHT. Het portaal van de VHT is opgezet om bedrijven, organisaties en verenigingen de mogelijkheid te bieden om hun huisvestingslocaties te registreren in functie van de opvang van tijdelijk ontheemden uit Oekraïne. De bedrijven, organisaties en verenigingen kunnen op elk moment een locatie registeren. Deze gegevensuitwisseling betreft een continue stroom van gegevens die via het portaal worden opgeladen in de VHT en worden uitgewisseld met gemeentelijke coördinatoren van het lokaal bestuur.

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken delen ook enkele rapporten met gedetailleerde informatie met het lokaal bestuur in het kader van de uitbetaling van de subsidies. Deze uitwisseling vindt ad hoc plaats wanneer de subsidies worden uitbetaald.

2. De gegevensuitwisseling van het lokaal bestuur naar de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Gegevensstroom 2)

Anderzijds is er een elektronische mededeling van de persoonsgegevens vanuit het lokaal bestuur naar de VHT (gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken). De gemeentelijke coördinatoren van het lokaal bestuur van waar de opvangplaats zich bevindt registreren informatie over de opvangplaatsen en staan in voor de validatie van de opvangplaats (voor extractie van deze gegevens, zie bijlage 2). Deze gegevens worden opgeslagen en ter beschikking gesteld door het lokaal bestuur aan de gebruikers van de VHT (voor lijst van type gebruikers, zie bijlage 2). De gegevens van de gemeentelijke coördinatoren worden eveneens via de VHT uitgewisseld met de gezamenlijke
verwerkingsverantwoordelijken. Deze gegevensuitwisseling betreft een continue stroom van gegevens van de gemeentelijke coördinatoren van het lokaal bestuur en van opvangplaatsen in de VHT en worden uitgewisseld met gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

Artikel 2: Rechtsgronden voor de wederkerige uitwisseling van persoonsgegevens

De gegevensverwerking in de VHT is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang (art. 6, lid 1, e) AVG) die aan de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur, middels de vaststelling van een combinatie van het Unierecht en nationaal (Vlaams) recht, toekomt.

De verwerking en de gegevensuitwisseling is noodzakelijk opdat de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, in samenwerking met het lokaal bestuur, de opvang van tijdelijke ontheemden kunnen organiseren en verlenen aan de tijdelijk ontheemden zodat zij een fatsoenlijk onderkomen krijgen. Daarvoor moeten de opvangplaatsen worden geregistreerd in de VHT en moeten de gemeentelijke coördinatoren toegang krijgen tot de VHT. In dat kader verwerken de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur persoonsgegevens van aanbieders en contactpersonen van opvangplaatsen in de VHT.

1. Doeleinden van de verwerking

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur hebben de opgevraagde gegevens oorspronkelijk verzameld voor volgende doeleinden:

Het algemene doel van de Vlaamse Huisvestigingstool is om te voorzien in de (nood)opvang van tijdelijk ontheemden. Door de registratie en het beheer van opvangplaatsen via de VHT. Hierdoor kunnen (i) de beschikbare opvangplaatsen in Vlaanderen worden geregistreerd (=registratie); (ii) de opvangplaatsen worden gevalideerd met het oog op de subsidieregeling (=validatie) en (iii) desgevallend worden de opvangplaatsen (/slaapplekken) aan tijdelijk ontheemden toegewezen (=toewijzing). De VHT registreert niet welke tijdelijk ontheemde wordt gehuisvest bij welke opvangplaats. Het algemene doel van de organisatie van de noodopvang van tijdelijk ontheemden valt uiteen in vijf subdoeleinden:

1. Opvang en terbeschikkingstelling van opvangplaatsen;

2. Validatie van opvangplaatsen;

3. Beheer van gebruikers van de huisvestingstool;

4. Gegevensuitwisselingen met ontvanger;

5. Logging en monitoring.

In de Vlaamse Huisvestingstool wordt informatie opgenomen over de locaties en opvangplaatsen, tot op het niveau van slaapplek, waaronder ook de contactgegevens van de aanbieders van de locatie(s) voor de opvang en terbeschikkingstelling van opvangplaatsen (subdoeleinde 1). Deze gegevens worden geregistreerd in de VHT en beheerd door de aangewezen coördinator(en) van het lokaal bestuur van waar de opvangplaats zich bevindt (gegevensstroom 2). In bepaalde gevallen worden deze gegevens door professionele aanbieders opgeladen via het portaal in de VHT en nadien uitgewisseld met de gemeentelijke coördinatoren (gegevensstroom 1).

