Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
Beslissing CBS van 23 mei 2023.
Verslag van de vergadering van de Wereldraad van 21 juni 2023.
De noodzaak van een aanpassing van het gemeentelijk reglement voor het bekomen van subsidies van de begrotingspost Ontwikkelingssamenwerking is gebleken bij het behandelen van de subsidieaanvragen voor 2023 en de daarmee gepaard gaande verslaggeving van de verkregen subsidie van het voorgaande jaar.
Bij subsidieaanvragen voor projecten in het Zuiden komen de kosten voor vliegtickets, visakosten, medische kosten, reisverzekering, verblijfskosten en andere persoonlijke onkosten niet in aanmerking. Bewijsstukken van dergelijke kosten ter verantwoording van de reeds verkregen subsidie van het jaar voordien worden eveneens niet aanvaard. Dit dient expliciet vermeld te worden in het gemeentelijk reglement.
Enkel bij uitwisselingsprojecten van jongeren in het Zuiden komen dergelijke kosten wel in aanmerking voor betoelaging.
De dienst Vrije Tijd wenst een aanpassing van het gemeentelijk reglement, volledig in overeenstemming met de visie van de leden van de Wereldraad en de schepen van ontwikkelingssamenwerking, om misverstanden en discussies hierover te vermijden in de toekomst.
Bekendmaking via de gemeentelijke website en infoblad.
Artikel 1: De gemeenteraad keurt de aanpassing goed in het reglement voor het bekomen van subsidies van de begrotingspost 'Hulp aan het buitenland'.
Artikel 1: Algemene bepalingen
1.1. Binnen de meerjarenplanning voorziet de gemeente Oud-Heverlee op het vlak van lokaal mondiaal beleid volgende budgetten:
1.2. Binnen de beschikbare budgetten van de meerjarenplanning kent het College van Burgemeester en Schepenen (CBS) alle middelen (a, b, c en d) toe, op basis van de adviezen van de Wereldraad.
1.3. Alle aanvragen voor subsidies worden ingediend bij het College van Burgemeester en Schepenen, T.a.v. Lokaal Mondiaal Beleid, Gemeentestraat 10 te 3054 Oud-Heverlee of per e-mail wereldraad@oud-heverlee.be. De aanvragen worden voorgelegd aan de Wereldraad voor advies.
1.4. Na kennisname van het advies van de Wereldraad, wordt dit ter goedkeuring voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen.
1.5. Het gebruik van de toegekende subsidies wordt steeds verantwoord met een verslag en financiële bewijsstukken aan de hand van bijlage 3 en gecontroleerd door de gemeentelijke diensten, overeenkomstig de wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen.
1.6. Elke toegekende subsidie die binnen de twaalf maanden niet wordt aangewend voor het doeleinde waarvoor ze wordt verleend zal door de begunstigde worden teruggestort. Elke toegekende subsidie die niet gestaafd kan worden met financiële bewijsstukken, zijnde facturen en/of kasbewijzen, zal eveneens door de begunstigde worden teruggestort.
Artikel 2: Werkingskosten Wereldraad
2.1. Alle kosten verbonden aan de werking van de Wereldraad worden uit deze begrotingspost (1.1.a.) betaald.
Artikel 3: Subsidies voor sensibiliserende activiteiten en acties door derden
3.1. Elke vereniging/particulier die in de gemeente een sensibiliserende activiteit ontplooit rond een mondiale problematiek kan hiervoor een aanvraag tot subsidiëring indienen via het formulier “Bijlage 1: Aanvraag subsidie sensibiliserende activiteit lokaal mondiaal beleid gemeente Oud-Heverlee”.
3.2. De aanvraag moet worden ingediend, uiterlijk twee maanden voorafgaand aan de activiteit.
3.3. Om in aanmerking te komen voor subsidiëring betreft het hier een activiteit:
3.4. De aanvragen worden onderzocht door de Wereldraad die zijn adviezen voorlegt aan het College van Burgemeester en Schepenen.
3.5. Binnen de limieten van de beschikbare budgetten (1.1.b.) stelt de Wereldraad per aanvraag de hoogte van het toegekend bedrag voor.
3.6. In geval van een positieve beslissing wordt de subsidie uitbetaald door de financiële diensten van de gemeente aan de hand van voorgelegde financiële bewijsstukken.
Artikel 4: Subsidies voor projecten in het zuiden, met een link naar onze gemeente (lokale verenigingen/particulieren, jongeren uit de gemeente) en nationale campagnes met lokale activiteiten
4.1. Algemene voorwaarden:
Een vereniging van hier of ter plaatse in het Zuiden, zowel een professionele ngo als een kleinschalig initiatief van een vereniging/particulier en studenten/werkzoekenden (niet ouder dan 25 jaar) kunnen een project ter medefinanciering aan de gemeente voorstellen:
Verplicht: - een artikel over het project voor het gemeentelijk infoblad. Tekst en bijhorende foto worden aangeleverd via wereldraad@oud-heverlee.be, samen met de subsidieaanvraag, uiterlijk op 31 maart. De communicatieambtenaar van de gemeente staat in voor de eindredactie. De tekst en foto verschijnen volgens volgorde van ontvangst, met telkens één artikel per nummer;
- deelnemen aan de Wereldmarkt;
Vrijblijvend: - voordrachten in de basisscholen of elders te Oud-Heverlee, met activiteiten en opvolging op termijn;
- een tentoonstelling over het project organiseren. Het gemeentebestuur stelt gratis een tentoonstellingsruimte met panelen ter beschikking van de aanvrager, waar gedurende twee opeenvolgende weken of langere periode het project kan worden voorgesteld. De aanvragen tot tentoonstellen worden tijdig ingediend, zodat programmatie en bekendmaking tijdig kunnen gebeuren. Uiterlijke data van aanvraag zijn: 1 januari, 1 maart, 1 mei, 1 juli, 1 september en 1 november.
