Gepubliceerd op 18/11/2024

GR beslissing zonder 2024 11 12 646

Besluit gemeenteraad

di 12/11/2024 - 19:30

646.4 - Goedkeuring nieuw subsidiereglement jeugd

Aanwezig: Adinda Claessen, voorzitter van de gemeenteraad
Bart Clerckx, burgemeester
Hanna Van Steenkiste, Katrien Timmermans, Jos Rutten, Kris Debruyne, Mattias Bouckaert, schepenen
Francis Van Biesbroeck, Maggy Steeno, Paul Vleminckx, Tom Teck, Patrice Lemaitre, Mark Binon, Sarah D'Hertefelt, Josien Van Dyck, Fien Gilias, David Huygens, Diana Bulens, Bram Holemans, Gerrit Versyck, An Geets, raadsleden
Marijke Pertz, algemeen directeur

Juridische gronden

Decreet lokaal bestuur.

Besluit gemeenteraad van 21 februari 2017 met betrekking tot kadervormingssubsidies.

Besluit gemeenteraad van 30 juni 2015 subsidiereglement erkende jeugdverenigingen.

Besluit gemeenteraad van 28 september 1999 subsidiereglement kampvervoer.

Feiten en context

De gemeente Oud-Heverlee heeft op dit moment 3 subsidiereglementen voor jeugd:

Werkingssubsidie erkende jeugdverenigingen (€19.000)
Subsidie kampvervoer (€4.500)
Kadervormingssubsidie (€2.000)

Het doel is om de subsidiereglementen te vereenvoudigen. Vooral de werkingssubsidie en de subsidie voor kampvervoer hebben momenteel ingewikkelde regels en complexe berekeningen. Dit willen we veranderen.

Argumentatie

Om die reden heeft de dienst Vrije Tijd, in samenspraak met de schepen van Jeugd, het initiatief genomen om de huidige reglementen te herzien en te vereenvoudigen.

We hebben geprobeerd om de reglementen voor de werkingssubsidie en de subsidie voor kampvervoer samen te voegen tot één eenvoudiger reglement, zodat er slechts één keer per jaar een subsidieaanvraag hoeft te worden ingediend.

In het nieuwe reglement hebben we de puntentelling als volgt verdeeld:

+/- 15% van de punten op ledenaantal
+/- 30% van de punten op dagelijkse werking
+/- 5% van de punten op weekends (meegerekend bij dagelijkse werking)
+/- 5% van de punten op ervaren / gediplomeerde leiding
+/- 45% van de punten op kampen (omdat dit hun grootste kost van het jaar is en om de wegvallende subsidie voor kampvervoer te compenseren)

Aan de hand hiervan hebben we een eenvoudiger reglement + eenvoudigere procedure voor de subsidieaanvraag. We hebben er rekening mee gehouden dat er geen grote verliezers tussen zitten, zodat bepaalde verenigingen niet ineens op veel minder geld kunnen rekenen dan vroeger.

Het voorstel voor het nieuwe reglement, het oude reglement met de aanpassingen voor het nieuwe en een simulatie van de subsidiebedragen in vergelijking met vorig jaar zijn als bijlagen toegevoegd..

De aanpassingen aan het subsidiereglement zijn reeds enkele keren op de jeugdraad besproken en op de eerste jeugdraad van dit jaar ook goedgekeurd mits een kleine aanpassing.

Publieke stemming

Aanwezig: Adinda Claessen, Bart Clerckx, Hanna Van Steenkiste, Katrien Timmermans, Jos Rutten, Kris Debruyne, Mattias Bouckaert, Francis Van Biesbroeck, Maggy Steeno, Paul Vleminckx, Tom Teck, Patrice Lemaitre, Mark Binon, Sarah D'Hertefelt, Josien Van Dyck, Fien Gilias, David Huygens, Diana Bulens, Bram Holemans, Gerrit Versyck, An Geets, Marijke Pertz

Voorstanders: Adinda Claessen, Bart Clerckx, Hanna Van Steenkiste, Katrien Timmermans, Jos Rutten, Kris Debruyne, Mattias Bouckaert, Francis Van Biesbroeck, Maggy Steeno, Paul Vleminckx, Tom Teck, Patrice Lemaitre, Mark Binon, Sarah D'Hertefelt, Josien Van Dyck, Fien Gilias, David Huygens, Diana Bulens, Bram Holemans, Gerrit Versyck, An Geets

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

Besluit

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het nieuw subsidiereglement voor jeugdverenigingen goed, dat inwerking treedt op 1 januari 2025.

WERKINGSTOELAGEN JEUGDWERKINITIATIEVEN

Artikel 1:

Een jeugdwerkinitiatief komt voor werkingstoelagen in aanmerking als het erkend wordt door de jeugdraad als een jeugdwerkinitiatief en erkend wordt door de gemeente als een vereniging van Oud-Heverlee.

Artikel 2 :

Elk jeugdwerkinitiatief dat voor subsidiëring in aanmerking komt, moet jaarlijks een subsidieaanvraag indienen op een bij de gemeente te verkrijgen aanvraagformulier. Dit formulier moet volledig ingevuld en met alle bijlagen voor 1 november van ieder jaar toekomen bij de gemeentelijke jeugddienst.
Na die datum ingediende aanvragen worden niet aanvaard.

Artikel 3 :

De subsidieaanvraag moet begeleid zijn van volgende documenten :
De ledenlijst op datum van 1 juni
Organisatie van de vereniging: indeling in groepen/ takken (leeftijd, aantal leden)
De samenstelling (op moment van indiening) van het bestuur (=hoofdleiding) met opgave van naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, mailadres en website van de vereniging.

