Terug gemeenteraad

Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van de rapportering van de financieel directeur omtrent het verlenen van het voorafgaand visum tijdens het eerste semester van 2021.

Artikel 1: De gemeenteraad besluit volgende huurovereenkomst af te sluiten met de kerkfabriek van Oud-Heverlee:

Tussen

het gemeentebestuur van Oud‐Heverlee, Gemeentestraat 2, 3054 Oud‐Heverlee verder genoemd “de gemeente”, vertegenwoordigd door Bart Clerckx, burgemeester en Marijke Pertz, algemeen directeur

en

de kerkfabriek Sint‐Anna & Sint‐Magdalena, Dorpsstraat 60, 3050 Oud‐Heverlee (ondernemingsnummer 0211.287.378),

verder genoemd “de kerkfabriek”, vertegenwoordigd door betrokkene 1, voorzitter en betrokkene 2, secretaris

wordt m.b.t. de afwerking van de restauratie van de pastorie Sint‐Anna, gelegen Dorpsstraat 60, 3050 Oud‐Heverlee, kadastraal gekend als Oud‐Heverlee, Afdeling 1, Sectie B, nrs. 121 D en 122 F (24086/B/0121/D/000/00/P0000 met een oppervlakte van 955 m² en 24086/B/0122/F/000/00/P0000 met een oppervlakte van 1.020 m²) overeengekomen wat volgt:

Voorafgaande vaststellingen

1. De pastorie Sint‐Anna is een geaffecteerde pastorie.
2. De pastorie werd als onroerend erfgoed geklasseerd bij KB van 26 februari 1980, en is gelegen in een geklasseerd dorpsgezicht (KB van 26 februari 1980)
3. De pastorie is eigendom van de kerkfabriek. Dit werd door beide partijen bevestigd in een notariële akte van 25 november 2015.
4. Het restauratiedossier werd door de gemeente goedgekeurd op 24 februari 2012, door de provincie Vlaams‐Brabant op 2 februari 2012, en door het Vlaams Gewest (Afdeling Onroerend Erfgoed) op 4 juni 2012.
5. Het perceel kadastraal gekend als Oud‐Heverlee, Afdeling 1, Sectie B nr 125 G (vroeger 125 E), (24086/B/0125/G/000/00/P0000) met een oppervlakte van 15 a 54 ca, gelegen achter de pastorie aan de Bogaardenstraat is eigendom van de kerkfabriek (akte aankoop van 4 juli 1935), en maakt deel uit van het geklasseerd dorpsgezicht.
6. De decretale verplichting over het verlenen van een investeringstoelage door de gemeente aan een kerkfabriek creëert geen specifieke eigendoms‐ of gebruiksrechten op het gebouw voor de verlener van de toelage.

1. Lening

(1) Met het oog op de afwerking van de restauratie van de pastorie heeft de kerkfabriek een lening afgesloten van 310.000 euro, met een looptijd van 15 jaar en 6 maanden.

(2) De gemeente Oud‐Heverlee hoeft voor deze lening geen borgstelling te verlenen.

(3) De kerkfabriek zal de delging van de lening en de intrest op het openstaand bedrag in de meerjarenplannen opnemen en in het jaarlijks exploitatiebudget. Ook de huurontvangsten van de twee woonheden in de gerestaureerde pastorie worden in het exploitatiebudget opgenomen.

(4) De kerkfabriek engageert zich ertoe in geen enkel geval de pastorie Sint‐Anna te vervreemden gedurende de looptijd van de lening.

(5) Noch tijdens de looptijd van de lening, noch bij de terugbetaling ervan verwerft de gemeente enig recht op de pastorie. Indien de kerkfabriek zou beslissen om na de afbetaling van de lening het pastoriegebouw te verkopen verkrijgt de gemeente wel een voorkeurrecht bij gelijke biedprijs.

