Decreet lokaal bestuur.
Besluit gemeenteraad van 21 februari 2017 met betrekking tot kadervormingssubsidies.
Besluit gemeenteraad van 30 juni 2015 subsidiereglement erkende jeugdverenigingen.
Besluit gemeenteraad van 28 september 1999 subsidiereglement kampvervoer.
De gemeente Oud-Heverlee heeft in 2024 het nieuwe subsidiereglement voor de jeugdverenigingen goedgekeurd.
We willen hier een netheids- en veiligheidspremie aan toevoegen om meer controle te houden over de gebouwen die door de gemeente ter beschikking gesteld worden aan de jeugdverenigingen.
Om die reden heeft de dienst Vrije Tijd, in samenspraak met de schepen van Jeugd, het initiatief genomen om aan het huidige reglement een extra artikel rond netheid en veiligheid toe te voegen.
Het artikel dat toegevoegd werd aan het reglement is het volgende:
Artikel 10:
Netheids- en Veiligheidspremie
- Doelstelling
De gemeente Oud-Heverlee wil jeugdverenigingen die gebruik maken van gemeentelijke infrastructuur (zoals lokalen, sportzalen, terreinen en opslagruimtes) stimuleren om deze op een propere, veilige en respectvolle manier te gebruiken en te onderhouden. Deze premie beloont verenigingen die blijk geven van goed onderhoud, orde, veiligheid en zorg voor zowel het gebouw als de omgeving.
- Budget en frequentie
Van de totale jaarlijkse subsidiepot wordt een bedrag van 2.000 euro voorzien voor de netheids- en veiligheidspremie. De gemeente voert vier controles per jaar uit:
- Twee aangekondigde controles
- Twee onaangekondigde controles
Elke controle resulteert in een score op 15 punten, waarbij elke beoordelingsvraag 1 punt waard is.
- Toekenning van de premie
- Per kwartaal wordt een premie van 500 € verdeeld aan de jeugdverenigingen met een vaste/exclusieve locatie met een algemene score van 80 % of hoger.
- Indien geen enkele jeugdvereniging 80 % scoort, zal de 500 € verdeeld worden over jeugdverenigingen die geen vaste/exclusieve locatie ter beschikking hebben.
- Verdeling bij gedeeld gebruik van gebouwen
Voor gebouwen die door meerdere jeugdverenigingen worden gebruikt (zoals Chiro Oud-Heverlee en Speelpleinwerking Don Bosco), wordt de premie toegekend aan de vereniging die het gebouw op het moment van de controle actief gebruikte.
- Beoordelingscriteria
De controle omvat zowel het interieur van de gebouwen als de directe omgeving (terreinen, speelzones, toegangen, afvalzones, enz.). De criteria hebben betrekking op:
Veiligheid:
- Brandveiligheid in orde (blussers, pictogrammen, noodverlichting, drukknoppen)
- Nooduitgangen vrij en duidelijk zichtbaar
- Geen brandgevaarlijk materiaal aanwezig (bv. gasflessen)
- Enkel goedgekeurde en veilige toestellen (CE-markering, geen overbelasting)
- Geen niet-gemelde gebreken of defecten aanwezig (defecten, lekken, schade,…)
- Veilig stockage van materiaal (niet bij ketel/elektriciteit, stabiel geplaatst)
Hygiëne Binnen:
- Vloeren en tafels zijn proper
- Geen (beschimmelde) etensresten aanwezig
- Geen afval (blikjes, flesjes, papier,…) aanwezig
- Sanitair proper en bruikbaar achtergelaten
Buitenterrein:
- Terrein is vrij van zwerfvuil en afval
- Toegangen en paden zijn veilig en vrij begaanbaar (geen obstakels, putten, glas,…)
- Speelzones en installaties zijn veilig (geen scherpe randen, gebroken toestellen,…)
- Afvalcontainers of recyclagehoek netjes onderhouden
- Groenzones verzorgd (geen overwoekering, veilig zicht rondom gebouwen)
Controleformulier
Gemeente OH – Controleformulier Jeugdbewegingen
Veiligheid, Hygiëne & Buitenterrein – Puntensysteem
Deze kan opgevraagd worden bij dienst Vrije Tijd.
