VERWERKINGSOVEREENKOMST[1]

tussen

Woonmaatschappij Dijledal  met maatschappelijke zetel gelegen te Vaartkom 1 b, 3000 Leuven en met ondernemingsnummer 0400 634 447, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Erik Thora, algemeen directeur ;

Contactgegevens organisatie: Kasper Van Rompay, kasper.vanrompay@dijledal.be

Contactgegevens DPO: Dirk De Bot, dirk@dps4u.be

Hierna: de “Verwerkingsverantwoordelijke”;

en

OCMW Oud-Heverlee

Contactgegevens organisatie: dpo@oud-heverlee.be

Contactgegevens DPO: Jill Muller (dpo@oud-heverlee.be)

Hierna: de “Verwerker”;

De Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerkers worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “Partij” of gezamenlijk als de “Partijen”;

na te hebben uiteengezet

1. Op heden hebben OCMW  en de woonmaatschappij Dijledal een overeenkomst (opgesomd in bijlage 1) gesloten met betrekking tot het ondersteunen van kandidaat huurders van een sociale woning bij het bevestigen en actualiseren van hun inschrijving voor een sociale woning in het centraal inschrijvingsregister, hierna genoemd de Opdracht;

1. In het kader van deze overeenkomst zal de Verwerker bepaalde Persoonsgegevens Verwerken in opdracht en voor rekening van de Verwerkingsverantwoordelijke;

De partijen wensen nu hun afspraken met betrekking tot de uitvoering en organisatie van deze Verwerking van Persoonsgegevens te formaliseren in deze Verwerkingsovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van voornoemde dienstverleningsovereenkomst.

wordt overeengekomen wat volgt

Artikel 1: Definities

Begrippen die in deze Verwerkingsovereenkomst met hoofdletter worden gebruikt, moeten worden geïnterpreteerd zoals in dit artikel of elders in de Verwerkingsovereenkomst gedefinieerd. 

Artikel 2: Voorwerp (art. 28, lid 3 en 4 AVG)

2.1.             De Verwerker Verwerkt Persoonsgegevens voor de Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend zoals omschreven in de Opdracht en overeenkomstig de in deze Overeenkomst vastgelegde verplichtingen.  De Opdracht wordt nader omschreven in bijlage 1.

2.2.             Elke Verwerking anders dan omschreven in de Opdracht is strikt verboden, met inbegrip van de doorgifte van Persoonsgegevens aan Derden, een derde land of een internationale organisatie, behoudens indien één van de hieronder opgesomde voorwaarden vervuld is:

-          de Verwerkingsverantwoordelijke heeft schriftelijke instructies gegeven om bijkomende Verwerkingen uit te voeren; of

-          een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling verplicht de Verwerker tot deze bijkomende Verwerking.  De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke desgevallend binnen een redelijke termijn voorafgaand aan de bijkomende Verwerking op de hoogte stellen van voornoemd wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt.  Als de Verwerker een verzoek krijgt om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen door een daartoe bevoegde instantie overeenkomstig een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, beoordeelt zij eerst of het verzoek bindend is en of zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moet voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van het verzoek. De Verwerker doet dat binnen een termijn dat het voor de Verwerkingsverantwoordelijke mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen.

2.3.             De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een instructie inbreuk oplevert op de AVG of op andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen inzake gegevensbescherming.

Artikel 3: Duur (art. 28, lid 3, g)

3.1.             Loopt samen met de Opdracht beschreven in punt A.

3.2.             Artikels 3.3, 5, 6, 7, 9 en 12 blijven van kracht na beëindiging van de Verwerkingsovereenkomst.

3.3.             Na beëindiging van de Verwerkingsovereenkomst dient de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en onverwijld op verzoek, een kopie te bezorgen van alle Persoonsgegevens die door haar in het kader van de Opdracht Verwerkt worden, in gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat.  Als alle Persoonsgegevens zijn bezorgd, stelt de Verwerker onmiddellijk een einde aan elke verwerking van de Persoonsgegevens en vernietigt hij elke kopie en back-up van de Persoonsgegevens die hij nog zou bezitten, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.

Artikel 4: Beveiliging (art. 32 AVG)

4.1.             De Verwerker treft alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om de Persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kost voor beveiliging, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen.  In het bijzonder zal de Verwerker de Persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onwettige Verwerking.  De minimale maatregelen die worden getroffen, worden in bijlage 2 toegevoegd.

4.2.             De Verwerker wijst een functionaris voor gegevensbescherming aan en heeft tenminste een actueel veiligheidsbeleid- en plan.

Artikel 5: Vertrouwelijkheid (art. 29 AVG)

5.1.             De Verwerker verbindt zich er uitdrukkelijk toe het vertrouwelijk karakter en de veiligheid van de Persoonsgegevens die zij in het kader van de Opdracht Verwerkt, te waarborgen.

5.2.             De Verwerker maakt zich sterk dat alle personeelsleden of aangestelden die toegang hebben tot de Persoonsgegevens het vertrouwelijk karakter en de veiligheid van deze Persoonsgegevens zullen respecteren.  De Verwerker zal erop toezien dat personeelsleden of aangestelden enkel toegang verkrijgen tot Persoonsgegevens nadat ze behoorlijk gebonden zijn door een wettelijke of contractuele vertrouwelijkheidsverplichting.

Artikel 6: Onderaanneming en subverwerkers (art. 28 lid 4 AVG)

6.1.             Het is aan de Verwerker toegestaan andere verwerkers aan te stellen om Persoonsgegevens in het kader van de Opdracht te Verwerken (hierna: de “Subverwerker”).  De Verwerkingsverantwoordelijke gaat akkoord met de lijst van Subverwerkers opgesomd in bijlage 3. Binnen een redelijke termijn voor het aannemen van een andere Subverwerker licht de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in over de toevoeging of verandering.  De Verwerkingsverantwoordelijke kan vervolgens bezwaar maken tegen het aannemen van de voorgestelde Subverwerker.

6.2.             Extern ingehuurde medewerkers worden voor deze Verwerkingsovereenkomst niet als Subverwerker beschouwd. De Verwerker zal er op toezien dat deze extern ingehuurde medewerkers dezelfde vertrouwelijkheidsclausule, zoals beschreven in artikel 5 van deze Verwerkingsovereenkomst naleven zoals dit voor de eigen werknemers van de Verwerker het geval is.

6.3.             De Verwerker en de Subverwerker sluiten een overeenkomst waarin dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd worden als die welke in de voorliggende Verwerkingsovereenkomst zijn opgenomen.  De Verwerker zal de Subverwerkers ook dezelfde geheimhoudingsverplichting als deze die op haar rust opleggen middels een vertrouwelijkheidsovereenkomst.  De Verwerker zal op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke het nodige bewijs voorleggen om aan te tonen dat de overeenkomsten met haar Subverwerkers voldoen aan de in dit artikel gestelde voorwaarden.

6.4.             De Verwerker houdt een actueel overzicht bij van de overeenkomsten met Subverwerkers en kan deze binnen redelijke termijn op eenvoudig verzoek bezorgen aan de Verwerkingsverantwoordelijke.

6.5.             Indien een Subverwerker haar gegevensbeschermingsverplichtingen niet vervult, zal de Verwerker volledig aansprakelijk blijven ten opzichte van de Verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving van deze verplichtingen.

Artikel 7: Bijstand (art. 28, lid 3, e - f)

7.1.             Algemeen

De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie verstrekken en alle bijstand verlenen die noodzakelijk is en/of die redelijkerwijze mag worden verwacht opdat de Verwerkingsverantwoordelijke in staat zou zijn om haar verplichtingen uit de AVG na te komen én van deze nakoming het bewijs te leveren.

7.2.             Bijstand bij verzoek van een Betrokkene

De Verwerker verleent aan de Verwerkingsverantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken tot uitoefening van de in hoofdstuk III van de AVG vastgestelde rechten van de betrokkene, te beantwoorden.

Indien een Betrokkene zich rechtstreeks wendt tot de Verwerker om zich te beroepen op één van de rechten die hem ingevolge hoofdstuk III van de AVG zijn toegekend, zal de Verwerker dit onverwijld melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke en alleen tegemoet komen aan het verzoek van de Betrokkene na schriftelijk akkoord van de Verwerkingsverantwoordelijke.

7.3.             Bijstand bij Datalekken

De Verwerker verbindt zich ertoe elk Datalek en alle ernstige pogingen tot onrechtmatige of ongeautoriseerde Verwerkingen of toegangen tot Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 24 uur na kennisname, te melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke conform artikel 33.3 van de AVG. De Verwerker zal alle maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen en eventuele schade te voorkomen of te beperken en zal aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie die ze nuttig of nodig acht, verschaffen.

Rekening houdend met de aard van de Verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, verleent de Verwerker bovendien bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij het nakomen van diens verplichtingen betreffende:

-       het melden van een Datalek aan de toezichthoudende autoriteit conform artikel 33 van de AVG;

-       het mededelen van een Datalek aan de betrokkene conform artikel 34 van de AVG.

Het is de Verwerker evenwel niet toegestaan om het Datalek zelf te melden aan de GBA of de mededeling aan de betrokkene zelf te verrichten. Dit is uitsluitend de bevoegdheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.

7.4.             Andere bijstandsverplichtingen

De Verwerker zal - rekening houdend met de aard van de Verwerking en de hem ter beschikking staande informatie – de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het nakomen van diens verplichtingen betreffende:

-       het beveiligen van de verwerking conform artikel 32 van de AVG;

-       het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling conform artikel 35 van de AVG;

-       het voorafgaand aan een voorgenomen verwerking raadplegen van de  toezichthoudende autoriteit, wanneer dit na een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig zou blijken, conform artikel 36 van de AVG.

Artikel 8: Plaats van Verwerking (art. 3, art. 28, lid 3))

De Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij hierover met de Verwerkingsverantwoordelijke andere afspraken zijn gemaakt. Deze afspraken leggen de Partijen gezamenlijk schriftelijk vast.

Artikel 9: Controle (art. 28, lid 3, h)

9.1.             De Verwerkingsverantwoordelijke of zijn daartoe aangestelde heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze Verwerkingsovereenkomst te controleren. Daartoe heeft zij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar de Verwerker de Verwerking uitvoert. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker minstens tien dagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk inlichten. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de controles, tenzij dwingend anders vereist, enkel op werkdagen tijdens kantooruren uitvoeren.

9.2.             Op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke is de Verwerker ertoe gehouden alle inlichtingen die van toepassing zijn bij de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst mee te delen en bijstand te verlenen bij het uitvoeren van de audits of bij het vervullen van de verplichting om verzoeken om uitoefening van de in de AVG vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.

Artikel 10: Aansprakelijkheid (art. 82, lid 2)

10.1.           De Verwerker is aansprakelijk ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke voor schade die voortvloeit uit een handeling of een nalatigheid wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG, dan wel uit een handeling of nalatigheid in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.

10.2.           De aansprakelijkheid van de Verwerker is beperkt zoals voorzien in de Opdracht, zonder evenwel afbreuk te doen aan art 82 van de AVG.

Artikel 11: Beëindiging

11.1.           Indien de Verwerker zijn verplichtingen onder deze Verwerkingsovereenkomst niet naleeft, kan de Verwerkingsverantwoordelijke, onverminderd het recht om een schadevergoeding te bekomen, na schriftelijke gemotiveerde ingebrekestelling de Opdracht geheel of gedeeltelijk beëindigen indien de Verwerker nalaat passende maatregelen te treffen.

Artikel 12: Overige

12.1.           Deze Verwerkingsovereenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht.  Alle geschillen in verband met deze Verwerkingsovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Verwerkingsverantwoordelijke gevestigd is.

12.2.           Indien een bepaling in de Verwerkingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of nietig zou worden verklaard, tast dit op geen enkele wijze de geldigheid, wettigheid en toepasbaarheid van de andere bepalingen aan. De Partijen zullen vervolgens te goeder trouw onderhandelen om de ongeldige, onwettige of nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zoveel als mogelijk de gevolgen heeft van de ongeldige, onwettige of nietige bepaling.

12.3.           Aanvullingen en wijzigingen op deze Verwerkingsovereenkomst dienen schriftelijk te gebeuren door middel van een addendum dat als bijlage aan deze Verwerkingsovereenkomst zal worden gehecht.

Deze Verwerkingsovereenkomst werd op [DATUM] te Leuven opgesteld in evenveel exemplaren als er Partijen zijn.  Aan elke Partij wordt één ondertekend exemplaar van de Verwerkingsovereenkomst overhandigd.

Voor de Verwerkingsverantwoordelijke

Erik Thora

directeur

Voor de Verwerker                        

de algemeen directeur                                                                      de voorzitter van het vast bureau

                                                                                               Schepen van zorg en welzijn

BIJLAGEN

-          Bijlage 1: omschrijving Opdracht

-          Bijlage 2: veiligheidsmaatregelen

-          Bijlage 3: Opsomming van Subverwerkers

BIJLAGE 1

Deze verwerking van persoonsgegevens gebeurt in het kader van de regelgeving inzake huur van sociale woningen, zoals opgenomen in de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (“VCW21”) en het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (“BVCW21”).

De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van dossiers van (potentiële) kandidaat-huurders van een sociale woning worden vanaf 01/01/2024[2] opgenomen in een centraal inschrijvingsregister (CIR) in plaats van in de decentrale registers van de verschillende woonmaatschappijen[3].  Het agentschap Wonen in Vlaanderen is de verwerkingsverantwoordelijke voor het bijhouden van het CIR[4]. Het agentschap Wonen in Vlaanderen heeft hiervoor een protocol afgesloten met de Woonmaatschappij Dijledal. Kandidaat huurders die op de wachtlijst voor een sociale woning staan in het centraal inschrijvingsregister, moeten hun dossier bevestigen en actualiseren vanaf 18/03/2024. De Woonmaatschappij Dijledal moet alle kandidaat-huurders op zijn wachtlijst per brief verwittigen zodat zij op de hoogte zijn om hun dossier na te kijken en eventueel aan te vullen en gegevens op te laden indien nodig. De kandidaat-huurder krijgt hiervoor vanaf de postdatum van de brief van de Woonmaatschappij Dijledal 30 dagen tijd. Als er geen tijdige bevestiging van de kandidaat-huurder is, zal de Woonmaatschappij Dijledal ook een herinneringsbrief sturen met een termijn van 15 dagen. Bevestigt een kandidaat-huurder het dossier dan niet of voldoet hij niet aan de inschrijvingsvoorwaarden dan wordt de kandidaat geschrapt en staat hij/zij/hun niet langer op de wachtlijst. De aanmelding moet bij voorkeur digitaal via itsme of elektronische identiteitskaart gebeuren. Als mensen het antwoordstrookje terugbezorgen kan een aanvraag op papier gebeuren.

OCMW ………. zal de kandidaat-huurders die hun aanvraag niet tijdig bevestigd en/of geactualiseerd hebben contacteren om hen hier attent op te maken en hen te helpen bij de bevestiging en actualisatie. Voor het contacteren van de kandidaat-huurders die geen cliënt zijn bij het OCMW zal mogelijk  een subverwerker ………… deze taak op zich nemen.

In het kader van Verwerkingsovereenkomst voert de Verwerker op de onderstaande Persoonsgegevens de Verwerkingen uit waarvan per gegevenssoort de aard van de verwerking, alsmede het doel ervan en de categorieën van betrokkenen worden vermeld.