De gemeentelijke coördinator staat in voor de validatie van de opvangplaatsen (subdoeleinde 2). De gegevens worden opgeslagen en ter beschikking gesteld door het lokaal bestuur aan de gebruikers  van de Vlaamse Huisvestingstool, voor zover deze gebruikers hiervoor toegangsrechten hebben. Na validatie kan een opvangplaats in aanmerking komen voor de subsidieregeling die ABB beheert (zie Besluit Vlaamse Regering 8 april 2022 – zoals verder gedefinieerd) en op grond waarvan het lokaal bestuur een subsidie ontvangt die varieert naargelang het type opvangplaats. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken delen in dit verband rapporten met de lokale overheden. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken verwerken ook de persoonsgegevens van de gemeentelijke coördinatoren van het lokaal bestuur die opvangplaatsen ter beschikking stelt, als contactpersoon voor de locatie van een opvangplaats in het kader van het aanbieden van de opvangplaatsen, voor het beheer van de gebruikers van de VHT (subdoeleinde 3) en voor logging en monitoring doeleinden (subdoeleinde 5).

De VHT laat toe om per dataveld te bepalen welke gebruiker of aard van de gebruiker toegang heeft tot deze datavelden. Hiervoor is het in de eerste plaats noodzakelijk om de gebruiker te identificeren en authentiseren. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het Vlaams toegangsbeheersysteem ACM/IDM. Daarnaast is het ook noodzakelijk om de gebruiker te autoriseren. Hiervoor wordt binnen de VHT bijgehouden wie welke rol heeft. Daarnaast gebeurt in de VHT ook een gedetailleerde logging van gebruikersactiviteiten. Deze gegevens kunnen o.m. gebruikt worden om het platform effectiever te beveiligen (bv. onderzoeken van verdachte inlogpogingen), bewaken van gegevensverlies (bv. ongeoorloofde exports van gegevens), performantie-analyse (bv. analyseren incidenten over trage responsetijden).

Bij W-VL hebben drie medewerkers van de Vlaamse Maatschappij Sociaal Wonen (VMSW) toegang tot de gegevens in de VHT (subdoeleinde 4). Deze medewerkers maken een rapport op van bepaalde gegevens, dat zij downloaden als lijst. Deze lijst bevat de adressen van de ter beschikking gestelde woningen voor opvangplaatsen. De opvangplaatsen die ter beschikking zijn gesteld door sociale huisvestingsmaatschappijen, worden geselecteerd uit de lijst en de projectverantwoordelijke van de VMSW zal vervolgens controleren of de woning leegstaat voor renovatie/sloop/.... De projectverantwoordelijke vult, na controle, de status van de woning aan bij het adres in de VHT ("nagekeken door beleidsdomein").

De gegevens worden ook gedeeld met het Crisiscentrum van de Vlaamse overheid (CCVO) voor communicatiedoeleinden (communicatie naar de gemeentelijke coördinatoren via een nieuwsbrief, genaamd de VLOT-flits) en met de Vlaamse Statistische Autoriteit (VSA) en het Belgische statistiekbureau (Statbel) voor statistische doeleinden (subdoeleinde 4).

2. Rechtsgrond van de verwerking

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur baseren zich hiervoor op volgende wettelijke grondslagen:

- Richtlijn 2001/55/EG van de Raad van 20 juli 2001 betreffende minimumnormen voor het verlenen van tijdelijke bescherming in geval van massale toestroom van ontheemden en maatregelen ter bevordering van een evenwicht tussen de inspanning van de lidstaten voor de opvang en het dragen van de consequenties van de opvang van deze personen (Pb L 7 augustus 2001, afl.212, 12-23; hierna: “Richtlijn 2001/55/EG” of “Richtlijn Tijdelijke Bescherming”): bij een massale toestroom van ontheemden kan het statuut van tijdelijke bescherming worden vastgesteld volgens artikel 5;

- Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382 van de Raad van 4 maart 2022 tot vaststelling van het bestaan van een massale toestroom van ontheemden uit Oekraïne in de zin van artikel 5 van Richtlijn 2001/55/EG, en tot invoering van tijdelijke bescherming naar aanleiding daarvan (Pb L 4 maart 2022, afl.71, 1 – 6; hierna: “Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382”): dit besluit stelt vast dat er “een massale toestroom in de Unie is van ontheemde personen die Oekraïne hebben moeten verlaten als gevolg van een gewapend conflict”;

- Richtlijn 2001/55/EG verduidelijkt in artikel 13, lid 1 dat de lidstaten moeten zorgen voor een fatsoenlijk onderkomen voor de begunstigden van de tijdelijke bescherming;

- Besluit van 8 april 2022 van de Vlaamse Regering (BVR) tot toekenning van een subsidie aan lokale besturen voor de opbouw van opvangcapaciteit voor tijdelijk ontheemden uit Oekraïne, tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering en tot intrekking van het besluit van de Vlaamse Regering van 14 maart 2022 tot toekenning van een subsidie aan lokale besturen voor het creëren van bijkomende opvangplaatsen voor de tijdelijk ontheemden uit Oekraïne (hierna: ‘BVR 8 april 2022’): dit besluit regelt de subsidiëring van de duurzame huisvesting die via de Huisvestingstool is geregistreerd;

- BVR 8 april 2022 is mogelijk dankzij het volgende juridische kader:

1. Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 29 maart 2019;

2. Besluit van de Vlaamse Regering van 17 maart 2017 tot uitvoering van het decreet van 5

februari 2016 houdende het toeristische logies;

3. Besluit Vlaamse Codex Overheidsfinanciën van 17 mei 2019;

4. Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021.

Het lokaal bestuur baseert zich bovendien nog op de volgende wettelijke grondslagen

- Het lokaal bestuur en bij uitbreiding de gemeentelijke coördinatoren als uitvoerders, geniet gemeentelijke autonomie (art. 41 j° art. 162 Gw.). De wetgever heeft de lokale besturen bevoegdheden betreffende het woonbeleid toebedeeld (art. 2.2., § 1 Vlaamse Codex Wonen van 2021).

- Het lokaal bestuur beheert de registratie en validatie van opvangplaatsen binnen de VHT. Daarnaast staat het lokaal bestuur in voor de toebedeling van opvangplaatsen aan de tijdelijk ontheemden uit Oekraïne – die binnen hun grondgebied verblijven – alsook de allocatie van herhuisvesting aan de tijdelijk ontheemden uit Oekraïne die binnen hun grondgebied verblijven.

3. Verdere verwerking door de partijen

Het doeleinde van de verwerking van de persoonsgegevens door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en door het lokaal bestuur (de gemeentelijke coördinatoren) voor de hogervermelde doeleinden na de gegevensuitwisseling is verenigbaar met de doeleinden waarvoor de gegevens oorspronkelijk zijn verzameld, gezien de verwerkingen ook plaatsvinden in het kader van het opvolgen van het aantal en de spreiding van opvanglocaties en opvangplaatsen in de Vlaamse huisvestingstool.

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zullen de gegevens verkregen van de andere partij verder verwerken voor historisch onderzoek of statistische doeleinden. Op deze verwerkingen geldt een uitzondering volgens artikel 5, 1, b), tweede zinsdeel van de algemene verordening gegevensbescherming: deze verwerkingen worden niet als onverenigbaar beschouwd met de oorspronkelijke doeleinden.

ABB verwerkt de gegevens van de tijdelijk ontheemden in de VHT tot slot voor een wekelijkse rapportage aan het kernteam Oekraïne. Digitaal Vlaanderen, verwerker van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, verwerkt de gegevens tot rapporten. Niet alle leden van het  kernteam Oekraïne hebben toegang tot de gegevens in de HVT, waardoor de rapportage gebeurt via een kerndashboard. Dit kerndashboard geeft een globaal geanonimiseerd overzicht van volgende gegevens:

- de huidige en potentiële huisvestingscapaciteit;

- aantal nieuwe slaapplekken;

- aantal beëindigde slaapplekken;

- aantal toewijzingen.

Deze vorm van statistisch onderzoek is verenigbaar met de oorspronkelijke doeleinden, en gebeurt op een geaggregeerd niveau. Het lokaal bestuur mag de persoonsgegevens verkregen uit gegevensstroom 1 uitsluitend verwerken in het kader van de VHT en de voormelde doelstellingen. Indien het lokaal bestuur de gegevens toch voor andere doelstellingen wenst te verwerken, moet zij er als individuele verwerkingsverantwoordelijke voor zorgen dat de verwerking plaatsvindt in overeenstemming met alle verplichtingen opgelegd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken kunnen in geen geval verantwoordelijk worden geacht voor deze verdere verwerkingen door het lokaal bestuur.

Artikel 3: De gevraagde persoonsgegevens en de categorieën en omvang van de gevraagde persoonsgegevens conform het proportionaliteitsbeginsel Hieronder wordt een overzicht gegeven van de verschillende persoonsgegevens die worden meegedeeld, alsook de verantwoording van de proportionaliteit en de bewaartermijn van de gegevens. Het betreft geen persoonsgegevens als vermeld in artikel 9 en/of 10 van de algemene verordening gegevensbescherming. Indien dat wel het geval is, wordt dit gespecificeerd in onderstaande tabel.

1. De gegevensuitwisseling van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken naar het lokaal bestuur (Gegevensstroom 1)

Het betreft de persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen:

• Contactpersoon voor de locatie van een opvangplaats, onder meer:

o Professionele vertegenwoordiger;

• Aanbieders van opvangplaatsen (zowel private als publieke aanbieders)

o Professionele aanbieders

(Categorie van)

persoonsgegevens

Het concrete gegeven dat wordt meegedeeld. Als er veel gegevens zijn, kunnen ze in clusters worden vermeld.