Het gemeentebestuur wordt steeds vooraf schriftelijk op de hoogte gesteld van dergelijke acties.
- korte tekst met foto over het project aanleveren voor publicatie via sociale media.
De Wereldraad is van mening dat deze inspanningen tot sensibilisatie en kenbaarheid mogen geleverd worden in ruil voor de financiële steun. De mate van sensibilisering binnen de gemeente wordt opgevolgd en zal in rekenschap worden genomen bij het beoordelen van een volgende aanvraag tot betoelaging.
De Wereldraad geeft een advies per aanvraag binnen het beschikbare budget (1.1.c.) dat door de gemeente is voorzien.
Regels voor de beoordeling van projecten in het Zuiden, met een link naar onze gemeente:
- We bekijken of de dossiers voldoen aan de vormvereisten – gebeurt grotendeels vooraf door de gemeentelijke administratie:
- We geven een advies in vier categorieën
Op basis van het advies van de Wereldraad neemt het College van Burgemeester en Schepenen een beslissing. De gemeentelijke financiële dienst keert de toegekende subsidie uit op de aangegeven rekening van de begunstigde en dit voor 1 september van het lopende boekjaar.
4.2. Projecten in het Zuiden
Een aanvraag wordt ingediend aan de hand van het formulier “Bijlage 2: Aanvraag subsidie project in het Zuiden gemeente Oud-Heverlee”. Dit aanvraagformulier wordt gestaafd met een duidelijke omschrijving van de context waarin het project zich situeert, de concrete resultaten die met wil bereiken, waarvoor de subsidie van de gemeente zal gebruikt worden en vermelding van de categorie waarvoor men een aanvraag indient en duidelijke gegevens omtrent het projectbudget.
De projectindiener verbindt er zich toe om uiterlijk op 31 maart van het volgend jaar een duidelijk verslag uit te brengen van de gekregen subsidie. Deze verslagen volgen het schema dat is aangegeven in het formulier “Bijlage 3: Schema voor verslaggeving omtrent gebruik van een subsidie toegekend door de gemeente Oud-Heverlee voor een project in het Zuiden” en zijn steeds vergezeld van financiële bewijsstukken, zijnde facturen en/of kasbewijzen, voor een totaalbedrag gelijk aan de verkregen subsidie. Aanvragen en bewijsstukken voor vliegtickets, visakosten, medische kosten, reisverzekering, verblijf en andere persoonlijke onkosten komen niet in aanmerking voor betoelaging.
4.3. Nationale campagnes
In Vlaanderen voeren een aantal erkende organisaties actie rond de problematiek van het Zuiden. Elke vereniging in de gemeente Oud-Heverlee, die bij één van deze nationale campagnes is aangesloten en hierrond in Oud-Heverlee campagne voert, kan van de gemeente hiervoor een subsidie ontvangen. Een aanvraag wordt ingediend via het formulier “Bijlage 4: Aanvraag van een subsidie ter ondersteuning van een nationale campagne mondiaal beleid, gevoerd in de gemeente Oud-Heverlee”.
De vereniging die een aanvraag indient moet kunnen aantonen dat een substantiële inspanning wordt geleverd op volgende vlakken:
Aanvragen voor deze vorm van subsidie moeten ingediend worden uiterlijk op 31 maart van het lopende jaar aan het College van Burgemeester en Schepenen.
De Wereldraad beoordeelt deze nationale campagnes met lokale acties op een gelijkaardige kwalitatieve manier, met mogelijke score A, B, C of 0 en geeft advies per aanvraag binnen het beschikbare budget (1.1.c.) dat door de gemeente is voorzien.
4.4. Uitwisselingsprojecten van jongeren in het Zuiden
Jongeren die deelnemen aan een project in het Zuiden kunnen een toelage ontvangen voor reis- of deelnamekosten. De aanvraag moet ingediend worden via formulier “Bijlage 5: Aanvraag van een subsidie ter ondersteuning van een uitwisselingsproject voor jongeren in het Zuiden” uiterlijk op 31 maart of 30 september.
Jongeren die recht hebben op een verhoogde tegemoetkoming van de ziekteverzekering of leven van een vervangingsinkomen kunnen een dubbele toelage verkrijgen. De aanvraag moet aan volgende voorwaarden voldoen om in aanmerking te komen voor een toelage:
De wereldraad beoordeelt de ingediende aanvragen op hun ontvankelijkheid en adviseert binnen het beschikbare budget (1.1.c.). De wereldraad zal op basis van het criterium: 'de jongere engageert zich om zijn ervaring in het Zuiden te delen' adviseren welke aanvragen in aanmerking komen voor subsidie, met een maximum van 10 subsidiedossiers per kalenderjaar.
De toelage wordt uitbetaald voor aanvang van de reis.
Artikel 5: Er kan per kalenderjaar slechts één subsidieaanvraag per aanvrager worden ingediend, voor wat betreft projecten in het Zuiden, nationale campagnes en uitwisselingsprojecten van jongeren in het Zuiden.
Artikel 6:
Dit reglement wordt bekend gemaakt conform de bepalingen van art. 186 van het gemeentedecreet.
Dit reglement treedt in werking op 1 september 2023.