Artikel 4 :

Voor jeugdhuizen en speelpleinwerking geldt er een aparte subsidieregeling. Deze worden eerst af getrokken van de totale beschikbare werkingstoelagen. (zie artikel 6 en 7)

De overige werkingstoelagen worden verdeeld onder de andere jeugdwerkinitiatieven op basis van een puntenstelsel.

Het beschikbare bedrag wordt verdeeld over het totale aantal behaalde punten van de jeugdwerkinitiatieven. Dit levert het aantal eurocenten per punt op. Om het bedrag per initiatief te berekenen, vermenigvuldig je het aantal punten van elk initiatief met de waarde van één punt.

Artikel 5 :

De puntenverdeling gebeurt op basis van volgende criteria :

a. Leden :

Elk lid ingeschreven voor het voorbije werkjaar telt als 1 punt
Een ledenlijst met een overzicht van de op 1 juni officieel aangesloten leden dient als bewijs
Leiding behoort ook tot ledenlijst

b. Dagelijkse werking

Voor de berekening van punten wordt het gemiddeld aantal activiteiten dat voor elke groep wordt aangeboden geteld en wordt dit aantal vermenigvuldigd met
1 Voorbeeld: Een vereniging is ingedeeld in groep A en groep B. Groep A komt 20 keer per jaar samen. Groep B komt 30 keer samen. Het gemiddeld aantal dagactiviteiten is dan 25.
Punten: 25* 15= 375

Het aantal dagactiviteiten is beperkt tot maximum 52 per groep

Weekends worden aan deze puntentelling toegevoegd. Het totaal aantal weekends georganiseerd voor de leden met minimaal één overnachting komen in aanmerking. Het totaal aantal weekends wordt geteld en dit aantal wordt vermenigvuldig met 10.
komen NIET in aanmerking :

kampen (zie verderop)
algemene vergadering(en) van het bestuur
leidersbijeenkomsten, groepsraden, voorbereidingen van activiteiten
werkdagen = klaarmaken kampmateriaal, opruimen van de lokalen, …
winstgevende activiteiten

Bewijs: In het jaarverslag dient een duidelijk overzicht te staan van alle georganiseerde weekenden, samen met de locaties waar deze plaatsvonden.

d. Kwaliteitsvolle of/en ervaren begeleiding

5 punten per relevant gediplomeerd of gekwalificeerd begeleider in het jeugdwerk:

Houders van een attest van ten minste het niveau "animator in het jeugdwerk", erkend en toegekend door het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
Begeleiders die ten minste 3 jaar nuttige ervaring hebben in het jeugdwerk

10 punten per hoofdmonitor / groepsleiding met het diploma hoofdanimator
30 bonuspunten voor collectieve organisatie en/of deelname aan vorming
Bewijs: attest of diploma of verantwoording

e. Kampen :

Het aantal deelnemers x het aantal overnachtingen /2= het aantal punten
Een activiteit komt als kamp in aanmerking wanneer er minimaal 4 overnachtingen op verplaatsing zijn.
De deelnemers zijn constant aanwezig
Voor verenigingen waar de leeftijdscategorieën afzonderlijk op kamp gaan wordt een opsomming per kamp gegeven
Enkel kampdagen waar leden aanwezig zijn tellen voor de puntentelling, met een maximum van 14 dagen
Bewijs : deelnemerslijst (indien nodig per kamp) + duidelijke vermelding van de kampdata en kamplocatie

f. Bonuspunten:

Jeugdwerkinitiatieven kunnen in aanmerking komen voor extra bonuspunten:

30 punten als ze extra initiatief nemen om zich in te zetten voor inclusie (bv. organiseren van akabe tak, organisatie van activiteiten voor moeilijk bereikbare groepen, alternatieve prijzen voor kansarmen,…)
30 punten als ze deelnemen en hulp bieden bij gemeentelijke activiteiten (bv. Buitenspeeldag, dag van de jeugdbeweging, Zoet Water zomert, zomerbar in het Zoet Water,…)

Artikel 6: Jeugdhuizen

Jeugdhuizen ontvangen 5 procent van de totale beschikbare werkingstoelagen indien ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

Indienen van een volledige subsidieaanvraag
Wekelijks 5 uur open gedurende minstens 9 maanden
Minimaal 6 socio-culturele activiteiten organiseren buiten de normale werking

Artikel 7: speelpleinwerking

De erkende speelpleinwerkingen krijgen een toelage van 0.008 procent per dagaanwezigheid (het totale aantal deelnemers van de gemeente Oud-Heverlee) van de totale beschikbare werkingstoelagen met een maximum van 20 procent indien ze aan de volgende voorwaarden voldoen:

Indienen van een volledige subsidieaanvraag

Artikel 8:

Na ontvangst van de aanvragen zal de jeugdraad alle aanvragen bespreken en het aantal punten per vereniging omzetten in een bedrag.

De jeugdraad zal iedere vereniging op de hoogte brengen van de haar toegekende bedragen en deze voor uitbetaling doorgeven aan het schepencollege.

Artikel 9 :

Het bedrag van de werkingstoelagen zal in de loop van de maand maart worden uitgekeerd.

Artikel 10:

Dit reglement gaat in vanaf 1 januari 2025 en vervangt vorige reglementen betreffende werkingssubsidie erkende jeugdverenigingen en subsidie kampvervoer. Een afschrift van dit besluit wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden.