Er wordt voorgesteld dat volgende partijen een samenwerkingsovereenkomst afsluiten over de overheidsopdracht ‘Terug naar de bron’ in kader van de subsidie Lokale Open Ruimte Trajecten, Provincie Vlaams-Brabant:
1. de provincie Vlaams-Brabant, gevestigd te Provincieplein 1, 3010 Leuven, en vertegenwoordigd door de deputatie, voor wie optreden Ann SCHEVENELS, gedeputeerde- verslaggever voor Ruimtelijke Planning, en Hilde TORFS, directeur Ruimte, in uitvoering van het besluit van de deputatie d.d. 29 juni 2023,
hierna genoemd ‘de Provincie' ;
2. de gemeente Huldenberg, gevestigd te Gemeenteplein 1, 3040 Huldenberg, met KBO- nummer: 0207.519.820, en vertegenwoordigd door Danny VANGOIDTSENHOVEN, burgemeester, en Caroline PETERS, algemeen directeur,
hierna genoemd ‘ de gemeente Huldenberg’ ;
3. de gemeente Bertem, gevestigd te Tervuursesteenweg 178, 3060 Bertem, met KBO-nummer 0207.516.256, en vertegenwoordigd door Joël VANDER ELST, burgemeester, en Kris PHILIPS, algemeen directeur (wnd.),
hierna genoemd ‘de gemeente Bertem’ ;
4. de gemeente Hoeilaart, gevestigd te Jan van Ruusbroecpark, 1560 Hoeilaart, met KBO- nummer: 0206.562.092, en vertegenwoordigd door Tim VANDENPUT, burgemeester, en Jan THIJS, algemeen directeur,
hierna genoemd ‘de gemeente Hoeilaart’;
5. de gemeente Oud-Heverlee, gevestigd te Gemeentestraat 2, 3054 Oud-Heverlee, met KBO- nummer: 0207.523.679, en vertegenwoordigd door Bart CLERCKX, burgemeester, en Marijke PERTZ, algemeen directeur,
hierna genoemd ‘ de gemeente Oud-Heverlee’ ;
6. de gemeente Overijse, gevestigd te Begijnhof 17, 3090 Overijse, met KBO-nummer: 0207.512.001, en vertegenwoordigd door Inge LENSECLAES, burgemeester, en Dieter VANDERHAEGHE, algemeen directeur,
hierna genoemd ‘de gemeente Overijse’ ;
7.de stad Leuven, gevestigd te Professor Roger Van Overstraetenplein 1, 3000 Leuven, met KBO-nummer 0207.521.503, en vertegenwoordigd door de gemeenteraad, voor wie optreden Mohamed RIDOUANI, burgemeester, en Geertrui VANLOO, algemeen directeur,
hierna genoemd ‘de stad Leuven’ ;
7. CV Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening, gevestigd te Vooruitgangstraat 189, 1030 Brussel, met KBO-nummer: 0224.771.467, en vertegenwoordigd door Hans Goossens, directeur generaal
hierna genoemd ‘De Watergroep’;
Het provinciebestuur startte in 2018 het concept Lokale Ruimte Trajecten op, om in het kader van de vernieuwing van het provinciaal ruimtelijk beleid samenwerkingsverbanden op te zetten met gemeenten om vernieuwende instrumenten ter uitvoering van het ruimtelijk beleid in de praktijk te brengen. Hiertoe werd een eerste raamcontract ‘Lokale Ruimte Trajecten’ gegund;
De deputatie besliste op 2 april 2020 besliste om een tweede raamcontract “te gunnen voor het uitvoeren van analyse, ontwerpend onderzoek en instrumentontwikkeling in het kader van lokale ruimtetrajecten;
De deputatie selecteerde op 2 april 2020 de volgende vijf bureaus in het kader van de raamovereenkomst RMT-RP PRJ-20180002 Raamcontract Lokale Ruimte Trajecten II:
De provincie Vlaams-Brabant lanceerde op 31 maart 2022 de open oproep ‘Lokale open ruimte trajecten’ voor gemeenten ter ondersteuning van hun open ruimte beleid. De provincie voorziet onderzoeksbudget voor en opvolging van het onderzoek naar concrete, innovatieve open ruimte vraagstukken. De indieningsdatum voor de eerste selectieronde werd op 1 juni 2022 werd vastgelegd. Er werden 16 projectideeën ingediend door 10 verschillende lokale besturen.
De deputatie besliste op 7 juli 2022 om na de eerste selectieronde 9 ontvankelijke kandidaturen toe te laten tot de tweede selectieronde voor de verdere uitwerking van een projectaanvraag en projectbegroting.
De gemeente Huldenberg diende op 15 september 2022 het dossier ‘Terug naar de bron’ in voor de tweede selectieronde. Deze indiening gebeurde in samenwerking met De Watergroep, de gemeenten Bertem, Hoeilaart, Oud-Heverlee, Overijse en de stad Leuven. De focus van het project ligt op de inventarisatie van de bronnen, het opmaken van een juridisch kader voor bronnen en het uitwerken van een code van de goede praktijk.
De deputatie keurde op 19 januari 2023 vier kandidaturen goed binnen de oproep ‘Lokale Open Ruimte Trajecten’ en het project ‘Terug naar de bron’ – op basis van de raming van het projectvoorstel.
– een provinciale bijdrage in het onderzoeksbudget voorziet van 50.000 euro.
De partijen willen hun krachten bundelen voor de uitvoering van de deelopdracht ‘Terug naar de Bron’ binnen de raamovereenkomst ‘Lokale Ruimte Trajecten II’;
Artikel 1: De gemeenteraad keurt onderstaande samenwerkingsovereenkomst goed:
Artikel 1. Voorwerp en doelstelling van deze overeenkomst.
1.1. Voorwerp van deze overeenkomst.
§1. Deze overeenkomst heeft betrekking op de samenwerking tussen de Partijen in kader van de uitvoering van de deelopdracht ‘Terug naar de bron’ binnen de raamovereenkomst ‘Lokale Ruimte Trajecten II’.
§2. Deze deelopdracht kadert binnen de open oproep ‘Lokale Open Ruimte Trajecten’.
§3. Wanneer er een bijkomende partner wil toetreden tot de projectcoalitie, wordt een addendum bij deze overeenkomst gevoegd. Dit addendum regelt de financiële verplichtingen van de toetredende partij maar kan in geen geval afwijken van deze samenwerkingsovereenkomst.
1.2. Doelstellingen van deze overeenkomst.
§1. Deze overeenkomst heeft als doelstelling het aanbesteden en uitvoeren van de deelopdracht zoals omschreven in het bestek ‘Lokale_Ruimte_Trajecten_II_RP_deelopdracht7_LORT: ‘Terug naar de Bron’’en bestaat uit drie deelopdrachten:
Art. 2. Verbintenissen van alle partijen.
2.1. Algemene verbintenissen.
§1. Voor de gunning van de deelopdracht in het kader van de raamovereenkomst, treedt de Provincie op als aanbestedende overheid.
§2. De Watergroep en de steden en gemeenten treden op als medefinancierders.
2.2. Verbintenissen inzake projectorganisatie
§1. De dagelijkse opvolging van de overheidsopdracht gebeurt door de leidend ambtenaar.
§2. Omwille van efficiëntie en het bewaken van de samenhang wordt de deelopdracht opgevolgd vanuit een kerngroep en dagelijks bestuur zoals bepaald in het bestek ‘Lokale_Ruimte_Trajecten_II_RP_deelopdracht7_LORT: ‘Terug naar de Bron’’.
§3. De kerngroep bestaat uit de ambtelijke afgevaardigden van de Partijen, een vertegenwoordiger van De Watergroep en de Vlaamse Milieumaatschappij en de projectcoördinatoren van de strategische projecten Horizon+ en WALDEN. De kerngroep begeleidt de overheidsopdracht inhoudelijk. Ze levert input en valideert de tussentijdse resultaten.
§4. De klankbordgroep bestaat minstens uit de leden van de kerngroep aangevuld met inhoudelijke experts inzake bronnen, namelijk een vertegenwoordiger van Fluvius, Aquafin, de Vlaamse Landmaatschappij, het Agentschap voor Natuur en Bos, het Regionaal Landschap Dijleland, het Departement Omgeving, de Vrienden van Heverleebos en Meerdaalwoud en de projectcoördinatoren van de strategische projecten Leven(de) Woluwe, OnverGETElijk en Zennevallei en van coördinatie Zenne. De klankbordgroep komt 2 maal per jaar samen voor de inhoudelijke begeleiding van het deelproces en helpt bij de creatie van breder draagvlak voor het project.
§5. De finale goedkeuring van het eindproduct gebeurt door de leden van de stuurgroep van het Strategisch Project WALDEN. Deze stuurgroep wordt voor het onderwerp ‘Terug naar de bron’ aangevuld met de projectcoördinator van het Strategisch Project Horizon+, een politieke vertegenwoordiging van de gemeenten Overijse en Hoeilaart, alsook één vertegenwoordiger van de Watergroep. Ook de partijen die tijdens de loop van de opdracht toetreden tot deze samenwerkingsovereenkomst, zullen één vertegenwoordiger afvaardigen in de stuurgroep.
§6. De Provincie Vlaams-Brabant treedt in naam en voor rekening van de partijen op als vertegenwoordiger van de stuurgroep bij het ondertekenen van de addenda bij deze overeenkomst. Elk addendum bij deze overeenkomst wordt, voordat deze ondertekend wordt, voor aanvaarding voorgelegd aan de stuurgroep.
Art. 3. Verbintenissen van de Provincie.
3.1. Algemene verbintenissen.
§1. De leidend ambtenaar wordt aangesteld door de Provincie.
§2. Indien zich tijdens de uitvoering belangrijke wijzigingen opdringen m.b.t. de uitvoering van de overheidsopdracht opdringen, vraagt de leidend ambtenaar onverwijld advies aan de andere Partijen.
Art. 4. Bepalingen inzake financiële verplichtingen.
§ 1. De Partijen staan gezamenlijk in voor de financiering van deze deelopdracht.
1° De kosten voor de deelopdracht, cf. het bestek ‘Lokale_Ruimte_Trajecten_II_RP_deelopdracht7_LORT: ‘Terug naar de Bron’’, worden gedragen door de Provincie als aanbestedende overheid voor 47,6% van het totaalbedrag (50.000 euro), door de Watergroep voor 47,6% van het totaalbedrag (50.000 euro) en door de steden en gemeenten elk ten belope van 0,79% van het totaalbedrag (834 euro).
2° De eventuele kosten die niet voorzien zijn in het bestek en de meerkosten worden verdeeld in onderling overleg, met de initiële verdeling als basis en in overeenstemming met de inhoudelijke verdeling van meerkosten.
§2. De Partijen reserveren de nodige financiële middelen voor de uitvoering van deze deelopdracht en de opvolging ervan.
§3. Elke partij betaalt zijn aandeel afzonderlijk aan de dienstverlener zoals opgenomen in het bestek ‘Lokale_Ruimte_Trajecten_II_RP_deelopdracht7_LORT: ‘Terug naar de Bron’’. Bij de gunning worden de nodige afspraken gemaakt over de fasering van deze betaling. De leidend ambtenaar behoudt het overzicht over de gefactureerde bedragen en coördineert desgevallend discussies over de aangerekende bedragen.
§4. De financiële verplichtingen van partijen die middels een addendum toetreden tot deze overeenkomst, worden duidelijk opgenomen in het betrokken addendum.
§4. Alle vermelde bedragen in deze overeenkomst zijn inclusief BTW waar toepasselijk.
Art. 5. Rapportering.
§1. De leidend ambtenaar organiseert overlegmomenten met de dienstverlener zoals bepaald in het bestek en zoals overeengekomen bij de gunning.
§2. De leidend ambtenaar organiseert opvolgingsvergaderingen met de kerngroep en de klankbordgroep.
§3. De logistieke kosten verbonden aan de overlegmomenten bedoeld in dit artikel worden in onderling overleg verdeeld tussen de Partijen.
Art. 6. Intellectuele rechten.
§1. De Provincie maakt overeenkomstig het bestek afspraken met de dienstverlener met betrekking tot de intellectuele eigendomsrechten die rusten op de resultaten van de deelopdracht.
§2. In deze afspraken wordt rekening gehouden met de volgende elementen:
1° Alle uitgangsproducten, tussenproducten en eindproducten voor deze opdracht worden bij de oplevering gemeenschappelijke eigendom van de Partijen.
2° Aan de Partijen wordt het recht van reproductie, adaptatie, vertaling en publicatie toegekend. 3° Aan de Partijen wordt het recht toegekend om de producten aan derden mee te delen.
Art. 7. Communicatie en publiciteit.
§ 1. De Partijen vermelden het logo van de andere Partijen:
a) op iedere informatiedrager over deze overeenkomst. Een informatiedrager kan bijvoorbeeld zijn: een advertentie, een audiovisuele boodschap, een affiche, een brochure, een website...;
b) in iedere correspondentie over deze overeenkomst.
§ 2. Elk logo is wettelijke beschermd door het auteursrecht. Onverminderd §1, is elk ander gebruik van het logo van een andere partij verboden zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming.
§ 3. De Partijen engageren zich om elk contact met de media en elke externe communicatie (website, sociale media, …) in verband met het voorwerp van de samenwerkingsovereenkomst te laten voorafgaan door onderling overleg tussen de Partijen.
§ 4. Vrijgave van de uitgangsproducten, tussenproducten en/of eindproducten, evenals communicatie hierover naar derden toe, is enkel toegestaan na akkoord van de Partijen.
Art. 8. Inwerkingtreding, duur en einde van deze overeenkomst.
§ 1. Deze overeenkomst treedt in werking op de datum van ondertekening door de laatste partij en eindigt bij de definitieve oplevering van de deelopdracht.
De Partijen bezorgen de gedateerde en gehanteerde overeenkomst per mail aan de provincie ten laatste veertien kalenderdagen na de goedkeuring waarna de provincie per mail alle goedkeuringen aan de Partijen bezorgt.
§ 2. Deze overeenkomst kan enkel in onderling schriftelijk akkoord van elke Partij vroegtijdig worden beëindigd.
Art. 9. Geschillenregeling.
§ 1. De Partijen verbinden zich ertoe om steeds in alle geschillen waarin één van de Partijen in het kader van de deelopdracht en uitvoering van de raamovereenkomst betrokken raakt, vrijwillig tussen te komen. Voor zover de Partijen geen tegenstrijdige belangen hebben, verbinden zij zich ertoe om gezamenlijk op te treden en een zelfde advocaat te nemen, onder voorbehoud van goedkeuring door de verzekeraars van de Partijen.
§ 2. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing.
§ 3. Voor de geschillen tussen de Partijen met betrekking tot deze overeenkomst, zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Leuven bevoegd.
§ 4. De Partijen bezorgen elkaar alle inlichtingen die nodig of nuttig zijn i.h.k.v. van eventuele gerechtelijke procedures met derden.
§ 5. Aansprakelijkheden die voortvloeien uit deze overeenkomst, worden door de partijen verdeeld in verhouding tot hun aandeel in de feiten die ten de grondslag liggen aan de schade die de aansprakelijkheid in het gedrang brengen. Indien de aansprakelijkheid aan één partij is toe te wijzen, vrijwaart deze de andere partijen.
Art. 10. Bijlagen.
Volgende bijlagen worden bij deze overeenkomst gevoegd en maken er integraal deel van uit: