Het Agentschap Natuur en Bos, de provincie Vlaams-Brabant en de gemeente Oud-Heverlee willen samenwerken in het kader van de herinrichting van de 5 vijvers van het Zoet Water en het in aparte bedding brengen van de Vaalbeek, waterloop van 2e categorie (B2029, VHAG 7090) uit de vijvers van het Zoet Water.
De drie partijen komen overeen bovenvermelde werken, in het algemeen belang, samen te voegen tot één project. Een samenwerkingsovereenkomst werd opgesteld die het volgende regelt:
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd de samenwerkingsovereenkomst goed te keuren.
Artikel 1: de gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst goed:
SAMENWERKINGSOVEREENKOMST VOOR
DE HERINRICHTING VAN DE VIJVERS VAN HET ZOET WATER EN HET IN APARTE BEDDING BRENGEN VAN DE VAALBEEK TE OUD-HEVERLEE
TUSSEN:
hierna genoemd ‘ANB’;
Met KBO-nummer : 0207.523.679, en vertegenwoordigd door Bart CLERCKX, burgemeester, en Marijke PERTZ, algemeen directeur,
hierna genoemd ‘gemeente Oud-Heverlee’;
en vertegenwoordigd door de deputatie, voor wie optreden Bart NEVENS, gedeputeerde voor Waterlopen, en Hilde TORFS, directeur Ruimte, in uitvoering van het besluit van de provincieraad d.d.
2024,
hierna genoemd ‘de Provincie';
hierna genoemd ‘de PVC’;
Gezamenlijk ‘de Partijen’ genoemd;
ARTIKEL. 1. VOORWERP EN DOELSTELLING VAN DEZE OVEREENKOMST.
1.1. Voorwerp van deze overeenkomst.
§ 1. Deze overeenkomst heeft betrekking op de samenwerking tussen de Partijen in het kader van de herinrichting van de 5 vijvers van het Zoet Water en het in aparte bedding brengen van de Vaalbeek, waterloop van 2e categorie (B2029, VHAG 7090) uit de vijvers van het Zoet Water.
§ 2. De Partijen komen overeen bovenvermelde werken, in het algemeen belang, samen te voegen tot één project en de totaliteit van de werken hierna ‘de samengevoegde opdracht’ te noemen.
1.2. Doelstellingen van deze overeenkomst.
Deze overeenkomst regelt:
ART. 2. VERBINTENISSEN VAN ALLE PARTIJEN.
2.1. Algemene verbintenissen
§ 1. De Partijen beslissen om het geïntegreerd ontwerp voor de herinrichting van de 5 vijvers van het Zoet Water en het in aparte bedding brengen van de Vaalbeek dat in opmaak is door het het coördinatieteam van het strategisch project WALDEN als kader te gebruiken voor de inrichtings- en beheerplannen die in navolging hiervan opgemaakt worden.
§ 2. De opdrachten voortvloeiend uit deze overeenkomst zijn occasionele gezamenlijke opdrachten in toepassing van artikel 48 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.
§ 3. De Partijen duiden het ANB aan om namens hen op te treden als:
§ 4. De partijen verbinden er zich toe om na uitvoering van de werken de wijzigingen inzake eigendomsrecht die het gevolg zijn van de werken voor te leggen aan de bevoegde instanties en meer bepaald het nodige te doen voor:
§ 5. De Partijen verbinden er zich toe om alle nuttige informatie waarover zij beschikken, van juridische of feitelijke aard, ter beschikking te stellen.
§ 6. In het kader van het opgestelde natuurstreefbeeld 3150 op de hengelvijver (Molenvijver) moet rekening gehouden worden met zaken waar niet van afgeweken kan worden. Ten eerste geldt er bijvoederbeperking van 500 gram per visser per dag op vijver 1. Dit is enkel toegelaten tijdens het hengelen. In geen geval kan er bijgevoerd worden wanneer men niet aan het hengelen is. De uit te zetten vissoorten zijn beperkt tot bittervoorn, kroeskarper, blankvoorn, rietvoorn, zeelt, snoek en baars. Dit betekent dat in geen geval bodemwoelende soorten kunnen worden uitgezet zoals karper, brasem of giebel, zelfs niet in het kader van een nabijgelegen visredding. Ten slotte wordt er een maximale visbiomassa van 350 kg/ha ingesteld.
§ 7. De partijen verbinden er zich toe om mee te werken aan de opmaak van een geïntegreerd beheersplan en daarin afspraken op te nemen o.a. inzake het beheer van de monniken en de overlaatzones van de 5 vijvers en de Vaalbeek.
2.2. Verbintenissen inzake de projectorganisatie.
§ 1. Er wordt een kernteam opgericht waarin minimaal alle Partijen en het coördinatieteam van het strategisch project Walden vertegenwoordigd zijn.
§ 2. Het kernteam begeleidt de uitvoering van de samengevoegde opdracht. Het levert input voor de studieopdrachten, maakt concrete afspraken rond de randvoorwaarden, valideert de tussentijdse resultaten en geeft sturing voor de deelopdrachten.
§ 3. Het ontwerp voor de samengevoegde opdracht wordt ter goedkeuring voorgelegd aan het kernteam.
§ 4. Het kernteam neemt haar beslissingen in onderlinge overeenstemming.
§ 5. De dagelijkse opvolging van de samengevoegde opdracht gebeurt via het kernteam.
2.3. Verbintenissen inzake overheidsopdrachten.
2.3.1. Ontwerp van de opdracht
§ 1. Het ANB staat in voor de opmaak van het ontwerp voor de samengevoegde opdracht. Zij neemt tegenover de gemeente Oud-Heverlee en de Provincie de volledige verantwoordelijkheid voor het ontwerp, de administratieve en technische bepalingen die zij dienaangaande in de opdrachtdocumenten laat inlassen, en alle wijzigingen of aanpassingen die tijdens de uitvoering van de opdracht noodzakelijk blijken en verband houden met de uitvoering van de opdracht, behoudens de wijzigingen en/of aanpassingen en aanvullingen die op vraag van de gemeente Oud-Heverlee of de Provincie worden ingevoegd.
§ 2. Het ontwerp van opdrachtdocumenten wordt 2 maanden op voorhand door het ANB voor goedkeuring aan de gemeente Oud-Heverlee en de Provincie overgemaakt.
2.3.2. Aanbesteding en gunning
§ 1. Als aanbestedende overheid schrijft het ANB de gunningsprocedure uit, staat in voor de opening der offerten, maakt het gunningsverslag op en wijst de opdracht toe. De gunningscommissie voor beoordeling van de offertes bestaat, naast het ANB, uit een medewerker van de provincie, de gemeente en de provinciale visserijcommissie.
§ 2. De aanbestedende overheid zal de kennisgeving van de goedkeuring betekenen nadat de andere Partijen hebben ingestemd met het gunningsvoorstel. Dit gebeurt binnen een termijn van 30 dagen, te rekenen vanaf schriftelijk verzoek ter goedkeuring van de aanbestedende overheid. De verklaring van de andere Partijen houdt in dat zij op ondubbelzinnige wijze akkoord gaan met de financiering van de diensten te hunnen laste en dat zij voor de betaling van hun aandeel de nodige financiële middelen hebben voorzien.
§ 3. Desnoods verzoekt het ANB de dienstverlener om een verlenging van de geldigheidsduur der offerten in afwachting van het akkoord van de andere Partijen. In elk geval geven de andere Partijen dit akkoord binnen de 60 dagen nadat zij hierom schriftelijk werden verzocht. Zo niet kan de partij die verantwoordelijk is voor de vertraging de financiële gevolgen ervan ten laste gelegd worden.
2.3.3. Leiding der werken
§ 1. Het ANB is aanbestedende overheid en duidt bijgevolg de leidend ambtenaar aan. De leiding der werken gebeurt op kosten van de aanbestedende overheid.
§ 2. De leidend ambtenaar neemt de leiding der werken waar. Dit betekent dat hij alleen gemachtigd is om opdrachten te geven aan de opdrachtnemer, proces-verbaal van ingebrekestelling op te maken, proces-verbaal van voorlopige en definitieve oplevering op te maken, de opdracht te schorsen, vorderingsstaten goed te keuren, verrekeningen op te maken en voor te stellen, eventuele maatregelen van ambtswege voor te stellen, enz.
§ 3. De leidend ambtenaar zal desgewenst voorafgaandelijk aan zijn beslissing advies vragen aan de gemeente Oud-Heverlee, de Provincie en de PVC. In elk geval dient elk advies te worden gegeven binnen een termijn die noodzakelijk is voor de vlotte vooruitgang der werken. De leidend ambtenaar bepaalt de adviestermijn.
§ 4. In principe is elk advies bindend. Wanneer de leidend ambtenaar meent dat hierdoor het project in zijn geheel in het gedrang komt, bijvoorbeeld door belangenconflicten en/of onvoorziene omstandigheden (zoals bv. technische moeilijkheden, het uitblijven van beslissingen,…) en de opdracht niet in overeenstemming met de vooropgezette planning kan worden uitgevoerd, zal de leidend ambtenaar deze situatie binnen de twee werkdagen met de vertegenwoordigers van de Partijen bespreken en zullen zij in onderling overleg binnen de twee werkdagen een beslissing proberen te nemen. Komen partijen niet overeen binnen die termijn, dan wordt de leidend ambtenaar bij deze bepaling door hen gemachtigd om een beslissing te nemen in het belang van het project als geheel.
§ 5. De Partijen dragen de volledige verantwoordelijkheid, ook financiële, voor onder meer het tijdig verlenen van dit advies.
2.3.4. Toezicht der werken
§ 1. De aanbestedende overheid staat in voor het dagelijks toezicht van de opdracht en draagt daarvan de kosten. De aanbestedende overheid draagt hiervoor de volledige verantwoordelijkheid en zal hiervoor de gemeente Oud-Heverlee en de Provincie vrijwaren, behoudens voor de bindende adviezen conform artikel 2.3.3.§ 4.
§ 2. De gemeente Oud-Heverlee, de Provincie en de PVC kunnen gemandateerde waarnemers aanstellen die de werken te hunnen laste mee opvolgen.
§ 3. Deze gemandateerde waarnemers kunnen advies geven aan de leidend ambtenaar. Dit advies is eveneens bindend tenzij er tegenstrijdigheden zouden kunnen uit voortvloeien.
§ 4. De gemeente Oud-Heverlee, de Provincie en de PVC dragen de volledige verantwoordelijkheid voor het advies dat hun gemandateerde waarnemers verstrekken.
2.3.5. Wijzigingen tijdens de uitvoering van de opdracht.
§ 1. Indien de aanbestedende overheid tijdens de uitvoering een belangrijke wijziging van de opdracht noodzakelijk acht, wordt vóór de betekening aan de opdrachtnemer de goedkeuring van de gemeente Oud-Heverlee, de Provincie en de PVC bekomen met de vooropgestelde wijzigingen en verrekeningen binnen een redelijke termijn.
2.3.6. Veiligheid
§ 1. De gemeenschappelijke coördinator-verwezenlijking, aangesteld door de aanbestedende overheid, voert tijdens de fase van de verwezenlijking van de samengevoegde opdracht de veiligheidscoördinatie uit.
§ 2. De aanbestedende overheid ziet er op toe dat bij het einde van de opdracht door de coördinator-verwezenlijking de vereiste documenten met betrekking tot de samengevoegde opdrachten overgemaakt worden.
2.3.7. Grondverzet
§ 1. De aanbestedende overheid waakt over de correcte toepassing van de bepalingen van Hoofdstuk X van het Vlarebo, in het bijzonder wat betreft het opstellen en de conformverklaring van een technisch verslag.
2.3.8. Borgtocht
§ 1. De aanbestedende overheid verzoekt de aannemer de borgtocht te stellen. Deze heeft betrekking op de totaliteit der werken.
§ 2. De aanbestedende overheid kan beslag leggen op de volledige som van de borgtocht en deze geheel of gedeeltelijk en in verhouding tot de werkelijke kostprijs aanwenden ten voordele van de Partijen ten aanzien van wie de aannemer tekort geschoten is.
§ 3. De aanwending van de borg zal enkel gebeuren op aanvraag en/of goedkeuring van de betrokken partijen.
§ 4. Indien meerdere partijen schade lijden dient de borg a rato verdeeld te worden van het aandeel van elk van de partijen in de werken.
ART. 3. BEPALINGEN INZAKE FINANCIËLE VERPLICHTINGEN.
§ 1. Op datum van goedkeuring van deze SO werden subsidies verkregen voor uitvoering van de samengevoegde opdracht van 2.507.016,40 euro, inclusief studies. Alle partijen verbinden er zich toe de potenties voor extra subsidieaanvragen te onderzoeken en aan te vragen in functie van de realisatie van de samengevoegde opdracht.
§ 2. De PVC voorziet een forfaitaire bijdrage van 100.000 euro voor uitvoering van de samengevoegde opdracht in functie van maatregelen ten voordele van een natuurlijk visbestand in de Vaalbeek en infrastructuur voor de recreatieve visserij op de hengelvijver.
§ 3. Het ANB, de gemeente Oud-Heverlee en de provincie verbinden er zich toe de cofinanciering voor uitvoering van de samengevoegde opdracht te verdelen op basis van volgende principes:
a) de toegekende subsidies worden maximaal gebruikt in functie van de uitvoering van de samengevoegde opdracht;
b) voor alle algemene werken, zoals voorbereidende werken, de opbouw van de dijk, regie-uren en de veiligheidscoördinatie worden de kosten evenredig verdeeld over de partijen;
c) voor alle overige kosten van werken en studies wordt een verdeelsleutel gehanteerd rekening houdende met de oppervlakte aan eigendom van de partijen.
i. voor alle werken aan de vijvers inclusief het technisch verslag voor het grondverzet, behalve het ruimen van slib, financieren het ANB en de gemeente Oud-Heverlee op basis van de volgende verdeelsleutel. Deze wordt bepaald op basis van de oppervlakteverdeling van de huidige eigendommen, nl:
| oppervlakte |
verhouding in % |
||
| Oud-Heverlee |
46.814 m² |
37% |
36,68% |
| ANB |
80.802,31 m² |
63% |
63,32% |
| totaal |
127.616,31m² |
100% |
100,00% |
ii. de gemeente Oud-Heverlee en ANB financieren de recreatieve infrastructuur op hun huidige eigendommen.
iii. voor het ruimen van slib uit de vijvers, worden de reële kosten doorgerekend naar de gemeente Oud-Heverlee en ANB. De verdeling gebeurt bij ontvangst van de vorderingsstaat van de aannemer.
d) de kosten voor de aanleg van de nieuwe bedding van de Vaalbeek worden opgenomen door de provincie Vlaams-Brabant;
e) de nodige studiekosten worden verdeeld volgens de principes zoals bedoeld in c en d behoudens bijkomende studies (bv. Stabiliteitsingenieur), andere dan de benodigde documenten voor de aanvraag van de omgevingsvergunning. Deze bijkomende studies zullen verdeeld worden op basis van de gepresteerde uren per opdrachtgever Zo maakt de bodemstudie deel uit van de vijvers en worden de kosten voor deze studie dus verdeeld volgens de verdeelsleutel van de vijvers.
§ 4. De kosten worden door de Partijen rechtstreeks aan de aannemer betaald. Daartoe zal gewerkt worden met gesplitste facturatie op basis van het aandeel van deze partijen in het ontwerp, zoals nader gespecificeerd in artikel 3 § 2 en § 3.
§ 5. Het ANB, als aanbestedende overheid en leidend ambtenaar, zorgt ervoor dat de opdrachtnemer(s) voor de studies en werken afzonderlijke vorderingsstaten en facturen opmaakt/opmaken. De vorderingsstaten worden ingediend bij het ANB. Het ANB zal in de desbetreffende opdrachtdocumenten bepalen dat de opdrachtnemer(s) kopie van deze correspondentie en vorderingsstaten tegelijkertijd overmaken aan de partijen. De partijen delen daartoe de contactgegevens mee aan het ANB teneinde deze gegevens op te nemen in de opdrachtdocumenten.
§ 6. De partijen maken hun opmerkingen op de vorderingsstaten die betrekking hebben op prestaties ten behoeve van hun gedeelte binnen de daartoe voorziene verificatietermijn over aan zowel de opdrachtnemer(s) als het ANB. Indien geen opmerkingen volgen binnen de gestelde termijn, mag/mogen de opdrachtnemer(s) ervan uitgaan dat de ingediende vorderingsstaten werden goedgekeurd door de partijen. Op basis van deze verificatie zal het ANB aan de opdrachtnemer(s) vragen om de facturen naar de betalingsplichtige Partij(en) te sturen.
§ 7. De principes bepaald onder art. 3 § 3 worden toegepast op de vorderingsstaten en meegedeeld aan de opdrachtnemer ten einde de juiste facturatie per partner op te stellen.
§ 8. In het geval dat er verwijlintresten verschuldigd zijn aan de opdrachtnemer(s) ingevolge een laattijdige behandeling van de vorderingsstaten en/of betaling van de facturen, dan staat iedere Partij afzonderlijk in voor de betaling van het gedeelte waaraan zij ten grondslag ligt.
§ 9. Indien betwistingen rijzen n.a.v. bezwaren die de partijen maken tegen een vorderingsstaat of factuur die ten hare laste is, zullen de Partijen samen met de desbetreffende opdrachtnemer streven naar een oplossing in onderling akkoord teneinde de voortgang van de studies of werken te vrijwaren. Indien een dergelijke oplossing niet mogelijk blijkt of indien geen oplossing kan gevonden worden die de normale voortgang van de werken toelaat, zal de leidend ambtenaar maatregelen nemen die de voortgang van het Project vrijwaren, zonder dat de aanbestedende overheid daarbij kan worden aangesproken (bijvoorbeeld tot betaling van enigerlei vergoeding).
§ 10. De aanbestedende overheid neemt de bepalingen m.b.t. de financiële verplichtingen van de opdrachtnemer op in de opdrachtdocumenten voor de aanstelling.
§ 11. Alle vermelde bedragen in dit document zijn inclusief btw waar toepasselijk.
ART. 4. RAPPORTERING.
§ 1. De aanbestedende overheid rapporteert aan de partijen over de voortgang van de samengevoegde opdracht en de besteding van de financiële middelen. Dit gebeurt schriftelijk na afronding van iedere deelopdracht en wordt via e-mail bezorgd aan de Partijen.
ART. 5. MILIEU EN BODEM.
§ 1. De Partijen verklaren dat er op de grond, waarop deze overeenkomst betrekking heeft, bij hun weten geen risico-inrichting gevestigd is of was, zoals bedoeld in artikel 2, 14° van het Bodemdecreet van 27 oktober 2006.
§ 2. De Partijen vrijwaren elkaar van eventuele nieuwe bodemverontreiniging vreemd aan de activiteiten die het voorwerp vormen van deze overeenkomst.
ART.6. COMMUNICATIE EN PUBLICITEIT.
§ 1. In alle communicatie met betrekking tot de samengevoegde opdracht wordt het logo van alle Partijen en dit van het strategisch project WALDEN vermeld.
§ 2. De logo’s blijven eigendom van de Partijen. Het is wettelijk beschermd door het auteursrecht.
§ 3. Onverminderd § 1, is elk ander gebruik van de logo’s verboden zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van de betrokken partij.
§ 4. Publieksgerichte acties worden voorgelegd aan het kernteam.
§ 5. Elke communicatie en publicatie naar de buitenwereld (o.a. persberichten) over de opdrachten in het kader van deze samenwerkingsovereenkomst gebeurt in gezamenlijk overleg tussen de Partijen.
§ 6. Bij elke vorm van visuele communicatie wordt steeds vermeld dat het project wordt uitgevoerd in het kader van de Blue Deal. Bij elke communicatie en op elk communicatiemiddel wordt aandacht besteed aan het juist gebruik van logo’s en verwijzing naar de subsidieverlenende overheid.
ART. 7. INWERKINGTREDING, DUUR EN EINDE VAN DEZE OVEREENKOMST.
§ 1. Deze overeenkomst treedt in werking na ondertekening door alle partijen.
§ 2. De overeenkomst eindigt 1 jaar na de datum van de definitieve oplevering van de samengevoegde opdracht.
§ 3. Deze overeenkomst kan in onderling akkoord te allen tijde worden beëindigd.
§ 4. De timing van uitvoering van de samengevoegde opdracht volgt de termijnen vastgelegd door de toegekende subsidies (Projectsubsidie Natuur, Levend Water, Erfgoedpremie). Deze kunnen maximaal 1 jaar uitgesteld worden, namelijk maximaal tot oktober 2026. De partijen verbinden zich er toe om deze planning zo nauwgezet mogelijk te volgen. Ten einde tijdig de werken te kunnen afronden, wordt ernaar gestreefd de volgende sleutelmomenten te halen:
ART. 8. GESCHILLENREGELING.
§ 1. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.
§ 2. Voor de geschillen tussen de contracterende partijen met betrekking tot deze overeenkomst, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Leuven bevoegd.
§ 3. De partijen bezorgen elkaar alle inlichtingen die nodig of nuttig zijn i.k.v. eventuele gerechtelijke procedures met derden.
§ 4. Behoudens ingeval van een zware fout of nalatigheid vanwege de aanbestedende overheid, verbinden de partijen zich ertoe om de aanbestedende overheid overeenkomstig haar aandeel in onderhavige overeenkomst te vrijwaren en in alle geschillen vrijwillig tussen te komen. De aanbestedende overheid verstrekt alle inlichtingen ten behoeve van de gerechtelijke procedure.
Opgemaakt in vier originele exemplaren waarvan elke partij erkent er één ontvangen te hebben,
te Leuven op / / .
Voor het AGENTSCHAP VOOR NATUUR EN BOS
Goedele Van der Spiegel
Administrateur-generaal
Voor de GEMEENTE OUD-HEVERLEE
Marijke PERTZ Bart CLERCKX
Algemeen directeur Burgemeester
Voor de PROVINCIE VLAAMS-BRABANT,
Ter uitvoering van de beslissing van de provincieraad van 2024,
Namens de deputatie,
In opdracht van de provinciegriffier, De verslaggever,
Hilde TORFS, Bart NEVENS
Directeur Ruimte Gedeputeerde
Voor de PROVINCIALE VISSERIJCOMMISSIE VLAAMS-BRABANT,
Bart NEVENS
waarnemend voorzitter