Voorafgaandelijke rondgang
Voorafgaand aan de eerste controle zal de gemeente, in samenwerking met de betrokken jeugdvereniging, een rondgang organiseren in het gebouw en de omgeving. Tijdens deze rondgang wordt:
- Duidelijk toegelicht wat verwacht wordt tijdens de controles;
- De huidige toestand in kaart gebracht;
- Aangegeven welke elementen nog in orde moeten worden gebracht.
De vereniging krijgt vervolgens een redelijke termijn om eventuele tekortkomingen aan te pakken. Zij kan daarbij beroep doen op de gemeente voor logistieke ondersteuning (materiaal, advies of beperkte herstellingen).
Communicatie en transparantie
De algemene resultaten en de toekenning van de premies worden besproken tijdens de Jeugdraad en gepubliceerd via de gemeentelijke communicatiekanalen. De uitbetaling van de premies gebeurt samen met de andere jaarlijkse subsidies aan erkende jeugdverenigingen.
Het voorstel voor het nieuwe reglement is als bijlagen toegevoegd..
De aanpassingen aan het subsidiereglement zijn reeds enkele keren op de jeugdraad besproken en goedgekeurd mits een kleine aanpassing.
Artikel 1: De gemeenteraad keurt de toevoeging van het artikel Netheids- en Veiligheidspremie binnen het subsidiereglement voor jeugdverenigingen goed, dat inwerking treedt op 1 juli 2026.
Jeugd – Gemeentelijk subsidiereglement erkende jeugdverenigingen.
WERKINGSTOELAGEN JEUGDWERKINITIATIEVEN
Artikel 1:
Een jeugdwerkinitiatief komt voor werkingstoelagen in aanmerking als het erkend wordt door de jeugdraad als een jeugdwerkinitiatief en erkend wordt door de gemeente als een vereniging van Oud-Heverlee.
Artikel 2:
· Elk jeugdwerkinitiatief dat voor subsidiëring in aanmerking komt, moet jaarlijks een subsidieaanvraag indienen op een bij de gemeente te verkrijgen aanvraagformulier. Dit formulier moet volledig ingevuld en met alle bijlagen voor 1 november van ieder jaar toekomen bij de gemeentelijke jeugddienst.
· Na die datum ingediende aanvragen worden niet aanvaard.
Artikel 3:
· De subsidieaanvraag moet begeleid zijn van volgende documenten :
· De ledenlijst op datum van 1 juni
· Organisatie van de vereniging: indeling in groepen/ takken (leeftijd, aantal leden)
· De samenstelling (op moment van indiening) van het bestuur (=hoofdleiding) met opgave van naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, mailadres en website van de vereniging.
Artikel 4 :
Voor jeugdhuizen en speelpleinwerking geldt er een aparte subsidieregeling. Deze worden eerst af getrokken van de totale beschikbare werkingstoelagen. (zie artikel 6 en 7)
De overige werkingstoelagen worden verdeeld onder de andere jeugdwerkinitiatieven op basis van een puntenstelsel.
Het beschikbare bedrag wordt verdeeld over het totale aantal behaalde punten van de jeugdwerkinitiatieven. Dit levert het aantal eurocenten per punt op. Om het bedrag per initiatief te berekenen, vermenigvuldig je het aantal punten van elk initiatief met de waarde van één punt.
Artikel 5 :
De puntenverdeling gebeurt op basis van volgende criteria :
a. Leden :
Elk lid ingeschreven voor het voorbije werkjaar telt als 1 punt
Een ledenlijst met een overzicht van de op 1 juni officieel aangesloten leden dient als bewijs
Leiding behoort ook tot ledenlijst
b. Dagelijkse werking
- Voor de berekening van punten wordt het gemiddeld aantal activiteiten dat voor elke groep wordt aangeboden geteld en wordt dit aantal vermenigvuldigd met 15.
