Besluit  gemeenteraad

 

Reglement gebruik gemeentelijke infrastructuur

 

Artikel 1: Locaties
Dit reglement regelt het gebruik en de tarieven van de gemeentelijke zaalinfrastructuur en is van toepassing op volgende locaties: 

Type 1: zalen te reserveren via zaalreservatiesysteem

• OC Sint-Joris-Weert
• OC Blanden
• Sporthal Haasrode turnzaal
• GC De Roosenberg
• Den Bogaard
• Pastorie Oud-Heverlee
• Kerk Blanden

 

Type 2: zalen waarvoor toestemming vereist is van college van burgemeester en schepenen

• GBS De Hazensprong Haasrode
• GBS De Lijsterboom Blanden
• Gemeentehuis zaal Miradal
• Gemeentehuis zaal Meerdael
• Paviljoen Zoet Water

 

Artikel 2: Gebruikers
De gemeentelijke zaalinfrastructuur staat ter beschikking voor:

 

Categorie 0 (vrijstelling):

• Lokaal bestuur Oud-Heverlee en de gemeentelijke activiteiten
• Onderwijsinstellingen van Oud-Heverlee en hun ouderraden
• Verenigingen en organisaties die evenementen of activiteiten organiseren waar het lokaal bestuur of het OCMW medeorganisator is
• Activiteiten georganiseerd door gemeentelijke adviesraden

 

Categorie 1:

• Erkende verenigingen uit Oud-Heverlee
• Buurt- en wijkcomités uit Oud-Heverlee voor activiteiten in functie van hun buurt-wijkwerking
• Politieke partijen uit Oud-Heverlee

 

Categorie 2: Voor deze organisaties is er toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen:

• Verenigingen of diensten van bovenlokaal belang: met een vormend doel of met meerwaarde voor de gemeente zoals de toeristische uitstraling

 

Artikel 3: Reservatie

§ 1. Reservatie door gebruikers categorie 1:

Reservatie van zalen type 1 gebeurt via het digitale zaalreservatiesysteem op de gemeentelijke website www.oud-heverlee.be.

Aanvragen voor jaarreservaties voor de sportzalen in functie van de permanente werking dienen te gebeuren in de periode mei - juni.

Reservatie van zalen type 2 gebeurt via de dienst Vrije Tijd, die de aanvraag voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen met optioneel advies van de betrokken schooldirectie.

 

§ 2. Reservatie door gebruikers categorie 2:

Reservaties gebeuren steeds via de dienst Vrije Tijd, die de aanvraag ter goedkeuring voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen.

 

§ 3. Het beheer gebeurt door de dienst Vrije Tijd: te contacteren via 016 38 88 30 of vrijetijd@oud-heverlee.be.

 

Bij reservatie stemt de gebruiker in met de voorwaarden van het gebruikersreglement en de vastgestelde tarieven.

 

Artikel 4: Aanvraagtermijn
Reservaties voor zalen door gebruikers van categorie 0 en 1:

• Kan vanaf 12 maanden op voorhand

Reservaties voor zalen door gebruikers van categorie 2:

• Kan vanaf 9 maanden op voorhand

 

Artikel 5: Toegang
Bij reservatie worden de praktische gegevens meegedeeld i.v.m. ophalen sleutel.

Vaste gebruikers (wekelijkse activiteiten) kunnen na afspraak met de dienst Vrije Tijd over de nodige sleutels beschikken.

Voor bepaalde activiteiten kan er gewerkt worden via een zaalverantwoordelijke (ophalen sleutel - controle achteraf).

 

Artikel 6: Schade

§ 1. De gebruiker zal de ter beschikking gestelde lokalen, met bijhorend meubilair en uitrusting, gebruiken als een goede huisvader.

§ 2. Het meubilair en de uitrusting dienen na gebruik steeds terug te worden geplaatst in oorspronkelijke toestand. Materiaal dat door de gebruiker op eigen risico wordt meegebracht en gebruikt, moet na de activiteit onmiddellijk worden verwijderd.

§ 3. Indien de huurder, bij ingebruikname van de zaal, geen opmerkingen meldt bij de gemeentelijke diensten stemt de gebruiker in met de toestand van de zaal.

§ 4. Indien de gebruiker materiële schade vaststelt of veroorzaakt heeft, dient hij het gemeentebestuur hiervan te verwittigen. Dit kan schriftelijk, telefonisch of persoonlijk bij de dienst Vrije Tijd.

§ 5. De materiële schade wordt, tegen kostprijs, doorgerekend aan de verantwoordelijke gebruiker. Indien er schade hersteld wordt door eigen personeel, zullen de vereiste manuren, nodig voor het uitvoeren van het werk, doorgerekend worden aan de verantwoordelijke gebruiker. Hiervoor wordt het retributiereglement voor tussenkomst door de gemeentelijke diensten voor prestaties voor rekening van derden toegepast zoals goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 26 maart 2019.

De gemeente heeft steeds het recht toezicht uit te oefenen op het gebruik van de gemeentelijke zaalinfrastructuur met het oog op het naleven van het reglement.
Het college van burgemeester en schepenen kan de maatregelen treffen die zich opdringen om redenen van openbare orde en veiligheid.

Bij schade en inbreuken kan het college van burgemeester en schepenen de toegang tot de gemeentelijke zalen ontzeggen aan de verantwoordelijke gebruiker.

 

Artikel 7: Schoonmaak

• Bij reguliere activiteiten (sport, vergadering, cursus …):

Het lokaal dient netjes achtergelaten te worden.

Bij workshops waarbij met materialen wordt gewerkt (naaien, bloemschikken enz.) wordt gevraagd om de lokalen uit te borstelen om de vloer proper te houden. Er is een basisset kuismateriaal ter beschikking om gemorste substanties op te kuisen.

Bij gebruik van sportzalen dient na gebruik de zaal geveegd/gemopt te worden.

Voor klein afval staan de nodige afvalbakken ter beschikking. GFT en glas dienen steeds te worden meegenomen.

• Bij grote occasionele activiteiten (vb restaurantdagen):

Na afloop van de activiteit dienen alle lokalen grondig schoongemaakt te worden (vloeren dweilen, toiletten poetsen, meubilair reinigen…).

 

Bij een gebrekkige schoonmaak wordt een forfaitaire kost van 100 euro verhoogd met de kost van het poetsen van de zaal, doorgerekend aan de verantwoordelijke gebruiker. Hiervoor wordt het retributiereglement voor tussenkomst door de gemeentelijke diensten voor prestaties voor rekening van derden toegepast zoals goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 26 maart 2019

Alle vuilnis, inclusief frituurolie, dient door de huurder meegenomen te worden. De organisator streeft ernaar om het afval te beperken en maximaal te sorteren. Hij kan hiervoor gebruik maken van de gemeentelijke ondersteuningsmogelijkheden.

De dienst Vrije Tijd of zaalverantwoordelijke zal ten laatste bij het afhalen van de sleutel aan de gebruiker meedelen welke regeling inzake schoonmaak van toepassing is op de activiteit.

 

Artikel 8: Gebruik van de keuken

Gebruik van de keuken wordt aangerekend indien de keukentoestellen gebruikt worden. Voor het maken van koffie en koel zetten van drank tijdens reguliere activiteiten wordt geen huur aangerekend.

De gebruiker staat in voor de afwas van het gebruikte materiaal en zorgt zelf voor handdoeken, afwasmiddel, schoteldoeken en/of schuursponsje.

De gebruiker laat de apparaten steeds afkoelen alvorens te reinigen.

De keukentoestellen moeten door de gebruiker met zorg behandeld worden.

 

Artikel 8 bis: Gebruik van de pastorietuin Oud-Heverlee

Het gebruik van pastorietuin kan zowel bij de huur van Den Bogaard als van de pastorie aangevraagd worden. De bepalingen van de artikel 6 en 7 zijn van toepassing bij het huren van de pastorietuin. De tuin moet tijdens de huur steeds toegankelijk blijven van het publiek. Uitzonderingen hierop kunnen mits motivatie toegestaan worden door het college van burgemeester en schepenen.

 

Artikel 9: Bescherming vloer
Bij gebruik van de sportzalen voor andere dan sportactiviteiten dienen mogelijks beschermmatten te worden gelegd. Contacteer de dienst vrije tijd voor concrete afspraken hieromtrent.

 

Artikel 10: Bepalingen Gemeentelijke Basisscholen
In de scholen worden enkel activiteiten toegelaten die de werking van de school niet hinderen. Een aanvraag voor het gebruik van de schoolinfrastructuur dient steeds omstandig gemotiveerd te worden. De voorkeur gaat uit naar het gebruik van de zalen van type 1.

De speelplaats kan gebruikt worden voor de aan- en afvoer van materiaal. De speelplaats kan echter niet gebruikt worden als parking.

Er worden geen gefrituurde producten klaargemaakt binnen de gebouwen. Specificaties voor het gebruik van GBS De Hazensprong Haasrode:

Bij gebruik van de benedenverdieping is het niet toegestaan om de bovenverdieping te betreden.

De gebruiker is vrij om de schikking van de refter te veranderen. Bij het beëindigen van de activiteit dient de schikking van de refter overeen te komen met de plannen aanwezig in beide refters.

Het gebruik van de aanwezige frigo’s en de accumulatieoven is niet toegestaan, evenmin als de stopcontacten waarop deze aangesloten zijn.

Er worden geen elektrische toestellen ingezet boven 3000W zonder aangepaste elektriciteitsaanvoer.

Het gebruik van keukenmateriaal kan enkel na afspraak.

De aanwezige muziekinstrumenten worden niet gebruikt, tenzij mits toestemming van de directie van academie de Vonk.

De gebruiker neemt de nodige maatregelen om glas op de speelplaats te voorkomen of op te ruimen.

Het gebruik van de speeltuigen is niet toegelaten. Bij vaststelling van schade zal deze aan de gebruiker worden doorgerekend.

 

Artikel 11: Bepalingen voor gebruik van GC De Roosenberg

Bij de huur van de zaal door erkende amateurkunstenverenigingen voor een eigen productie zijn 5 repetitiemomenten en 1 generale repetitie inbegrepen.

 

Artikel 12: Sabam en billijke vergoeding
Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het aanvragen van de nodige vergunningen zoals Sabam, toelating voor de organisatie van een evenement aan het college van burgemeester en schepenen …

Voor volgende gebouwen loopt er een jaarovereenkomst voor billijke vergoeding:

• Gemeenschapscentrum De Roosenberg: Aangepast tarief met dans
• OC Blanden sportzaal: Basistarief sociale en culturele activiteiten
• Den Boogaard: Aangepast tarief met dans

 

Op de andere locaties staat de gebruiker zelf in voor de aanvraag en betaling van de billijke vergoeding.

 

Artikel 13: Toezicht

De gemeente heeft steeds het recht toezicht uit te oefenen op het gebruik van de gemeentelijke zaalinfrastructuur met het oog op het naleven van het reglement. Het college van burgemeester en schepenen kan de maatregelen treffen die zich opdringen om redenen van openbare orde en veiligheid.

Bij schade en inbreuken kan het college van burgemeester en schepenen de toegang tot de gemeentelijke zalen ontzeggen aan de verantwoordelijke gebruiker.

 

Artikel 14: Gebruik

• De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de uren die werden gereserveerd. Elke aanwezigheid buiten de gereserveerde gebruiksduur is verboden. Niet-gereserveerde uren zullen dubbel worden aangerekend.
• De gebruiker mag de lokalen voor geen ander doel gebruiken dan die waarvoor de terbeschikkingstelling werd toegestaan.
• Onderverhuring is ten strengste verboden.
• Het is verboden te overnachten in de lokalen.
• De gebruiker is verantwoordelijk voor het beperken van overlast voor de buren, het opruimen van afval rondom de gebouwen
• De gebruiker is op de hoogte dat alle nodige vergunningen (drank, geluid,…) zelf en apart aangevraagd dienen te worden.
• Bij evenementen voor meer dan 500 man en/of vanaf geluidscategorie 2 moet er ook een evenementenaanvraag ingediend worden.

 

Artikel 15: Verbruik
Een zuinig gebruik van elektriciteit, water, verwarming, gas, enz. dient nagestreefd te worden.

 

Artikel 16: Veiligheid

Het is niet toegelaten om brandbare versieringen aan te brengen of de lokalen dermate te gebruiken dat de brandveiligheid in het gedrang komt. De nooduitgangen en toegangswegen dienen steeds vrijgehouden te worden. De maximumcapaciteit van de zalen mag niet overschreden worden.

Binnen de gebouwen is het gebruik van gasflessen, petroleumvuren of bijkomende elektrische verwarmingstoestellen verboden.
De organisator voorziet zelf EHBO materiaal.

 

Artikel 17: Rookverbod

Er geldt een nieuw rookverbod via de wet van 26 maart 2024 dat wordt toegepast op een aantal publiek toegankelijke plaatsen in openlucht en aan in/uitgangen van publiek toegankelijke plaatsen. 

Verder geldt er een rookvrije perimeter van 10 meter bij in/uitgangen (ook nooduitgangen) aan de gemeentelijke gebouwen.

 

Artikel 18: Verzekering en aansprakelijkheid

De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of verlies van bezittingen, noch voor om het even welke schade van lichamelijke of materiële aard, door de gebruiker veroorzaakt.

De huurder is burgerlijk aansprakelijk voor elke activiteit die onder zijn naam doorgaat. Ongevallen ten gevolge van de aard en organisatie van zijn activiteit vallen uitsluitend onder zijn last. De huurder wordt verzocht hiervoor de nodige verzekeringen af te sluiten. Er dient echter geen brandverzekering afgesloten te worden, aangezien de brandverzekering van het gemeentebestuur een afstand van verhaal voorziet aan derden. Er wordt wel aangeraden een verzekering “brand- en waterschade” af te sluiten voor materialen die niet toebehoren aan de gemeente.

 

Artikel 19: Tarieven

 

Infrastructuur	Categorie	0	1	2
OC Sint-Joris-Weert	Dagtarief	0 euro	75 euro	300 euro
Sportzaal	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
Cafetaria of vergaderzaal	Uurtarief	0 euro	3 euro	6 euro
OC Blanden	Dagtarief	0 euro	75 euro	300 euro
Sportzaal	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
Keuken of vergaderzaal	Uurtarief	0 euro	3 euro	6 euro
Pastorie Oud-Heverlee	Dagtarief	0 euro	50 euro	/
	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
Den Bogaard	Dagtarief	0 euro	100 euro	350 euro
	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
GC De Roosenberg	Dagtarief	0 euro	150 euro	400 euro
	Extra dag	0 euro	50 euro	200 euro
Zaal	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
Ateliers	Uurtarief	0 euro	3 euro	6 euro
Scholen	Dagtarief	0 euro	75 euro	/
Refter Hazensprong	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
Turnzaal Hazensprong	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
Zaal de Lijsterboom	Uurtarief	0 euro	5 euro	10 euro
GH zaal Miradal/Meerdael	Dagtarief	/	/	/
	Uurtarief	0 euro	3 euro	/
Paviljoen Zoet Water	Dagtarief	0 euro	0 euro	0 euro
	Uurtarief	0 euro	0 euro	0 euro

 

Met verenigingen die hoofdgebruiker zijn van een bepaalde locatie kan een afzonderlijke huurovereenkomst afgesloten worden.

 

Vanaf 6u aansluitende verhuring zal het dagtarief doorgerekend worden.

 

Artikel 20: Annulaties

Indien de reservatie van infrastructuur voor evenementen geannuleerd wordt :

• meer dan 2 maanden voorafgaand aan de reservatie, blijft 0% van de retributie verschuldigd
• tussen de 2 maanden en 2 weken voorafgaand aan de reservatie, blijft 50% van de retributie verschuldigd
• minder dan 2 weken voorafgaand aan de reservatie blijft de volledige retributie verschuldigd
• Indien de reservatie van infrastructuur voor basiswerking of repetitieve activiteiten geannuleerd wordt, blijft 0% van de retributie verschuldigd.

 

Artikel 21:
Over aangelegenheden die niet voorzien zijn in dit reglement of uitzonderingen op dit reglement heeft het college van burgemeester en schepenen beslissingsbevoegdheid.

 

Artikel 22:
De gebruiker erkent in het bezit te zijn van dit reglement en verklaart zich hiermee akkoord.