Verantwoording/proportionaliteit

Waarom elk gegeven noodzakelijk is voor het gevraagde doel. Als in artikel 1 en 2 verschillende doelen zijn opgegeven, aangeven voor welk doel het gegeven wordt meegedeeld.

Contactgegevens contactpersoon locatie van de opvangplaats

- Naam en voornaam

- E-mailadres

De gegevens van de contactpersonen van de locatie van de opvangplaats worden in de Vlaamse Huisvestingtool opgenomen om het mogelijk te maken voor de gemeentelijke coördinator om contact met hen op te nemen.

Gegevens van de aanbieder van de (gevalideerde) opvangplaats

- Adresgegevens

Deze gegevens worden opgevraagd zodat de gemeentelijke coördinator kan nagaan of de  opvangplaatsen voldoen aan huisvestingsnormen in de zin van artikel 3.1, § 1 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (elementaire veiligheids-, gezondheids- en woningkwaliteitsvereisten), om een geschikte opvangplaats te kunnen voorzien voor de tijdelijk ontheemden en om de subsidieregeling te controleren.

Er zijn ook recurrente (maandelijks) subsidies. Hiervoor zijn de adresgegevens van belang, gezien de berekening gebeurt op basis van het aantal slaapplekken per adres. Bv. verschillende appartementen in één gebouw met elk een eigen adres (bv. andere busnummers) moeten ingegeven worden als afzonderlijke locaties.

Gegevens die nodig zijn voor de subsidieregeling:

- Naam locatie

- Naam opvangplaats

- Bedrag van de uitgekeerde subsidie

- Soort subsidie (maandelijks, met of zonder opknapwerken, …)

ABB betaalt de subsidies uit aan het lokaal bestuur voor het aanbieden van de opvangplaatsen. ABB bezorgt in dit kader een rapport aan het lokaal bestuur met gedetailleerdere informatie. De subsidiecoördinator kan ook aan de gegevens opgenomen in het rapport via de VHT. De verwerkingen in het kader van de Vlaamse Huisvestingtool zullen uiterlijk van rechtswege eindigen op het moment dat het Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382, alsook eventuele navolgende uitvoeringsbesluiten die de vaststelling van het bestaan van een massale toestroom van ontheemden uit Oekraïne in de zin van artikel 5 van Richtlijn 2001/55/EG en tot invoering van tijdelijke bescherming naar aanleiding daarvan voortzetten, een einde nemen. Nadien zullen de gegevens uit de VHT verwijderd worden. Er wordt een overgangsperiode van 7 maanden voorzien om de gegevens uit de VHT te verwijderen in functie van het laatste uitbetalingsmoment door ABB. Deze bewaartermijn kan worden verantwoord gezien de gegevens beschikbaar moeten blijven zolang het beleid nood heeft aan informatie omtrent huisvesting van tijdelijk ontheemden.

De gegevens die nodig zijn voor de subsidieregeling en eventueel voor het nakomen van andere wettelijke verplichtingen worden 10 jaar – na de uitbetaling van deze subsidies - bijgehouden om te controleren of de subsidies correct worden uitgekeerd aan de lokale besturen. Na deze termijn worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.

2. De gegevensuitwisseling van het lokaal bestuur naar de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Gegevensstroom 2)

Het betreft de persoonsgegevens van de volgende categorieën van betrokkenen:

• Gemeentelijke coördinatoren

• Contactpersoon voor de locatie van een opvangplaats, onder meer:

o Professionele vertegenwoordiger;

o Burgers die hun woning ter beschikking stellen

o Gemeentelijke coördinator(en) indien het lokaal bestuur een opvangplaats ter

beschikking stelt

• Aanbieders van opvangplaatsen (zowel private als publieke aanbieders)

o Professionele aanbieders

o Burgers die hun woning ter beschikking stellen

(Categorie van) persoonsgegevens

Het concrete gegeven dat wordt meegedeeld. Als er veel gegevens zijn, kunnen ze in clusters worden vermeld.

Verantwoording/proportionaliteit

Waarom elk gegeven noodzakelijk is voor het gevraagde doel. Als in artikel 1 en 2 verschillende doelen zijn opgegeven, aangeven voor welk doel het gegeven wordt meegedeeld.

Contactgegevens gemeentelijke coördinator

(incl. back-up coördinator)

- Naam en voornaam

- E-mailadres

- Telefoonnummer

- Rol/titel

- Lokaal bestuur waar de gemeentelijke coördinator werkzaam is

De gemeentelijke (back-up) coördinatoren zijn tewerkgesteld bij het lokaal bestuur. Zij zijn beheerder voor de opvanglocaties in de Vlaamse Huisvestingstool op het grondgebied van het lokaal bestuur en nemen verschillende rollen op bij de registratie, de validatie van gegevens en bij de toewijzing van de opvangplaatsen. Gelet op hun rol als contactpersoon dienen hun contactgegevens in de Vlaamse Huisvestingstool gedeeld te worden in geval er vragen zijn over de registratie, validatie of toewijzing van de opvangplaats.

Contactgegevens contactpersoon locatie van de opvangplaats

- Naam en voornaam

- E-mailadres

De gegevens van de contactpersonen van de locatie van de opvangplaats worden in de Vlaamse Huisvestingtool opgenomen om het mogelijk te maken voor de gemeentelijke coördinator om contact met hen op te nemen bv. zodat de tijdelijk ontheemde zijn intrek kan nemen in de opvangplaats.

Gegevens van de aanbieder van de (gevalideerde) opvangplaats

Deze gegevens worden opgevraagd zodat de gemeentelijke coördinator kan nagaan of de

- Adresgegevens

opvangplaatsen voldoen aan huisvestingsnormen in de zin van artikel 3.1, § 1 van de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (elementaire veiligheids-, gezondheids- en woningkwaliteitsvereisten), om een geschikte opvangplaats te kunnen voorzien voor de tijdelijk ontheemden en om de subsidieregeling te controleren. Er zijn ook recurrente (maandelijks) subsidies. Hiervoor zijn de adresgegevens van belang, gezien de berekening gebeurt op basis van het aantal slaapplekken per adres. Bv. Verschillende appartementen in één gebouw met elk een eigen adres (bv. andere busnummers) moeten ingegeven worden als afzonderlijke locaties.

Artikel 4: De categorieën van ontvangers en derden die mogelijks de gegevens eveneens verkrijgen

1. De gegevensuitwisseling van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken naar het lokaal bestuur (Gegevensstroom 1)

Volgende diensten van het lokaal bestuur zullen in het kader van de in artikel 2 vooropgestelde finaliteiten toegang hebben tot de gevraagde persoonsgegevens:

- Local coordinator: Medewerkers bij het lokaal bestuur die instaan voor de registratie, validatie

en toewijzing van slaapplekken in de VHT

- Local subsidy coordinator: Medewerkers bij het lokaal bestuur die toegang hebben tot het

subsidieluik in de VHT

De gevraagde persoonsgegevens mogen niet worden doorgegeven aan derden, tenzij met uitdrukkelijke voorafgaandelijke toestemming van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en uiteraard in overeenstemming met de relevante wet- en regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

2. De gegevensuitwisseling van het lokaal bestuur naar de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken (Gegevensstroom 2)

Volgende diensten van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken zullen in het kader van de in artikel 2 vooropgestelde finaliteiten toegang hebben tot de gevraagde persoonsgegevens:

• de medewerkers van het Vlaams Ondersteunend Team opvang tijdelijke ontheemden Oekraïne (hierna “VLOT-team”) die instaan voor de ondersteuning aan lokale besturen bij het gebruik van de VHT;

• het rapporteringsteam van ABB en van W-VL;

• de systeembeheerders van VHT;

• de medewerkers van de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken die omwille van hun functieprofiel permanent toegang krijgen tot de meegedeelde gegevens in de HVT:

o HVT regional coordinator (medewerkers van het VLOT-team)

o HVT central coordinator

o HVT central subsidy coordinator

o HVT policy area coordinator

o HVT product owner

o HVT business administrator

o HVT release manager

o HVT developer

o HVT system administrator

Een uitgebreide uitleg over voorgaande rollen en de toegang tot de gegevens die elke rol heeft, is beschikbaar bij ABB en kan indien gewenst opgevraagd worden door het lokaal bestuur. Enkel personen die omwille van hun functieprofiel deze informatie nodig hebben voor de uitvoering van hun werk, krijgen toegang tot de informatie. De toegang door de gebruikers tot de gegevens in de VHT wordt gelogd door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken. Daarnaast kunnen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken de door hen bewerkte gevraagde gegevens, in functie van de noodzakelijkheid en in het kader van de in artikel 2 vooropgestelde finaliteiten, meedelen aan andere overheden/overheidsinstanties of worden ingezien door laatstgenoemden (niet exhaustief):

- CCVO;

- VSA;

- STATBEL;

- Externe verwerker: Digitaal Vlaanderen.

Artikel 5. Periodiciteit van de mededeling en de duur van de mededeling

De persoonsgegevens zullen rechtstreeks via de Vlaamse Huisvestingstool tussen de partijen en op onbeperkte wijze meegedeeld worden. Dit houdt in dat er sprake is van een permanente toegang, waardoor de gegevens steeds in real time beschikbaar/raadpleegbaar zijn op het platform. De mededeling van de persoonsgegevens gebeurt zolang de registratie van opvangplaatsen en opvanglocaties in de Vlaamse Huisvestingstool opgevolgd dient te worden. De mededeling van de persoonsgegevens gebeurt uiterlijk tot het van rechtswege eindigen van de verwerkingen in het kader van de Vlaamse Huisvestingtool. De meegedeelde gegevens zullen door de partijen tot de beëindiging van de verwerkingen van persoonsgegevens in de Vlaamse Huisvestingstool worden bewaard. De verwerkingen in het kader van de Vlaamse Huisvestingtool zullen uiterlijk van rechtswege eindigen op het moment dat het Uitvoeringsbesluit (EU) 2022/382, alsook eventuele navolgende uitvoeringsbesluiten die de vaststelling van het bestaan van een massale toestroom van ontheemden uit Oekraïne in de zin van artikel 5 van Richtlijn 2001/55/EG en tot invoering van tijdelijke bescherming naar aanleiding daarvan voortzetten, een einde nemen. Nadien zullen de gegevens uit de VHT verwijderd worden. Er wordt een overgangsperiode van 7 maanden voorzien om de gegevens uit de VHT te verwijderen in functie van het laatste uitbetalingsmoment door ABB. Deze bewaartermijn kan worden verantwoord gezien de gegevens beschikbaar moeten blijven zolang het beleid nood heeft aan informatie omtrent huisvesting van tijdelijk ontheemden. De gegevens die nodig zijn voor de subsidieregeling en eventueel voor het nakomen van andere wettelijke verplichtingen worden 10 jaar – na de uitbetaling van deze subsidies - bijgehouden om te controleren of de subsidies correct worden uitgekeerd aan de lokale besturen. Na deze termijn worden de persoonsgegevens definitief verwijderd.

Artikel 6: Beveiligingsmaatregelen

De mededeling gebeurt rechtsreeks in de VHT, derhalve wordt verwezen naar de geldende maatregelen die hierna zijn opgesomd.

1. Vertrouwelijkheid

Elke partij zal de persoonsgegevens vertrouwelijk houden en zal alle passende maatregelen nemen zodat iedere medewerker en elke andere persoon die onder het rechtstreekse gezag van de partij toegang heeft tot persoonsgegevens de vertrouwelijkheid en integriteit van de persoonsgegevens respecteert en handhaaft. Elke partij zorgt ervoor dat iedere medewerker en elke andere persoon die onder het rechtstreekse gezag van de partij toegang heeft tot persoonsgegevens, gebonden is door een contractuele of wettelijke geheimhoudingsverplichting.

2. Beveiligingsmaatregelen genomen door het lokaal bestuur in het kader van de gegevensuitwisseling

Op grond van de AVG wetgeving is het lokaal bestuur te verplicht om passende organisatorische en technische maatregelen te nemen ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 2. Volgende minimale maatregelen worden getroffen door de Stad/de Gemeente:

• een veiligheidsbeleid hebben

• een veiligheidsplan hebben en jaarlijks herzien

• een functionaris voor gegevensbescherming (FGB) of Data Protection Officer (DPO) aangewezen hebben

• een informatieveiligheidscel aangesteld hebben

• een procedure m.b.t. de behandeling van datalekken hebben

• de medewerkers van de organisatie, incl. ingehuurd of tijdelijk personeel en eventuele derde partijen die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht, zijn

o gehouden tot een confidentialiteitsplicht die wettelijk en/of contractueel is opgelegd

o ingelicht omtrent de regels van de AVG

o ingelicht over de informatieveiligheidsinstructies die ze moeten respecteren

• de toegang tot de Data Set wordt beperkt tot de personen die daar in het kader van de uitoefening van hun taak of opdracht toegang tot moeten hebben (“Bevoegde Personen”)

• het (lokale) netwerk van de organisatie beveiligd is opgezet, o.m. door een actieve firewall

• de e-mailtoepassing wordt beveiligd, minstens door een virusscanner

• er door toegangsbeheer van de applicaties en systemen waarmee de Data Set in aanraking komt enkel bevoegde personen toegang hebben tot de Data Set

Een overzicht van de technische en organisatorische maatregelen genomen door het lokaal bestuur, is beschikbaar. Dit kan indien gewenst opgevraagd worden door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken.

Het lokaal bestuur heeft een eigen privacyverklaring ter beschikking. De link naar deze privacyverklaring is terug te vinden in de ondertekende verklaring voor akkoord.

3. Beveiligingsmaatregelen genomen door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken in het kader van de gegevensuitwisseling. Volgende maatregelen worden getroffen door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken ter beveiliging van de mededeling van de persoonsgegevens, vermeld in artikel 2:

Beveiliging van de persoonsgegevens tijdens de doorgifte:

• Toegang geregeld volgens de vereisten van de Vlaamse Overheid, gecombineerd met two factor authentication.

o Vlaams toegangs- en rechtenbeheer wordt gebruikt

(https://overheid.vlaanderen.be/ict/ict-diensten/toegangsbeheer):

▪ IDM – Identity Management - Het Gebruikersbeheer van de Vlaamse overheid

▪ ACM – Access Management - Het Toegangsbeheer van de Vlaamse overheid

o Data in motion:

▪ Encryptie op transport niveau

▪ Gebruik van TLS

Beveiliging van de persoonsgegevens na de doorgifte.

• Er wordt gebruikt gemaakt van encryptie voor de velden die persoonsgegevens bevatten

• Gedetailleerde logging en auditing van events toegangen

• Toekenning van toegang volgens het “least privilege” en “need to know” principe voor gebruikers van de tool

Een uitgebreid overzicht van de technische en organisatorische maatregelen genomen door de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken, is beschikbaar bij ABB en kan indien gewenst opgevraagd worden door het lokaal bestuur. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hebben een privacyverklaring ter beschikking. De link naar deze privacyverklaring is terug te vinden in bijlage 1. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hebben bovendien zelf een gegevensbeschermingseffectbeoordeling uitgevoerd voor de verwerkingen die plaatsvinden in het kader van de VHT.

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken en het lokaal bestuur moeten kunnen aantonen dat de in dit artikel opgesomde maatregelen werden getroffen. Op eenvoudig verzoek van de  gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken of het lokaal bestuur moet de andere hiervan het bewijs overmaken.

Artikel 7: Verwerkers

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken doen beroep op Digitaal Vlaanderen voor de verwerkingen binnen VHT die op een salesforce-omgeving gebeuren. In het geval de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken voor de verwerking van persoonsgegevens die het voorwerp zijn van voorliggend protocol, beroep doen op een verwerker (of meerdere verwerkers), doen de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken uitsluitend beroep op verwerkers die afdoende garanties met betrekking tot het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen bieden opdat de verwerking aan de vereisten van de algemene verordening gegevensbescherming voldoet en de bescherming van de rechten van de betrokkene is gewaarborgd. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken sluiten in voorkomend geval met alle verwerkers een verwerkersovereenkomst in overeenstemming met artikel 28 van de algemene verordening gegevensbescherming. Partijen bezorgen elkaar een overzicht van de verwerkers die de gevraagde gegevens verwerken, en actualiseren dit overzicht zo nodig.

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken erkennen dat het gebruik van Salesforce een mogelijk risico inhoudt op een gegevensdoorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER). De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hebben in dit kader rekening gehouden met de beginselen in hoofdstuk V van de algemene verordening gegevensbescherming en leven in dit kader alle wettelijke vereisten, verplichtingen en voorwaarden van relevante EU- en nationale regelgeving, voorschriften en andere wetten met betrekking tot de doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land na. De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hebben onder andere (i) de richtlijnen 01/2020 van het Europees Comité voor Gegevensbescherming in acht genomen, en (ii) een effectbeoordeling voor gegevensoverdracht uitgevoerd om te bepalen of er aanvullende maatregelen moesten worden genomen om de persoonsgegevens te beschermen in overeenstemming met de EUwetgeving. Het lokaal bestuur doet geen beroep op verwerkers.

Artikel 8: Kwaliteit van de persoonsgegevens

Zodra de partijen één of meerdere foutieve, onnauwkeurige, onvolledige, ontbrekende, verouderde of overtollige gegevens in de persoonsgegevens, vermeld in artikel 3, vaststellen (al dan niet op basis van een mededeling van de betrokkene), meldt zij dat onmiddellijk aan de andere partij die na onderzoek binnen een redelijke termijn van de voornoemde vaststellingen de gepaste maatregelen treft en de partij daarvan vervolgens op de hoogte brengt.

Artikel 9: Sanctie bij niet-naleving

Onverminderd haar recht om een schadevergoeding te vorderen en in afwijking van artikel 5 kan elke partij dit protocol middels eenvoudige kennisgeving en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling eenzijdig beëindigen indien de andere partij deze persoonsgegevens verwerkt in strijd met hetgeen bepaald is in dit protocol, met de algemene verordening gegevensbescherming of met andere relevante wet- of regelgeving inzake de bescherming van natuurlijke personen bij de verwerking van persoonsgegevens.

Artikel 10: Meldingsplichten

Partijen engageren zich in het licht van artikel 33 van de algemene verordening gegevensbescherming om elkaar via de functionarissen voor gegevensbescherming (van ABB en het lokaal bestuur) zonder onredelijke vertraging op de hoogte te stellen van elk gegevenslek dat zich voordoet betreffende de meegedeelde gegevens met impact op de partijen en in voorkomend geval onmiddellijk gezamenlijk te overleggen teneinde alle maatregelen te nemen om de gevolgen van het gegevenslek te beperken en te herstellen. De partijen verschaffen elkaar alle informatie die ze nuttig of nodig achten om de beveiligingsmaatregelen te optimaliseren.

Elke partij brengt de andere partij onmiddellijk op de hoogte van wijzigingen van wetgeving met impact op voorliggend protocol, zoals de finaliteit, proportionaliteit, frequentie, duurtijd enz. en in voorkomend geval van wijzigingen omtrent de verwerkers.

De contactgegevens van de functionaris voor gegevensbescherming van ABB en van het lokaal bestuur zijn terug te vinden in bijlage 1.

Artikel 11: Toepasselijk recht en geschillenbeslechting

Dit protocol wordt beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met dit protocol worden beslecht door de bevoegde Nederlandstalige rechtbank in Brussel.

Artikel 12: Inwerkingtreding en opzegging

Dit protocol is in werking getreden op 14 maart 2022. Partijen kunnen dit protocol schriftelijk opzeggen mits inachtneming van een opzegtermijn van 2 maanden door middel van een schriftelijke kennisgeving.

Het protocol eindigt van rechtswege na afloop van de in artikel 5 van dit protocol bedoelde termijn van mededeling. Het protocol eindigt tevens van rechtswege wanneer er geen rechtsgrond meer bestaat voor de gevraagde doorgifte van persoonsgegevens.

Het lokaal bestuur gaat over tot akkoord met de inhoud van dit protocol via een aparte ondertekende verklaring.

Opgemaakt te Brussel,

Namens ABB

Jeroen Windey

Administrateur-generaal ABB

BIJLAGEN

BIJLAGE 1 - DIVERSEN

BIJLAGE 2 - AANVULLENDE INFORMATIE

BIJLAGE 1 - DIVERSEN

A. Bekendmaking protocollen

De partijen maken dit protocol bekend op hun respectievelijke websites:

- W-VL: https://www.vlaanderen.be/wonen-in-vlaanderen/privacyverklaring-wonen-invlaanderen/machtigingen-en-protocollen-wonen-in-vlaanderen-2023

- ABB: https://www.vlaanderen.be/agentschap-binnenlands-bestuur/privacyverklaring

De link naar de website waarop het lokaal bestuur het protocol zal publiceren is opgenomen in de ondertekende verklaring voor akkoord.

B. Overzicht van (adviezen van) de functionarissen van gegevensbescherming

De functionaris voor gegevensbescherming van W-VL heeft op 19/7/2023 samen met de functionaris voor gegevensbescherming van ABB een gezamenlijk advies met betrekking tot het ontwerp van dit protocol (19/7/2023) gegeven.

De functionaris voor gegevensbescherming van W-VL kan bereikt worden via de volgende kanalen:

- E-mail: dpo.wonen@vlaanderen.be

- Adres: Havenlaan 88 bus 40, 1000 Brussel

De functionaris voor gegevensbescherming van ABB kan bereikt worden via de volgende kanalen:

- E-mail: teamDPO-ABB@vlaanderen.be

- Adres: Havenlaan 88 bus 70, 1000 Brussel

De contactgegevens (e-mail, adres) van de functionaris voor gegevensbescherming van het lokaal bestuur, alsook de datum waarop de functionaris voor gegevensbescherming een advies heeft gegeven met betrekking tot het ontwerp van dit protocol is opgenomen in de ondertekende verklaring voor akkoord.

C. Bekendmaking privacyverklaringen

De gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken hebben een privacyverklaring ter beschikking specifiek voor de Vlaamse Huisvestingtool. De link naar deze privacyverklaring is terug te vinden op de webpagina van het portaal: https://www.vlaanderen-helpt.be/s/privacy?language=nl_BE  Het lokaal bestuur heeft een privacyverklaring ter beschikking. De link naar deze privacyverklaring is opgenomen in de ondertekende verklaring voor akkoord.

BIJLAGE 2 – AANVULLENDE INFORMATIE

A. Registratie opvangplaatsen

Voor beheer en validatie van de opvangplaats, registreren we volgende informatie:

Categorie Omschrijving Velden

Identificatiegegevens Mogelijkheid om de persoon van de opvangplaats te identificeren

Achternaam en voornaam

Contactgegevens Mogelijkheid om de persoon van de opvangplaats te contacteren

E-mailadres en telefoonnummer

Adresgegevens Ter beschikkingstelling en beschikbaarheid opvangplaats

Locatienaam, adres van opvangplaats en beschikbaarheidsgegevens

B. Gebruikers van de Vlaamse Huisvestingtool

Het gaat om medewerkers van de lokale besturen nl. gemeentelijke coördinatoren en lokale subsidiebeheerders. Daarnaast gaat het om medewerkers van ABB, WVL en Digitaal Vlaanderen nl. regionale coördinator, centrale coördinator, subsidiecoördinator, beheerder beleidsdomein, VHT producteigenaar, business administrator, security auditor VHT, release manager, ontwikkelaar, systeembeheerders en niet-gedefinieerde gebruikers (zoals bv. een medewerker van een dienstverlener die IT-ondersteuning biedt). Gezamenlijk aangeduid als “gebruikers”.