1. Voorbeeld: Een vereniging is ingedeeld in groep A en groep B. Groep A komt 20 keer per jaar samen. Groep B komt 30 keer samen. Het gemiddeld aantal dagactiviteiten is dan 25. Punten: 25* 15= 375
- Het aantal dagactiviteiten is beperkt tot maximum 52 per groep
Weekends worden aan deze puntentelling toegevoegd. Het totaal aantal weekends georganiseerd voor de leden met minimaal één overnachting komen in aanmerking. Het totaal aantal weekends wordt geteld en dit aantal wordt vermenigvuldig met 10.
Komen NIET in aanmerking :
Bewijs: In het jaarverslag dient een duidelijk overzicht te staan van alle georganiseerde weekenden, samen met de locaties waar deze plaatsvonden.
c. kwaliteitsvolle of/en ervaren begeleiding
Bewijs: attest of diploma of verantwoording
d. Kampen :
Het aantal deelnemers x het aantal overnachtingen /2= het aantal punten
Een activiteit komt als kamp in aanmerking wanneer er minimaal 4 overnachtingen op verplaatsing zijn.
De deelnemers zijn constant aanwezig
Voor verenigingen waar de leeftijdscategorieën afzonderlijk op kamp gaan wordt een opsomming per kamp gegeven
Enkel kampdagen waar leden aanwezig zijn tellen voor de puntentelling, met een maximum van 14 dagen
Bewijs : deelnemerslijst (indien nodig per kamp) + duidelijke vermelding van de kampdata en kamplocatie
e. Bonuspunten:
Jeugdwerkinitiatieven kunnen in aanmerking komen voor extra bonuspunten:
1. 30 punten als ze extra initiatief nemen om zich in te zetten voor inclusie (bv. organiseren van akabe tak, organisatie van activiteiten voor moeilijk bereikbare groepen, alternatieve prijzen voor kansarmen,…)
2. 30 punten als ze deelnemen en hulp bieden bij gemeentelijke activiteiten (bv. Buitenspeeldag, dag van de jeugdbeweging, Zoet Water zomert, zomerbar in het Zoet Water,…)
Artikel 6: Jeugdhuizen
Jeugdhuizen ontvangen 5 procent van de totale beschikbare werkingstoelagen indien ze aan de volgende voorwaarden voldoen:
Indienen van een volledige subsidieaanvraag
Wekelijks 5 uur open gedurende minstens 9 maanden
Minimaal 6 socio-culturele activiteiten organiseren buiten de normale werking
Artikel 7: Speelpleinwerking
De erkende speelpleinwerkingen krijgen een toelage van 0.008 procent per dagaanwezigheid (het totale aantal deelnemers van de gemeente Oud-Heverlee) van de totale beschikbare werkingstoelagen met een maximum van 20 procent indien ze aan de volgende voorwaarden voldoen:
Indienen van een volledige subsidieaanvraag
Artikel 8:
Na ontvangst van de aanvragen zal de jeugdraad alle aanvragen bespreken en het aantal punten per vereniging omzetten in een bedrag.
De jeugdraad zal iedere vereniging op de hoogte brengen van de haar toegekende bedragen en deze voor uitbetaling doorgeven aan het schepencollege.
Artikel 9 :
Het bedrag van de werkingstoelagen zal in de loop van de maand maart of uiterlijk onmiddellijk na de officiële goedkeuring van de gemeentelijke begroting worden uitgekeerd.
Artikel 10:
Netheids- en Veiligheidspremie
- Doelstelling
De gemeente Oud-Heverlee wil jeugdverenigingen die gebruik maken van gemeentelijke infrastructuur (zoals lokalen, sportzalen, terreinen en opslagruimtes) stimuleren om deze op een propere, veilige en respectvolle manier te gebruiken en te onderhouden. Deze premie beloont verenigingen die blijk geven van goed onderhoud, orde, veiligheid en zorg voor zowel het gebouw als de omgeving.
- Budget en frequentie
Van de totale jaarlijkse subsidiepot wordt een bedrag van 2.000 euro voorzien voor de netheids- en veiligheidspremie. De gemeente voert vier controles per jaar uit:
- Twee aangekondigde controles
- Twee onaangekondigde controles
Elke controle resulteert in een score op 15 punten, waarbij elke beoordelingsvraag 1 punt waard is.
- Toekenning van de premie
- Per kwartaal wordt een premie van 500 € verdeeld aan de jeugdverenigingen met een vaste/exclusieve locatie met een algemene score van 80 % of hoger.
- Indien geen enkele jeugdvereniging 80 % scoort, zal de 500 € verdeeld worden over jeugdverenigingen die geen vaste/exclusieve locatie ter beschikking hebben.
- Verdeling bij gedeeld gebruik van gebouwen
Voor gebouwen die door meerdere jeugdverenigingen worden gebruikt (zoals Chiro Oud-Heverlee en Speelpleinwerking Don Bosco), wordt de premie toegekend aan de vereniging die het gebouw op het moment van de controle actief gebruikte.
- Beoordelingscriteria
De controle omvat zowel het interieur van de gebouwen als de directe omgeving (terreinen, speelzones, toegangen, afvalzones, enz.). De criteria hebben betrekking op:
Veiligheid:
- Brandveiligheid in orde (blussers, pictogrammen, noodverlichting, drukknoppen)
- Nooduitgangen vrij en duidelijk zichtbaar
- Geen brandgevaarlijk materiaal aanwezig (bv. gasflessen)
- Enkel goedgekeurde en veilige toestellen (CE-markering, geen overbelasting)
- Geen niet-gemelde gebreken of defecten aanwezig (defecten, lekken, schade,…)
- Veilig stockage van materiaal (niet bij ketel/elektriciteit, stabiel geplaatst)
Hygiëne Binnen:
- Vloeren en tafels zijn proper
- Geen (beschimmelde) etensresten aanwezig
- Geen afval (blikjes, flesjes, papier,…) aanwezig
- Sanitair proper en bruikbaar achtergelaten
Buitenterrein:
- Terrein is vrij van zwerfvuil en afval
- Toegangen en paden zijn veilig en vrij begaanbaar (geen obstakels, putten, glas,…)
- Speelzones en installaties zijn veilig (geen scherpe randen, gebroken toestellen,…)
- Afvalcontainers of recyclagehoek netjes onderhouden
- Groenzones verzorgd (geen overwoekering, veilig zicht rondom gebouwen)
- Controleformulier
Gemeente OH – Controleformulier Jeugdbewegingen
Veiligheid, Hygiëne & Buitenterrein – Puntensysteem
Deze kan opgevraagd worden bij dienst Vrije Tijd.
- Voorafgaandelijke rondgang
Voorafgaand aan de eerste controle zal de gemeente, in samenwerking met de betrokken jeugdvereniging, een rondgang organiseren in het gebouw en de omgeving. Tijdens deze rondgang wordt:
- Duidelijk toegelicht wat verwacht wordt tijdens de controles;
- De huidige toestand in kaart gebracht;
- Aangegeven welke elementen nog in orde moeten worden gebracht.
De vereniging krijgt vervolgens een redelijke termijn om eventuele tekortkomingen aan te pakken. Zij kan daarbij beroep doen op de gemeente voor logistieke ondersteuning (materiaal, advies of beperkte herstellingen).
- Communicatie en transparantie
De algemene resultaten en de toekenning van de premies worden besproken tijdens de Jeugdraad en gepubliceerd via de gemeentelijke communicatiekanalen. De uitbetaling van de premies gebeurt samen met de andere jaarlijkse subsidies aan erkende jeugdverenigingen.
Artikel 11:
Dit reglement gaat in vanaf 1 juli 2026 en vervangt vorige reglementen betreffende werkingssubsidie erkende jeugdverenigingen en subsidie kampvervoer. Een afschrift van dit besluit wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden.