De voorzitter opent de zitting op 25/06/2024 om 19:30.
De OCMW-raad neemt kennis van de ontwerpnotulen, opgesteld door de algemeen directeur, van de vorige vergadering van 28 mei 2024.
De raadsleden nemen er nota van dat tot het einde van de huidige vergadering opmerkingen kunnen gemaakt worden betreffende de redactie van de notulen.
Het decreet over het lokaal bestuur en uitvoeringsbesluiten.
Het bestuursdecreet en uitvoeringsbesluiten.
Het besluit van de Vlaamse regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen.
Het ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, rekeningenstelsels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale en provinciale besturen.
Artikel 41, 3° van het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 bepaalt dat de gemeenteraad bevoegd is voor het vaststellen van de beleidsrapporten van het gemeentebestuur.
De jaarrekening dient vastgesteld te worden voor 30 juni van het boekjaar dat volgt op het boekjaar waarop de rekening betrekking heeft.
De jaarrekening bevat de beleidsevaluatie, de financiële nota en de toelichting.
Ingevolge artikel 249 §3 van het decreet lokaal bestuur dienen de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn te stemmen over hun deel van elk beleidsrapport. Nadat de raden zo het beleidsrapport elk voor hun deel hebben vastgesteld, keurt de gemeenteraad het deel van het beleidsrapport, zoals vastgesteld door de raad voor maatschappelijk welzijn, goed. Door die goedkeuring wordt het beleidsrapport in zijn geheel geacht definitief vastgesteld te zijn.
Het ontwerp van jaarrekening werd besproken op het managementteam van 22 mei 2024 en werd gunstig geadviseerd. Een stand van zaken van de acties van het meerjarenplan per 31 december 2023 werd opgesteld.
Artikel 1: De rekening 2023 sluit af met de volgende staat van het evenwicht:
| budgettair resultaat rekening lokaal bestuur Oud-Heverlee | euro |
| I Exploitatiesaldo | 6.791.433 |
| II Investeringssaldo | -5.562.030 |
| III Saldo exploitatie en investeringen | 1.229.403 |
| IV Financieringssaldo | -201.878 |
| V Budgettair resultaat van het boekjaar | 1.027.525 |
| VI Gecumuleerd resultaat vorig boekjaar | 12.968.661 |
| VII Gecumuleerd budgettair resultaat | 13.996.187 |
| IX beschikbaar budgettair resultaat | 13.996.187 |
| autofinancieringsmarge | |
| I Exploitatiesaldo | 6.791.433 |
| II Netto periodieke aflossingen | 1.357.922 |
| III Autofinancieringsmarge | 5.433.511 |
Artikel 2: De raad voor maatschappelijk welzijn stelt de jaarrekening 2023 voor het gedeelte van het OCMW vast.
Het decreet lokaal bestuur
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn neemt kennis van het jaarverslag opgemaakt door de sociale dienst en het seniorenloket van het OCMW over het jaar 2023.
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017
De beslissing:
- tot oprichting van en toetreding tot de vereniging zonder winstoogmerk ‘Woonzorgzone De Kouter’
- tot goedkeuring van de oprichtingsakte van de vereniging zonder winstoogmerk ‘Woonzorgzone De Kouter’ (statuten van de vereniging)
- tot goedkeuring van de samenwerkingsovereenkomst aangaande het participatieve PPS-project ‘Woonzorgzone De Kouter’ en de bijlagen die er integraal deel van uitmaken.
De raad van bestuur van de vzw woonzorgzone de Kouter heeft besloten om een algemene vergadering bijeen te roepen op 26 juni 2024.
Artikel 1: De OCMW-raad besluit de agenda van de algemene vergadering van 26 juni 2024 van WZZ De Kouter goed te keuren.
1. Kennisname van het afschrift van de notulen van de algemene vergadering van 6 december 2023
2. Stand van zaken werking woonzorgzone: informatie aan de leden – mondelinge toelichting door de raad van bestuur
3. Afsluiting boekjaar 2023 – toelichting door de raad van bestuur
a. Jaarrekening en jaarverslag (Bijlage 2 en 3)
b. Verslag commissaris (Bijlage 4)
4. Goedkeuring jaarrekening boekjaar 2023
5. Herbenoeming bestuurder
6. (Her)benoeming commissaris
7. Kwijting aan de bestuurders en de commissaris
Artikel 2: De OCMW-raad besluit Kris Debruyne aan te duiden als vertegenwoordiger voor de algemene vergadering.
Decreet lokaal bestuur.
Besluit van de Vlaamse Regering van 31/08/2023 tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering, wat betreft de sociale huur, legt de datum van inwerkingtreding vast op 1 januari 2024.
Decreet van 9 juli 2021 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot wonen vervangt artikel 6.5 van de Vlaamse Codex Wonen over de decentrale registers.
Artikel 1:
Tussen
OCMW Oud-Heverlee met maatschappelijke zetel gelegen te Gemeentestraat 10 3054 Oud-Heverlee. en met ondernemingsnummer 0212.207.096 ,vertegenwoordigd door Bart Clerckx, burgemeester en Marijke Pertz algemeen directeur;
Hierna: “OCMW ”
en
Woonmaatschappij Dijledal met maatschappelijke zetel gelegen te Vaartkom 1 b, 3000 Leuven en met ondernemingsnummer 0400 634 447, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Erik Thora, directeur;
Hierna: “Dijledal”
wordt de volgende samenwerking overeengekomen:
De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van dossiers van (potentiële) kandidaat-huurders van een sociale woning worden vanaf 01/01/2024[1] opgenomen in een centraal inschrijvingsregister (CIR) in plaats van in de decentrale registers van de verschillende woonmaatschappijen[2]. Kandidaat huurders die op de wachtlijst voor een sociale woning staan in het centraal inschrijvingsregister, moeten hun dossier bevestigen en actualiseren vanaf 18/03/2024 bij de bevoegde woonmaatschappij. De Woonmaatschappij Dijledal moet alle kandidaat-huurders op zijn wachtlijst per brief verwittigen zodat zij op de hoogte zijn om hun dossier na te kijken en eventueel aan te vullen en gegevens op te laden indien nodig. De kandidaat-huurder krijgt hiervoor vanaf de postdatum van de brief van de Woonmaatschappij Dijledal 30 dagen tijd. Als er geen tijdige bevestiging van de kandidaat-huurder is, zal de Woonmaatschappij Dijledal ook een herinneringsbrief sturen met een termijn van 15 dagen. Bevestigt een kandidaat-huurder het dossier dan niet of voldoet hij niet aan de inschrijvingsvoorwaarden dan wordt de kandidaat geschrapt en staat hij/zij/hun niet langer op de wachtlijst. De aanmelding moet bij voorkeur digitaal via itsme of elektronische identiteitskaart gebeuren. Als mensen het antwoordstrookje terugbezorgen kan een aanvraag op papier gebeuren.
OCMW wenst “Dijledal” te ondersteunen zodat kandidaat-huurders binnen de voorziene termijn hun aanvraag voor een sociale woning bevestigd en/of geactualiseerd hebben in het centraal inschrijvingsregister .
Kandidaat-huurders die zich kandidaat hebben gesteld voor een sociale woning bij een Woonmaatschappij, én die hun actualisatie en/of bevestiging in het centraal inschrijving register niet tijdig afgerond hebben, nadat zij een eerste keer zijn aangeschreven door de woonmaatschappij.
OCMW filtert op basis van het rijksregisternummer de cliënten van het OCMW eruit. OCMWzal deze cliënten contacteren. OCMW bezorgt de overige persoonsgegevens van de kandidaat-huurders aan subverwerker.
Om de kandidaat-huurders van de doelgroep (artikel 3) te contacteren worden volgende persoonsgegevens bezorgd aan OCMW :
Het OCMW zal deze cliënten contacteren.
Iedere verwerking van Persoonsgegevens krachtens deze Overeenkomst zal gebeuren conform de Wetgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.
“Dijledal” bepaalt “waarom” en “hoe” deze Persoonsgegevens moeten worden verwerkt.
“OCMW ” treedt hierdoor op als verwerker van Dijledal en zal samen met Dijledal een verwerkingsovereenkomst afsluiten.
“OCMW ” voert deze ondersteuning uit conform de voorwaarden bepaalt in artikel 3 en 4 van deze overeenkomst.
Als er nog andere subverwerkers worden betrokken vraagt “OCMW ………. ” vooraf de goedkeuring van “Dijledal”. “OCMW ………. ” sluit met elk van de subverwerkers een subverwerkingsovereenkomst af.
Als de overeenkomst door de partijen onvoldoende wordt nageleefd, melden de vertegenwoordigers van de partijen dit aan de ondertekenaars van het document.
De ondertekenaars van dit document stellen alles in het werk om in onderling overleg de samenwerking terug op het niveau van de overeengekomen afspraken te brengen.
Als de ondertekenaars van dit document niet tot een akkoord komen, zullen zij hun standpunt motiveren in een formeel schrijven.
Als na dit schrijven nog steeds geen akkoord kan worden bereikt, kan in onderling overleg besloten worden om de overeenkomst niet verder te zetten.
De samenwerking die in deze overeenkomst wordt beschreven start op datum van de meest recente datum van de ondertekening en loopt tot 15 november 2024. Tegen deze datum worden de bezorgde persoonsgegevens gewist.
Opgemaakt te Oud-Heverlee, op …. (datum), in evenveel exemplaren als er partijen zijn
[1] Artikel 1, 5° van het Besluit van de Vlaamse Regering van 31/08/2023 tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering, wat betreft de sociale huur, legt de datum van inwerkingtreding vast op 1 januari 2024.
[2] Artikel 163 van het decreet van 9 juli 2021 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot wonen vervangt artikel 6.5 van de Vlaamse Codex Wonen over de decentrale registers.
Artikel 2: Verwerkersovereenkomst
VERWERKINGSOVEREENKOMST[1]
tussen
Woonmaatschappij Dijledal met maatschappelijke zetel gelegen te Vaartkom 1 b, 3000 Leuven en met ondernemingsnummer 0400 634 447, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door Erik Thora, algemeen directeur ;
Contactgegevens organisatie: Kasper Van Rompay, kasper.vanrompay@dijledal.be
Contactgegevens DPO: Dirk De Bot, dirk@dps4u.be
Hierna: de “Verwerkingsverantwoordelijke”;
en
OCMW Oud-Heverlee
Contactgegevens organisatie: dpo@oud-heverlee.be
Contactgegevens DPO: Jill Muller (dpo@oud-heverlee.be)
Hierna: de “Verwerker”;
De Verwerkingsverantwoordelijke en de Verwerkers worden hieronder ook wel afzonderlijk aangeduid als een “Partij” of gezamenlijk als de “Partijen”;
na te hebben uiteengezet
De partijen wensen nu hun afspraken met betrekking tot de uitvoering en organisatie van deze Verwerking van Persoonsgegevens te formaliseren in deze Verwerkingsovereenkomst, die integraal deel uitmaakt van voornoemde dienstverleningsovereenkomst.
wordt overeengekomen wat volgt
Artikel 1: Definities
Begrippen die in deze Verwerkingsovereenkomst met hoofdletter worden gebruikt, moeten worden geïnterpreteerd zoals in dit artikel of elders in de Verwerkingsovereenkomst gedefinieerd.
| AVG |
Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming);
|
| Betrokkene |
De geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
|
| Datalek |
Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens;
|
| Derden |
Elke natuurlijke persoon, rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of ander orgaan andere dan de Verwerker, de Verwerkingsverantwoordelijke en hun personeelsleden of aangestelden;
|
| Opdracht |
De opdracht zoals omschreven in bijlage 1; |
|
|
|
| Persoonsgegevens
Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling |
Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals ook gedefinieerd in artikel 4, 1) AVG, die de Verwerker in het kader van de Opdracht Verwerkt;
Een bepaling opgelegd door Unierechtelijke of (EU) lidstaatrechtelijke wetgeving;
|
| Verwerken / Verwerking |
Elke bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot Persoonsgegevens of een geheel van Persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens, zoals ook gedefinieerd in artikel 4, 2) AVG;
|
| Verwerkings- |
Deze overeenkomst.
|
Artikel 2: Voorwerp (art. 28, lid 3 en 4 AVG)
2.1. De Verwerker Verwerkt Persoonsgegevens voor de Verwerkingsverantwoordelijke uitsluitend zoals omschreven in de Opdracht en overeenkomstig de in deze Overeenkomst vastgelegde verplichtingen. De Opdracht wordt nader omschreven in bijlage 1.
2.2. Elke Verwerking anders dan omschreven in de Opdracht is strikt verboden, met inbegrip van de doorgifte van Persoonsgegevens aan Derden, een derde land of een internationale organisatie, behoudens indien één van de hieronder opgesomde voorwaarden vervuld is:
- de Verwerkingsverantwoordelijke heeft schriftelijke instructies gegeven om bijkomende Verwerkingen uit te voeren; of
- een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling verplicht de Verwerker tot deze bijkomende Verwerking. De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke desgevallend binnen een redelijke termijn voorafgaand aan de bijkomende Verwerking op de hoogte stellen van voornoemd wettelijk voorschrift, tenzij die wetgeving deze kennisgeving om gewichtige redenen van algemeen belang verbiedt. Als de Verwerker een verzoek krijgt om Persoonsgegevens ter beschikking te stellen door een daartoe bevoegde instantie overeenkomstig een Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepaling, beoordeelt zij eerst of het verzoek bindend is en of zij op grond van gedrags- en beroepsregels aan het verzoek moet voldoen. Als er geen strafrechtelijke of andere juridische belemmeringen zijn, dan stelt de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte van het verzoek. De Verwerker doet dat binnen een termijn dat het voor de Verwerkingsverantwoordelijke mogelijk is om eventuele rechtsmiddelen tegen de verstrekking van de Persoonsgegevens in te stellen.
2.3. De Verwerker stelt de Verwerkingsverantwoordelijke onmiddellijk in kennis indien naar zijn mening een instructie inbreuk oplevert op de AVG of op andere Unierechtelijke of lidstaatrechtelijke bepalingen inzake gegevensbescherming.
Artikel 3: Duur (art. 28, lid 3, g)
3.1. Loopt samen met de Opdracht beschreven in punt A.
3.2. Artikels 3.3, 5, 6, 7, 9 en 12 blijven van kracht na beëindiging van de Verwerkingsovereenkomst.
3.3. Na beëindiging van de Verwerkingsovereenkomst dient de Verwerker aan de Verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging, en onverwijld op verzoek, een kopie te bezorgen van alle Persoonsgegevens die door haar in het kader van de Opdracht Verwerkt worden, in gestructureerd, gangbaar en machine leesbaar formaat. Als alle Persoonsgegevens zijn bezorgd, stelt de Verwerker onmiddellijk een einde aan elke verwerking van de Persoonsgegevens en vernietigt hij elke kopie en back-up van de Persoonsgegevens die hij nog zou bezitten, tenzij opslag van de Persoonsgegevens Unierechtelijk of lidstaatrechtelijk is verplicht.
Artikel 4: Beveiliging (art. 32 AVG)
4.1. De Verwerker treft alle passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om de Persoonsgegevens te beveiligen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kost voor beveiliging, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen. In het bijzonder zal de Verwerker de Persoonsgegevens beveiligen tegen vernietiging, verlies, vervalsing, niet toegelaten verspreiding of toegang en elke andere vorm van onwettige Verwerking. De minimale maatregelen die worden getroffen, worden in bijlage 2 toegevoegd.
4.2. De Verwerker wijst een functionaris voor gegevensbescherming aan en heeft tenminste een actueel veiligheidsbeleid- en plan.
Artikel 5: Vertrouwelijkheid (art. 29 AVG)
5.1. De Verwerker verbindt zich er uitdrukkelijk toe het vertrouwelijk karakter en de veiligheid van de Persoonsgegevens die zij in het kader van de Opdracht Verwerkt, te waarborgen.
5.2. De Verwerker maakt zich sterk dat alle personeelsleden of aangestelden die toegang hebben tot de Persoonsgegevens het vertrouwelijk karakter en de veiligheid van deze Persoonsgegevens zullen respecteren. De Verwerker zal erop toezien dat personeelsleden of aangestelden enkel toegang verkrijgen tot Persoonsgegevens nadat ze behoorlijk gebonden zijn door een wettelijke of contractuele vertrouwelijkheidsverplichting.
Artikel 6: Onderaanneming en subverwerkers (art. 28 lid 4 AVG)
6.1. Het is aan de Verwerker toegestaan andere verwerkers aan te stellen om Persoonsgegevens in het kader van de Opdracht te Verwerken (hierna: de “Subverwerker”). De Verwerkingsverantwoordelijke gaat akkoord met de lijst van Subverwerkers opgesomd in bijlage 3. Binnen een redelijke termijn voor het aannemen van een andere Subverwerker licht de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke in over de toevoeging of verandering. De Verwerkingsverantwoordelijke kan vervolgens bezwaar maken tegen het aannemen van de voorgestelde Subverwerker.
6.2. Extern ingehuurde medewerkers worden voor deze Verwerkingsovereenkomst niet als Subverwerker beschouwd. De Verwerker zal er op toezien dat deze extern ingehuurde medewerkers dezelfde vertrouwelijkheidsclausule, zoals beschreven in artikel 5 van deze Verwerkingsovereenkomst naleven zoals dit voor de eigen werknemers van de Verwerker het geval is.
6.3. De Verwerker en de Subverwerker sluiten een overeenkomst waarin dezelfde verplichtingen inzake gegevensbescherming opgelegd worden als die welke in de voorliggende Verwerkingsovereenkomst zijn opgenomen. De Verwerker zal de Subverwerkers ook dezelfde geheimhoudingsverplichting als deze die op haar rust opleggen middels een vertrouwelijkheidsovereenkomst. De Verwerker zal op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke het nodige bewijs voorleggen om aan te tonen dat de overeenkomsten met haar Subverwerkers voldoen aan de in dit artikel gestelde voorwaarden.
6.4. De Verwerker houdt een actueel overzicht bij van de overeenkomsten met Subverwerkers en kan deze binnen redelijke termijn op eenvoudig verzoek bezorgen aan de Verwerkingsverantwoordelijke.
6.5. Indien een Subverwerker haar gegevensbeschermingsverplichtingen niet vervult, zal de Verwerker volledig aansprakelijk blijven ten opzichte van de Verwerkingsverantwoordelijke voor de naleving van deze verplichtingen.
Artikel 7: Bijstand (art. 28, lid 3, e - f)
7.1. Algemeen
De Verwerker zal de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie verstrekken en alle bijstand verlenen die noodzakelijk is en/of die redelijkerwijze mag worden verwacht opdat de Verwerkingsverantwoordelijke in staat zou zijn om haar verplichtingen uit de AVG na te komen én van deze nakoming het bewijs te leveren.
7.2. Bijstand bij verzoek van een Betrokkene
De Verwerker verleent aan de Verwerkingsverantwoordelijke door middel van passende technische en organisatorische maatregelen, voor zover mogelijk, bijstand bij het vervullen van diens plicht om verzoeken tot uitoefening van de in hoofdstuk III van de AVG vastgestelde rechten van de betrokkene, te beantwoorden.
Indien een Betrokkene zich rechtstreeks wendt tot de Verwerker om zich te beroepen op één van de rechten die hem ingevolge hoofdstuk III van de AVG zijn toegekend, zal de Verwerker dit onverwijld melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke en alleen tegemoet komen aan het verzoek van de Betrokkene na schriftelijk akkoord van de Verwerkingsverantwoordelijke.
7.3. Bijstand bij Datalekken
De Verwerker verbindt zich ertoe elk Datalek en alle ernstige pogingen tot onrechtmatige of ongeautoriseerde Verwerkingen of toegangen tot Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging, en uiterlijk 24 uur na kennisname, te melden aan de Verwerkingsverantwoordelijke conform artikel 33.3 van de AVG. De Verwerker zal alle maatregelen treffen die redelijkerwijs nodig zijn om (verdere) schending van de beveiligingsmaatregelen en eventuele schade te voorkomen of te beperken en zal aan de Verwerkingsverantwoordelijke alle informatie die ze nuttig of nodig acht, verschaffen.
Rekening houdend met de aard van de Verwerking en de hem ter beschikking staande informatie, verleent de Verwerker bovendien bijstand aan de Verwerkingsverantwoordelijke bij het nakomen van diens verplichtingen betreffende:
- het melden van een Datalek aan de toezichthoudende autoriteit conform artikel 33 van de AVG;
- het mededelen van een Datalek aan de betrokkene conform artikel 34 van de AVG.
Het is de Verwerker evenwel niet toegestaan om het Datalek zelf te melden aan de GBA of de mededeling aan de betrokkene zelf te verrichten. Dit is uitsluitend de bevoegdheid van de Verwerkingsverantwoordelijke.
7.4. Andere bijstandsverplichtingen
De Verwerker zal - rekening houdend met de aard van de Verwerking en de hem ter beschikking staande informatie – de Verwerkingsverantwoordelijke bijstand verlenen bij het nakomen van diens verplichtingen betreffende:
- het beveiligen van de verwerking conform artikel 32 van de AVG;
- het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling conform artikel 35 van de AVG;
- het voorafgaand aan een voorgenomen verwerking raadplegen van de toezichthoudende autoriteit, wanneer dit na een gegevensbeschermingseffectbeoordeling nodig zou blijken, conform artikel 36 van de AVG.
Artikel 8: Plaats van Verwerking (art. 3, art. 28, lid 3))
De Verwerker Verwerkt de Persoonsgegevens alleen binnen de Europese Economische Ruimte, tenzij hierover met de Verwerkingsverantwoordelijke andere afspraken zijn gemaakt. Deze afspraken leggen de Partijen gezamenlijk schriftelijk vast.
Artikel 9: Controle (art. 28, lid 3, h)
9.1. De Verwerkingsverantwoordelijke of zijn daartoe aangestelde heeft op elk ogenblik het recht om de naleving van deze Verwerkingsovereenkomst te controleren. Daartoe heeft zij het recht om zich ter plaatse te begeven in de lokalen of plaatsen waar de Verwerker de Verwerking uitvoert. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de Verwerker minstens tien dagen voorafgaand aan het uitvoeren van de controle schriftelijk inlichten. De Verwerkingsverantwoordelijke zal de controles, tenzij dwingend anders vereist, enkel op werkdagen tijdens kantooruren uitvoeren.
9.2. Op eenvoudig verzoek van de Verwerkingsverantwoordelijke is de Verwerker ertoe gehouden alle inlichtingen die van toepassing zijn bij de uitvoering van deze Verwerkingsovereenkomst mee te delen en bijstand te verlenen bij het uitvoeren van de audits of bij het vervullen van de verplichting om verzoeken om uitoefening van de in de AVG vastgestelde rechten van de Betrokkene te beantwoorden.
Artikel 10: Aansprakelijkheid (art. 82, lid 2)
10.1. De Verwerker is aansprakelijk ten aanzien van de Verwerkingsverantwoordelijke voor schade die voortvloeit uit een handeling of een nalatigheid wanneer bij de Verwerking niet is voldaan aan de specifiek tot verwerkers gerichte verplichtingen van de AVG, dan wel uit een handeling of nalatigheid in strijd met de rechtmatige instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.
10.2. De aansprakelijkheid van de Verwerker is beperkt zoals voorzien in de Opdracht, zonder evenwel afbreuk te doen aan art 82 van de AVG.
Artikel 11: Beëindiging
11.1. Indien de Verwerker zijn verplichtingen onder deze Verwerkingsovereenkomst niet naleeft, kan de Verwerkingsverantwoordelijke, onverminderd het recht om een schadevergoeding te bekomen, na schriftelijke gemotiveerde ingebrekestelling de Opdracht geheel of gedeeltelijk beëindigen indien de Verwerker nalaat passende maatregelen te treffen.
Artikel 12: Overige
12.1. Deze Verwerkingsovereenkomst is onderworpen aan het Belgisch recht. Alle geschillen in verband met deze Verwerkingsovereenkomst, zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement waar de Verwerkingsverantwoordelijke gevestigd is.
12.2. Indien een bepaling in de Verwerkingsovereenkomst geheel of gedeeltelijk ongeldig, onwettig of nietig zou worden verklaard, tast dit op geen enkele wijze de geldigheid, wettigheid en toepasbaarheid van de andere bepalingen aan. De Partijen zullen vervolgens te goeder trouw onderhandelen om de ongeldige, onwettige of nietige bepaling te vervangen door een geldige bepaling die zoveel als mogelijk de gevolgen heeft van de ongeldige, onwettige of nietige bepaling.
12.3. Aanvullingen en wijzigingen op deze Verwerkingsovereenkomst dienen schriftelijk te gebeuren door middel van een addendum dat als bijlage aan deze Verwerkingsovereenkomst zal worden gehecht.
Deze Verwerkingsovereenkomst werd op [DATUM] te Leuven opgesteld in evenveel exemplaren als er Partijen zijn. Aan elke Partij wordt één ondertekend exemplaar van de Verwerkingsovereenkomst overhandigd.
Voor de Verwerkingsverantwoordelijke
Erik Thora
directeur
Voor de Verwerker
de algemeen directeur de voorzitter van het vast bureau
Schepen van zorg en welzijn
BIJLAGEN
- Bijlage 1: omschrijving Opdracht
- Bijlage 2: veiligheidsmaatregelen
- Bijlage 3: Opsomming van Subverwerkers
Deze verwerking van persoonsgegevens gebeurt in het kader van de regelgeving inzake huur van sociale woningen, zoals opgenomen in de Vlaamse Codex Wonen van 2021 (“VCW21”) en het Besluit Vlaamse Codex Wonen van 2021 (“BVCW21”).
De persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de behandeling van dossiers van (potentiële) kandidaat-huurders van een sociale woning worden vanaf 01/01/2024[2] opgenomen in een centraal inschrijvingsregister (CIR) in plaats van in de decentrale registers van de verschillende woonmaatschappijen[3]. Het agentschap Wonen in Vlaanderen is de verwerkingsverantwoordelijke voor het bijhouden van het CIR[4]. Het agentschap Wonen in Vlaanderen heeft hiervoor een protocol afgesloten met de Woonmaatschappij Dijledal. Kandidaat huurders die op de wachtlijst voor een sociale woning staan in het centraal inschrijvingsregister, moeten hun dossier bevestigen en actualiseren vanaf 18/03/2024. De Woonmaatschappij Dijledal moet alle kandidaat-huurders op zijn wachtlijst per brief verwittigen zodat zij op de hoogte zijn om hun dossier na te kijken en eventueel aan te vullen en gegevens op te laden indien nodig. De kandidaat-huurder krijgt hiervoor vanaf de postdatum van de brief van de Woonmaatschappij Dijledal 30 dagen tijd. Als er geen tijdige bevestiging van de kandidaat-huurder is, zal de Woonmaatschappij Dijledal ook een herinneringsbrief sturen met een termijn van 15 dagen. Bevestigt een kandidaat-huurder het dossier dan niet of voldoet hij niet aan de inschrijvingsvoorwaarden dan wordt de kandidaat geschrapt en staat hij/zij/hun niet langer op de wachtlijst. De aanmelding moet bij voorkeur digitaal via itsme of elektronische identiteitskaart gebeuren. Als mensen het antwoordstrookje terugbezorgen kan een aanvraag op papier gebeuren.
OCMW ………. zal de kandidaat-huurders die hun aanvraag niet tijdig bevestigd en/of geactualiseerd hebben contacteren om hen hier attent op te maken en hen te helpen bij de bevestiging en actualisatie. Voor het contacteren van de kandidaat-huurders die geen cliënt zijn bij het OCMW zal mogelijk een subverwerker ………… deze taak op zich nemen.
In het kader van Verwerkingsovereenkomst voert de Verwerker op de onderstaande Persoonsgegevens de Verwerkingen uit waarvan per gegevenssoort de aard van de verwerking, alsmede het doel ervan en de categorieën van betrokkenen worden vermeld.
Soort persoonsgegeven |
Aard van de verwerking |
Doel van de verwerking |
Categorie(ën) van betrokkenen |
Identificatienummer van het rijksregister |
Verzamelen, opslaan, verwerken, wissen |
Nagaan of de kandidaat-huurders cliënt is van het OCMW |
Kandidaat huurder sociale huisvesting |
Naam en voornamen |
Verzamelen, opslaan, verwerken, wissen |
De kandidaat-huurders die de aanvraag voor inschrijving voor een sociale woning niet tijdig bevestigd of geactualiseerd hebben contacteren om hen hier attent op te maken en hen hierbij te helpen. |
Kandidaat huurder sociale huisvesting |
hoofdverblijfplaats |
Verzamelen, opslaan, verwerken, wissen |
De kandidaat-huurders die de aanvraag voor inschrijving voor een sociale woning niet tijdig bevestigd of geactualiseerd hebben contacteren om hen hier attent op te maken en hen hierbij te helpen. |
Kandidaat huurder sociale huisvesting |
Telefoonnummer |
Verzamelen, opslaan, verwerken, wissen |
De kandidaat-huurders die de aanvraag voor inschrijving voor een sociale woning niet tijdig bevestigd of geactualiseerd hebben contacteren om hen hier attent op te maken en hen hierbij te helpen. |
Kandidaat huurder sociale huisvesting |
mailadres |
Verzamelen, opslaan, verwerken, wissen |
De kandidaat-huurders die de aanvraag voor inschrijving voor een sociale woning niet tijdig bevestigd of geactualiseerd hebben contacteren om hen hier attent op te maken en hen hierbij te helpen. |
Kandidaat huurder sociale huisvesting |
Status kandidaten dossier |
Verzamelen, opslaan, verwerken, wissen |
De kandidaat-huurders die de aanvraag voor inschrijving voor een sociale woning niet tijdig bevestigd of geactualiseerd hebben contacteren om hen hier attent op te maken en hen hierbij te helpen. |
Kandidaat huurder sociale huisvesting |
Technische en Organisatorische maatregelen
Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treffen de verwerkingsverantwoordelijke en de verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
De verwerker is eraan gehouden om maatregelen te treffen die onder meer het volgende kunnen omvatten:
A) Technische en organisatorische maatregelen
[Aanduiden in tweede kolom of de maatregel wordt toegepast, eventueel aanvullen indien anders dan omschrijving in derde kolom of schrappen wat niet past]
| OK? |
|
|
| ALGEMEEN BEVEILIGINGSBELEID EN ORGANISATIE VAN INFORMATIEBEVEILIGING |
OK |
Verantwoordelijke voor informatie beveiliging: Verwerker heeft informatieveiligheidsconsulent aangesteld die verantwoordelijk is voor de data beveiliging ð contactgegevens: …
|
|
|
OK |
Verantwoordelijke voor gegevensbescherming: Verwerker heeft een Data Protection Security Officer aangewezen die verantwoordelijk is voor het coördineren, opvolgen en controleren van de beveiligingsregels en -procedures. ð Contactgegevens: …
|
|
|
OK |
Verantwoordelijkheden op vlak van informatiebeveiliging en gegevensbescherming: De verantwoordelijkheden van de medewerkers van Verwerker zijn formeel gedocumenteerd en gepubliceerd in een privacy- en security policy
|
|
|
OK |
Risico analyse, beheer en controle: Verwerker voert periodiek risicoanalyses uit van de genomen beveiligingsmaatregelen en doet controles voor wat betreft de naleving van de verschillende informatiebeveiligingsprocedures
|
| PERSONEEL
|
||
| VEILIG PERSONEELSBELEID |
OK |
Training over belang van beveiliging en omgang met persoonsgegevens: Verwerker voorziet opleidingen om alle medewerkers te sensibiliseren voor wat betreft de beveiligingsrichtlijnen- en beveiligingsprocedures en hun rol daarbij.
|
|
|
OK |
Toegangsautorisatie: Verwerker implementeert en handhaaft een autorisatiebeheersysteem dat de toegang controleert tot systemen die persoonsgegevens bevatten.
|
|
|
OK |
Segregatie: Verwerker heeft een segregatie ingevoerd om te vermijden dat personen toegang krijgen tot gegevens waarvoor ze geen toegang nodig hebben voor de uitoefening van hun taak.
|
| GEBOUW |
||
| FYSIEKE BEVEILIGING |
OK |
Fysieke toegang tot productie- en bureauruimtes: Verwerker beperkt de toegang tot haar ruimtes waar persoonsgegevens verwerkt worden in kader van haar opdracht, strikt tot geïdentificeerde en geautoriseerde personen.
Hiervoor werden badge-lezers geïnstalleerd, werd de lift uitgerust met codes en werden sloten voorzien op deuren waar nog nodig, dit alles om ongeoorloofde toegang te vermijden.
|
|
|
OK |
Beveiliging van de omgeving: Naast badge-lezers is het volledige gebouw uitgerust met - camerabewaking - een alarm- en branddetectie systeem.
|
| BESCHERMING TEGEN ONGEREGELDHEDEN, PANNES EN INCIDENTEN |
OK |
Firewall: Verwerker is uitgerust met een geavanceerde firewall en controlemechanismen die zijn interne netwerk op gepaste wijze beschermt tegen ongeoorloofde toegang tot zijn interne netwerk.
|
| DATA CENTER |
|
|
| FYSIEKE BEVEILIGING |
OK |
Fysieke toegang tot het Data Center: Verwerker centraliseerde alle data die nodig is in kader van haar opdracht in een beveiligd data center conform de industrienormen. Fysieke toegang tot het data center wordt gecontroleerd / beheerd.
|
|
|
OK |
Noodherstel: Verwerker beschikt over een noodherstelplan in geval van calamiteiten met haar servers in het Data Center waarop persoonsgegevens staan
|
|
|
OK |
Redundantie: Verwerker bewaart kopieën van persoonsgegevens alsook haar gegevensherstelprocedures welke opgeslagen staan in het primaire data center in een tweede data center. => Deze kopieën zijn extra versleuteld met specifieke encryptie sleutels die enkel nodig zijn indien het primaire data center zou falen.
|
| DATA |
|
|
| DIGITALE GEGEVENS |
|
Versleuteling van gegevens: alle digitale gegevens die verwerkt worden door Verwerker in kader van haar opdracht worden centraal in het data center op een versleutelde manier bewaard op de harde schijven
|
|
|
OK |
Anti-virus en beveiligingsupdates: Verwerker voorziet al zijn systemen van de laatste updates. Beveiligingsupdates worden opgevolgd en geïnstalleerd volgens haar patchmanagementproces
|
|
|
OK |
Kwaadaardige Software: Verwerker voert anti-malwarecontroles uit om te helpen voorkomen dat kwaadaardige software ongeautoriseerde toegang tot klantengegevens krijgt.
|
|
|
OK |
Logging van toegangen. Verwerker voorziet een continue logging op de server van alle toegangen tot haar systemen die persoonsgegevens bevatten met inbegrip van welke gebruiker, de tijd en activiteit. Alle logbestanden worden gedurende 90 dagen bijgehouden.
|
| COMMUNICATIE |
|
|
| BEVEILIGDE VERBINDINGEN |
OK |
Versleuteling van verbindingen: Verwerker maakt gebruikt van beveiligde verbindingen voor de toegang tot haar gegevens in het datacenter. Alle data die verzonden wordt over publieke netwerken gebeurt dan ook aan de hand van encryptie mechanismen. ð https ð VPN
|
| AUTHENTICATIE |
OK |
Two-factor authenticatie: Verwerker maakt gebruik van een combinatie van gebruikers/wachtwoord en een dynamisch token waarvan de geldigheid iedere 30 second vervalt. Wachtwoorden dienen steeds te bestaan uit minimaal acht tekens en zowel uit minimaal één hoofdletter, letter, cijfer.
|
|
|
|
|
| INFORMATIESYSTEMEN |
|
|
| ONDERHOUD EN EVOLUTIE VAN INFORMATIESYSTEMEN |
OK |
Controle over systeem updates en evoluties: Verwerker heeft een formeel wijzigingsbeheerproces geïmplementeerd om ervoor te zorgen dat wijzigingen in operationele systemen en toepassingen plaatsvinden op een gecontroleerde wijze.
|
|
|
OK |
Beveiligingsvereisten: De vereisten voor de bescherming van gegevens en systemen worden geanalyseerd en gespecificeerd in samenwerking met onze IT leverancier(s).
|
| INCIDENTEN |
OK |
Incident response: Verwerker houdt een register van beveiligingsinbreuken bij met een beschrijving van de inbreuk, het tijdstip, de gevolgen van de inbreuk, de naam van de melder en van degene aan wie de inbreuk werd gemeld. |
|
|
OK |
Notificatie van incidenten: In geval van een gegevensbeveiligingsincident dat impact heeft op de vertrouwelijkheid of integriteit van persoonsgegevens van klanten, zal Verwerker, zonder onredelijke vertraging, de verwerkingsverantoordeljke hiervan informeren. |
Subverwerker 1: Stad Leuven met maatschappelijke zetel gelegen te Professor Van
Overstraetenplein 1, 3000 Leuven en met ondernemingsnummer 0207.521.503, hierbij
rechtsgeldig vertegenwoordigd door het college van burgemeester en schepenen
voor wie ondertekenen de heer Mohamed Ridouani, burgemeester en mevrouw
Geertrui Vanloo, algemeen directeur;
Contactgegevens organisatie: algemeen.directeur@leuven.be
Contactgegevens DPO: privacy@leuven.be
Subverwerker 2: Zorg Leuven met maatschappelijke zetel gelegen te Andreas Vesaliusstraat 47/1, 3000 Leuven en met ondernemingsnummer 0663.810.590, hierbij rechtsgeldig vertegenwoordigd door
Contactgegevens organisatie:
Contactgegevens DPO:
Subverwerker 3: CEVI/Logins in de applicatie New Horizon met maatschappelijke zetel gelegen te Bisdomplein 3, 9000 Gent met ondernemingsnummer 0860.972.295
Contactgegevens organisatie: helpdesk@logins.be of contactcenter@cevi.be
Contactgegevens DPO: dpo@cevi.be
[1] Template verwerkingsovereenkomst VVSG V 1.0 (22/08/18) (Gebaseerd op de template van de Vlaamse Overheid)
[2] Artikel 1, 5° van het Besluit van de Vlaamse Regering van 31/08/2023 tot wijziging van diverse besluiten van de Vlaamse Regering, wat betreft de sociale huur, legt de datum van inwerkingtreding vast op 1 januari 2024.
[3] Artikel 163 van het decreet van 9 juli 2021 houdende wijziging van diverse decreten met betrekking tot wonen vervangt artikel 6.5 van de Vlaamse Codex Wonen over de decentrale registers.
[4] Art. 6.3/1, §2, 1° VCW21 duidt als verwerkingsverantwoordelijke de dienst aan die door de Vlaamse Regering belast is met het die conform artikel 6.5, eerste lid VCW21 wordt aan gewezen om het centraal inschrijvingsregister bij te houden. Artikel 105 van het Besluit van de Vlaamse Regering tot uitvoering van het decreet van 3 juni 2022 houdende diverse maatregelen inzake de herstructurering van het beleidsveld Wonen en tot wijziging van verschillende besluiten over wonen wordt het agentschap Wonen in Vlaanderen aangeduid om het centraal inschrijvingsregister bij te houden.
Wet 8 juli 1976 betreffende de openbare centra voor maatschappelijk welzijn
Decreet Lokaal Bestuur 21 december 2018
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 29 juni 2000 betreffende de toekenning van een sociaal educatieve toelage aan gezinnen met een laag inkomen die minstens één schoolgaand kind in het gezin hebben
De Raad voor Maatschappelijk Welzijn van 28 juni 2001, 30 april 2019 en 15 december 2020 betreffende de aanpassing van het reglement van de sociaal educatieve toelage
Sedert 2000 voorziet het OCMW jaarlijks een toelage voor gezinnen met schoolgaande kinderen die in Oud-Heverlee wonen en beschikken over een beperkt inkomen.
De sociale dienst kreeg recent aanvragen van volwassenen die ouder zijn dan de groeipakketgerechtigde leeftijd die voldoen aan alle voorwaarden maar momenteel uitgesloten worden omdat zij geen groeipakket ontvangen.
De sociale dienst stelt dan ook voor het reglement aan te passen zodat ook deze volwassenen in aanmerking komen voor de uitkering. Tegelijk kunnen we andere voorwaarden zoals de studievoorwaarden specifiëren.
Momenteel zijn er 2 aanvragen die na de aanpassing van het reglement in aanmerking komen, dit gaat geen grote invloed hebben op het budget.
Voorziene budget: € 9.000
Uitgaven in 2022-2023 : € 10.465
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn beslist met ingang van 1 juli 2024 het aangepaste reglement rond de toekenning van een sociaal educatieve toelage goed te keuren (wijzigingen onderlijnd):
Het OCMW voorziet een toelage per schooljaar voor schoolgaande personen en gezinnen met schoolgaande kinderen die in Oud-Heverlee wonen en beschikken over een beperkt inkomen.
Artikel 1:
Om recht te hebben op de toelage moet de aanvrage aantonen dat aan volgende voorwaarden voldaan is:
- alleenstaande of gezin waarvan minimum 1 persoon recht op verhoogde verzekeringstegemoetkoming (RVT) geniet op het moment van de aanvraag; OF
-alleenstaande of gezin waarvan het recht op verhoogde tegemoetkoming nog niet werd onderzocht door hun mutualiteit maar waarvan de maatschappelijk assistent vaststelt dat het inkomen lager ligt dan het jaarlijks geïndexeerd grensbedrag van de verhoogde tegemoetkoming. Deze gezinnen kunnen slechts éénmaal de sociaal educatieve toelage bekomen op basis van deze toekenningsregel ; OF
- personen die in budgetbegeleiding, budgetbeheer, schuldbemiddeling en/of collectieve schuldenregeling zijn
EN
- met kinderen die schoolgaand zijn en recht geven op een groeipakket. Vanaf 18 jaar dient er een inschrijvingsbewijs van de school toegevoegd te worden aan de aanvraag. Minstens één ouder/opvoeder moet gedomicilieerd zijn in Oud-Heverlee en het kind of de kinderen minstens 50 % van de tijd in Oud-Heverlee verblijven (dient bewezen te worden aan de hand van een vonnis, een akte of een verklaring op eer indien het kind niet gedomicilieerd is in Oud-Heverlee).OF
- personen die een aanvraag voor zichzelf indienen en ouder zijn dan de groeipakketgerechtigde leeftijd komen in aanmerking wanneer zij een opleiding met voltijds leerplan volgen en een inschrijvingsbewijs van de school toevoegen.
Artikel 2: De aanvraag kan het ganse schooljaar gebeuren (01/9 tot 30/06) maar er zal maar 1 keer per schooljaar en per aanvrager een toelage toegekend worden.
Bij co-ouderschap of andere gezinsvormen kan voor hetzelfde kind door alle ouders een aanvraag gedaan worden.
Artikel 3: de personen die voldoen aan de voorwaarden, hebben recht op de volgende tegemoetkoming per betrokkene in het:
-kleuteronderwijs: €40
-lager onderwijs: €50
-middelbaar onderwijs (volledig leerplan, incl. duaal leren): €85
-hoger onderwijs (hoger niet-universitair en universitair onderwijs, die beschouwd worden als studies met volledig leerplan (studie van minimum 27 studiepunten). Enkel indien het laatste semester van de studie bestaat uit minder dan 27 studiepunten geldt dit ook indien geattesteerd.): €110
De voorzitter sluit de zitting op 25/06/2024 om 19:42.
Namens raad voor maatschappelijk welzijn,
Marijke Pertz
algemeen directeur
Adinda Claessen
voorzitter van de raad voor maatschappelijk welzijn