2. Perceel 125 G (E) en perceel 122 F (deel)

(1) De kerkfabriek kent aan de gemeente een gebruiksrecht toe van het perceel 125 G (vroeger 125 E) met een oppervlakte van 15 a 54 ca en  het perceel 122 F (achtertuin van de pastorie) met een oppervlakte van 11a40ca zoals afgebeeld op bijgevoegd plan. De totale oppervlakte bedraagt aldus ongeveer 27 a.

Het “dodenhuisje” en de bijhorende berging op het perceel 125 G worden beschouwd als onderdeel van het perceel 125 G, en maken deel uit van deze overeenkomst.

(2) Gedurende de periode waarin de delging van de lening gebeurt via de exploitatietoelage in de meerjarenplannen en de budgetten is de gemeente geen vergoeding verschuldigd.

De vergoeding voor het gebruik van het perceel, zoals vermeld in (1), is pas verschuldigd vanaf het ogenblik dat de lening terugbetaald is. Dan zullen beide partijen, in onderling overleg, het bedrag van de jaarlijkse vergoeding voor de volgende jaren vastleggen.

Maar de gemeente mag het perceel gebruiken vanaf 1 september 2021.

(3) De overeenkomst houdt niet in dat huurder van het perceel het recht verkrijgt om vaste onroerende constructies of constructies onroerend door bestemming op de grond op te richten. Wel mag kleinschalige recreatieve infrastructuur opgericht worden en mag het bestaande groene karakter van het perceel ingericht worden en de biodiversiteit vergroot, met respect voor de voorwaarden die Onroerend Erfgoed oplegt voor deze zone.

(4) De gebruiker is verplicht het goed, in alle opzichten, in goede staat van onderhoud te houden. Hij zal instaan voor het maaien van het gras, de beheersing van onkruid, het snoeien van struiken en bomen.

(5) De gemeente zal zelf instaan voor de verzekering van de recreatieve infrastructuur die op het perceel opgericht wordt, en een verzekering afsluiten om zijn aansprakelijkheid bij ongevallen te dekken. Een bewijs van deze verzekering en de jaarlijkse premiebetaling zal aan de kerkfabriek bezorgd worden.

3. Gelijkvloers – vergaderzaal

(1) De gemeente huurt de zaal op het gelijkvloers van het gebouw. De zaal bestaat uit één grote ruimte en is volledig uitgerust met vergadertafels en stoelen. Daarnaast is er ook een projectiescherm en projector aanwezig. Bij deze huur is het gebruik van het sanitair blok en de kitchenette, gelegen aan de rechterzijde van het gebouw, toegelaten. Maar het bureel van de kerkfabriek is niet in de huur begrepen. Ook het occasioneel gebruik van de voortuin van het pastoriegebouw is begrepen in deze huur.

(2) De maandelijkse huurprijs wordt bepaald op 450 euro. Deze huurwaarde zal geïndexeerd worden op de verjaardag van de inwerkingtreding van de huurovereenkomst op basis van de gezondheidsindex (basis 2013), waarbij de maand vóór de ingangsdatum van de overeenkomst als basis zal dienen.

(3) De huurder staat in voor het onderhoud van de gehuurde en de gebruikte lokalen, en de gemeenschappelijke toegang (inkomhall)

(4) De huurder zal ook instaan voor het onderhoud (maaien gras, beheersen onkruid, snoeien bomen) van de voortuin en de achtertuin van het pastoriegebouw.

(5) De kerkfabriek zal het gebouw verzekeren tegen brand en ongevallen met afstand van verhaal tegenover de huurder. De kosten van deze verzekering zullen door de verhuurder en de huurder gedragen worden, elk voor de helft (pro rata het deel van het gebouw).

4. Start en opzegbaarheid van de overeenkomst

De huurovereenkomst vangt aan op 1 september 2021 en kan door één van de partijen slechts opgezegd worden mits een vooropzegtermijn van één jaar. De huur van het lokaal bedoeld in punt 3 vangt aan na de oplevering van het gebouw.

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het bestek goed met nummer INFRA/2021/TRACTOR en de raming voor de opdracht “Aankoop tweedehands tractor”, opgesteld door de dienst infrastructuur. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De totale geraamde uitgave bedraagt €58.000,00 exclusief btw of €70.180,00 inclusief 21% btw.

Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking.

Artikel 3: Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de verdere uitvoering van dit dossier.

Artikel 4: De uitgave voor deze opdracht wordt voorzien in het meerjarenplan met budgetsleutel 2020/2430000/ALG BES/0119/001TD - Rollend materieel - gemeenschapsgoederen /Overige algemene diensten/Techn. dienst (adm., magazijn, wagenpark).

Artikel 1: De gemeenteraad keurt de selectieleidraad, het lastenboek, en de indicatieve raming ten bedrage van 90.000 euro inclusief 21% btw, goed voor de opdracht ”Aanstelling van een ontwerpteam voor de realisatie van een nieuwe parochiezaal in de beschermde dorpskern van Oud-Heverlee”.

De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De indicatieve raming voor deze opdracht bedraagt 90.000 inclusief 21% btw.

Artikel 2: Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van een mededingingsprocedure met onderhandeling.

Artikel 3: Het college van burgemeester en schepenen wordt gelast met de verdere uitvoering van dit dossier.

Artikel 5: De uitgaven voor deze opdracht zijn voorzien in het meerjarenplan MJP000489 op budgetcode 2210000/WELZ/0705 -- Gebouwen - gemeenschapsgoederen /Gemeenschapscentrum.

Artikel 1: De gemeenteraad beslist het Masterplan Zoet Water goed te keuren:

Toekomstvisie Zoet Water

Al meer dan 100 jaar is het Zoet Water een plek om te recreëren, om er even tussenuit te zijn, uit het huis, weg van werk, weg van de stad. De landschappelijke setting van het Zoet Water biedt het uitgelezen kader: middenin een majestueus woud, op de zuid-gerichte helling met zicht op het open water in de vallei. De erfgoedrelicten Spaans Dak, Molen, cascadevijvers en paddenstoel zorgen voor een vleug romantiek, de horecazaken en speelelementen voor plezier en vertier.

Doorheen de jaren zijn activiteiten gekomen en gegaan. Dit heeft aan het bos ‘geknaagd’, de site versnipperd en verrommeld. Veel van de overgebleven gebouwen en inrichtingselementen zijn ondertussen ook verouderd en de auto heeft een aantal van de beste plekjes op de site weten in te nemen. Om het Zoet Water weer te laten schitteren, het landschap te herstellen en de hedendaagse recreant met volle teugen te laten genieten is een reorganisatie en herinrichting nodig. De noden en ideeën van de inwoners werden via een aantal toekomstfora gecapteerd. Voor het uittekenen van het masterplan klopte het gemeentebestuur, in samenwerking met het team Vlaams Bouwmeester, aan bij de ontwerpers van Overlant landschapsarchitecten en Bulk architecten. Zij werden na grondige selectie naar voren geschoven om de toekomstvisie verder uit te werken en in een ontwikkelingsplan om te zetten.

Een park in het bos

Het vroegere gebruik heeft een aantal interessante landschappelijke elementen aan de site toegevoegd: zo zijn er plateaus met begroeide tussentaluds ontstaan, dijkjes, bomenrijen en bosschages aangelegd, waardevolle elementen die we waarderen en meenemen in het masterplan. Maar het Zoet Water krijgt haar identiteit toch voornamelijk door haar ligging in het woud. Er is bos hogerop, bos op de helling, bos tot aan het water. Op de projectzone zelf is het bos deels tot extreem uitgedund. Streefdoel is dan ook de bossfeer maximaal terug te brengen. Geen dicht en donker bos, maar een open bos, een park met een sterke bossfeer omringd door het woud. Het bos zal telkens een ander karakter hebben, zo streven we aan het water naar een zachte, groene oever met bomen, een helling met hoge bomen waar je vrij onderdoor kijkt en waaruit een aantal zichtassen naar water en Spaans Dak worden open gehouden, op de hoger gelegen zone pakken we de sportvelden in met een boskader.

Strategieën voor duurzame ontwikkeling:

Om het gebied duurzaam te herorganiseren en een solide basisstructuur te geven, maken we gebruik van een aantal strategieën:

Overal een even dichte bomenmassa voorzien is niet mogelijk en wenselijk. Maar om de ecologische waarde te vergroten, connecteren we de bossen rondom door de aanleg van verbindende bosstructuren dwars doorheen de site. We zetten ook in op een kwaliteitsimpuls voor de bestaande en nieuw aan te leggen boselementen

De bezoeker moet keuze krijgen uit een brede waaier aan activiteiten, intensiteiten en sferen. Maar de bezoeker moet zich ook te allen tijde comfortabel voelen. Een goede en spontane “wayfinding” staat hierin centraal. Een helder, herkenbaar en comfortabel intern padennetwerk kan hiervoor zorgen. Een hoofdpad verbindt de omgeving Waversebaan met de oevers van de vijvers en nog verder door richting de horecastrip en zelfs op termijn naar de Dijlevallei. We beschouwen het als de ruggengraat van het park. Waar nodig splits het pad zich op zodat ook fietsers, mensen bet buggy’s en andersvaliden de hellingen goed kunnen overbruggen. Dit pad rijgt een grote diversiteit aan programma’s aan elkaar en brengt bezoekers steeds weer terug naar hun startpunt. Graag houden we autobewegingen maximaal uit het park. Parkeren wordt dan ook geclusterd in 2 parkings aan de rand. Voor de Maurits Noëstraat bestaat geen alternatief, voor een aantal dorpen is het de enige verbinding. Deze kan dus niet zomaar geknipt worden. Wel zetten we in op het verlagen van de snelheid, veiligheid van de fietser en verhogen van de verblijfskwaliteit door een geheel nieuw profiel in breedte en lengte te voorzien.

Een laatste strategie zet in op een logische verdeling van het activiteitenprogramma. Zo richt de noordelijke zone zich op sport, het zuidelijke op spelen en cultuur. De zone daartussen bestaat uit een mix van beiden: bewegen met een hoog spelgehalte zeg maar. Anders dan de afgebakende sportvelden in het noordelijk deel is het hier belangrijk dat functies zich goed in de bosomgeving kunnen inpassen. Zo ontstaat een spontane gradiënt van sportactiviteiten over spelend bewegen naar cultuur en horeca.

Solide kapstok:

De dwarsende bosstructuren vallen vaak samen met de taluds tussen een twee bestaande landschapsterrassen. We noemen ze “de graften” naar hun gelijkenis op de graften in reliëfrijke oude akkerlandschappen. Aan deze bostaluds voegen we nog een parallel pad in halfverharding toe. Deze paden geven toegang tot zones rondom het park zoals Woodz lodges, gebouwen van de tennis en voetbal of geven toegang tot Heverleebos. Samen met de ruggengraat zorgen ze voor een solide kapstok waartussen activiteiten kunnen ontwikkelen en transformeren. Waar ze elkaar kruisen ontstaan knopen. De ideale plek voor een rust- en uitkijkpunt.

Zone zuid (hellingbos en oeverpromenade):

Deze zone staat in het collectief geheugen gegrift als het Zoet Water Recreatiepark. Dit is een plek waar jeugd, gezinnen en verenigingen van Oud-Heverlee en de bezoeker van verder elkaar ontmoeten. Ooit kon je hier via een zacht afhellende oever als voetganger tot bij het water komen. Dit willen we weer mogelijk maken door de rijweg t.h.v. de huidige parking uit te buigen, waardoor ruimte ontstaat voor een brede zachte oever en het doorgaande autoverkeer vertraagt. Een platform zorgt ervoor dat je helemaal tot bij het water komt en kan pootje baden. Van hieruit kan je over een vrij, in het groen liggend wandelpad, langsheen het water richting horeca wandelen. Of je kan de Noëstraat oversteken en de helling beklimmen. De stenige parkeervlakte maakt plaats voor een groene helling, je kan via trappen of via zacht hellende vlakken de valleiflank op en af. De zone voor parkeren wordt naar voorbeeld van de parking aan De Torenvalk ingericht en geïntegreerd. De plaats die ontstaat geeft het park de nodige ademruimte en biedt plaats aan buitenterrassen en nieuwe speelzones voor jonge kinderen. Een waterspelelement behoort zeker tot de mogelijkheden. Een plateau hoger verbreedt de ruggengraat tot een heuse belvedère. Vanaf bankjes onder de bomen krijg je een prachtig panorama over helling, vijvers, Spaans Dak met het Meerdaalwoud als decor. Het vroegere pizzahuis wordt omgevormd tot een éénvoudige open luifel, waar je droog kan zitten en waar de faciliteiten voor een tijdelijke barinrichting voorzien worden. De belvedère geeft uit op de zone van het jeugdhuis. Hier zal een nieuw en groter skateveld voor een brede doelgroep een plaats krijgen, alsook een sportbox. Aan de oostzijde van de ruggengraat krijgt de speelzone een verjongingskuur en wordt beter ingepast in de bosomgeving. Iets verderop wordt op de restanten van het vroegere themapark een bostheater aangelegd. De plek voor buitenvoorstellingen, eventjes, aankomst toertochten, trouwpartijen… Ook van daaruit heb je zicht op de vijvers, ga je hier nog verder dan duik je het Heverleebos in. Twee treden hogerop wordt de vroegere go-cart piste omgevormd tot een avontuurlijke pumptrack. Door grotendeels de vroegere piste als fundering in te zetten moeten hier geen of nauwelijks bomen voor wijken. Om de functionaliteit te verbeteren worden plateaus waar nodig verder uitgevlakt en “graften” verder geaccentueerd. Zo ontstaat een terrassenlandschap met parallelle natuurlijk begroeide taluds.

Praatplan De Roosenberg

Net als het speelpark is De Roosenberg deel van het collectief geheugen. Dit publieke ankerpunt is met haar nesteling in de helling en met het Heverleebos op de achtergrond ideaal gelegen. Ook het veelzijdige publieke programma biedt kansen. Voor de verschijningsvorm, de adressering van het gebouw, de relaties tussen de verschillende programma’s, de logistiek en zeker de binnen-buitenrelatie zien we mogelijkheden tot verbetering.

Net als voor het park maken we voor De Roosenberg een aantal strategische keuzes. Zo stellen we voor het bouwvolume compacter te maken om zoveel mogelijk ruimte voor buitenactiviteiten te garanderen. Het gebouw en haar functies een betere oriëntatie te geven, waarbij ook een betere relatie met het parkprogramma ontstaat, we gaan uit van een logische nabijheid: cafétaria met binnen en buitenterrassen die aansluiten op de speeltuin en gebruik maken van zowel middag- als avondzon, een foyer aan het water, bibliotheek op hoogte met zichten op vijvers en bossen. Ook bijzondere uitzichten worden ingeschakeld bij het opzetten van de ruimtes. Het ensemble Spaans Dak, paddenstoel en Meerdaalwoud worden als het ware ingekaderd. Het gebouw krijgt ook een nieuwe entree, een duidelijk adres in de zuidwestelijke hoek. Deze inkom is royaal en verwelkomend. Door haar ligging zal het als schakelruimte functioneren. Van hieruit worden relaties gelegd met alle programma’s in het gebouw. We zien De Roosenberg dan ook als een “samengesteld huis”, een gebouw met duidelijke gebouwdelen en heldere relaties. Het wordt geen volledig nieuw gebouw: we herbruiken de goede casco gebouwdelen zoals bijvoorbeeld de zaal. De ingreep zit vooral in de randen en franjes, bijgebouwen worden vervangen door een compacte, visueel rustige “schil”. Een rationele toevoeging die flexibiliteit en multifunctioneel gebruik toelaat.

Zone Noord

De noordelijke zone aan de Waversebaan heeft op dit moment geen duidelijk statuut en er is weinig ademruimte. De ruimte is publiek toegankelijk maar de bezoeker wordt niet hartelijk verwelkomt.

Om deze zone wel als een aangenaam en volwaardig onderdeel van het Zoet Water Park te kunnen beleven is er een duidelijk parkonthaal en heldere verbinding met het zuidelijk gedeelte nodig. Een goed uitgeruste parking met vertrekpunten naar het park kan deze rol opnemen. In het Masterplan wordt de locatie van een sporthal, gericht op lokaal gebruik, aangeduid. De verbinding met het zuidelijk deel wordt opgenomen door de ruggengraat. Deze dient in een voldoende brede publieke groenzone te liggen om als parkverbinding beleefd te worden.

Alle huidige sportfuncties krijgen een plek in deze zone. Er zal een “gemeentelijk open sportpark” aangelegd worden. Hoeveel functies deze zal kunnen opnemen zal afhangen van de beschikbare ruimte.

Beeldkwaliteit

Om het gebied tot een samenhangend geheel te transformeren en helder leesbaar te houden, werd reeds een beperkt materialenpallet geselecteerd. Het zijn duurzame en flexibel inzetbare materialen die zich goed laten inpassen in een bosomgeving en toch in staat zijn bijzondere accenten te leggen. Zo wordt cortenstaal gebruikt voor bijzondere elementen en knooppunten aan te duiden en hout voor alles wat je kan aanraken of als platform waar we bos en water willen beschermen. Voor verhardingen kijken we naar ecologische halfverhardingen, éénvoudig beton en de lokale Gobertangesteen.

Fasering

De reorganisatie zal in fases gebeuren. In het noordelijk deel moeten nog een aantal procedures doorlopen worden. In het zuidelijk deel zal snel aan de slag gegaan worden. Er wordt onmiddellijk gestart met het opruimen van het gebied en het herorganiseren van de parkhelling en de omvorming van het vroegere pizzahuis tot open luifel met faciliteiten voor de inrichting van een horecapunt en sanitaire voorzieningen, zodat dit een “gemeenplaats” kan worden, een “place to be” voor de inworners van Oud Heverlee. Tot slot zullen in de komende jaren een nieuw skatepark, sportbox en pumptrack al hun definitieve plek in het Zoet Water krijgen.

Visualisaties en details:

https://we.tl/t-VX1rz3EzJM

Artikel 1: De gemeenteraad gaat akkoord met het nieuw huishoudelijk reglement inzake de Gecoro.

Huishoudelijk reglement:

-Art.4 aanvullen met gemeenteraad van 15/12/2020:

De gecoro is volgens de bepalingen van de Codex vermeld in art. 1.3.3. samengesteld en bevestigd door de gemeenteraad van 27/08/2019, 18/02/2020, 15/12/2020 en 31/08/2021.

-Art.5 aanvullen met:

...Ook onafhankelijken zonder fractie kunnen in eigen persoon zetelen in de Gecoro.

-Art. 6

Een lid dat niet aan de vergadering kan deelnemen, waarschuwt zelf zijn plaatsvervanger, alsook het secretariaat van de Gecoro. Dit gebeurt een week voor de effectieve vergadering

- Art. 10

...Bij de behandeling van uitvoerige dossiers kan ook een voorafgaande of werkgroep na de vergadering worden samengeroepen.

- Art. 13

Uitnodigingen worden per e-mail en aan de hand van de e-notulen overgemaakt aan de leden, de plaatsvervangers en 1 afgevaardigde per fractie of onafhankelijke.

-Art. 15: de nodige discretie wordt tevens ook verwacht van de aanwezige politiekers tijdens de vergadering. De verkregen informatie op de Gecoro wordt niet verspreid.

-Art. 28

... Beeld- en geluidsopnames zijn verboden, tenzij via teams, mits akkoord van alle aanwezigen.

-Art. 31

De presentiegelden worden enkel uitbetaald als de leden op de fysieke vergadering de presentielijst hebben ondertekend. Op de online vergadering via teams wordt de aanwezigheid bevestigd aan de secretaris/voorzitter. De aanwezigheden worden opgenomen in de e-notulen.

Artikel 2: De gemeenteraad besluit de presentiegelden voor de leden en voorzitter van de Gecoro te behouden conform beslissing van 13 oktober 2020. 

Artikel 3: Een afschrift van deze beslissing wordt overgemaakt aan de provincie Vlaams-Brabant.

Artikel 1: De gemeenteraad keurt projectontwerp nr. 8 (zie bijlage kaart 3) – aanleg zandvang en erosiepoel op een deel van het perceel ter hoogte van de Bergenstraat met perceelnummer 397C, goed.

Artikel 2: De gemeenteraad besluit principieel om optie 4 - het aanstellen van een schatter voor het vastleggen van de kost voor het recht van opstel voor 20 jaar, en het opstellen van een bijhorende overeenkomst verder uit te werken. Notaris Gwen Daniëls wordt aangesteld om een ontwerp van opstalovereenkomst op te maken. 

Artikel 3: De gemeenteraad besluit een subsidieaanvraag voor het projectontwerp nr. 8 (zie bijlage kaart 3) in te dienen.

Artikel 4: De gemeenteraad gaat akkoord met volgende aanpassingen in de eerstvolgende wijziging van het meerjarenplan:

• MJP000449 wordt overgezet naar een investeringsbudget, en aangevuld om de volledige kostprijs van het project te dekken.
• MJP000450 zal worden aangepast om de bijkomende subsidies (91.500 euro + 15.000 euro) mee in rekening te brengen.

Artikel 5: De gemeenteraad geeft het mandaat aan het college van burgemeester en schepenen om tot een overeenkomst te komen met de gemeente Bierbeek omtrent de verdeling van de (rest)kosten.

Artikel 1: De gemeenteraad neemt kennis van onderstaand verslag van de burgemeester en schepen. Tijdens de zitting werd door burgemeester Bart Clerckx en schepen Jos Rutten ook de PPT toegelicht die als bijlage bij het agendapunt werd gevoegd. Deze PPT vat het verslag samen en bevat een aantal actualisaties.

Wateroverlast juli 2021 Oud-Heverlee

1. Inleiding

Deze nota volgt de structuur van de evaluatie die de provincie Vlaams-Brabant gaat maken rond de recente overstromingsproblematiek. Aanvullend op deze structuur wordt nagegaan welke lessen er getrokken zijn of kunnen worden.

De provincie Vlaams-Brabant heeft op een overleg op 23 juli aangekondigd dat ze een evaluatie gaat maken, die volgende punten zal bevatten:

1) analyse van de locaties met overstromingen. Welke impact? Welke zijn de oorzaken ?

2) evaluatie van de gevolgde noodplanning. Werden de burgermeesters en de burgers voldoende geïnformeerd? Hebben de waterbeheerders gedaan wat ze moesten doen? Waar liep het goed, waar liep het mis?

3) een overzicht van de huidige overstromingspreventieprojecten en maatregelen die gewerkt hebben, maar ook van de maatregelen die nog in projectfase zijn (vb. aanleg van bufferbekken maar  nog in ontwerpfase) en of deze versneld moeten worden, of waar moet er een nieuw project opgestart worden? Dit overzicht zal opgemaakt worden door de dienst Waterlopen van de provincie.

4) Ruimtelijke Ordening en de link met wateroverlast. Waar nog bouwen, welke voorwaarden kunnen opgelegd worden ?

2. 1. Locaties van overstromingen en impact

1. Aantal getroffen woningen (+ tuinen) St-Joris-Weert (Kauwereelstraat, Groot Neerveld, Klein Neerveld) door wateroverlast Nethen: 31, Beekstraat: 3, Molenstraat: 2.

2. Aantal getroffen woningen door Dijle: 1 in Leibeekstraat, 4 (of 5) ten zuiden van Neerijsebaan, Ophemstraat onbekend..

2.2. Oorzaken

2.2.1 Grootste probleem = beek/waterloop Nethen

Het grote piekdebiet van deze waterloop heeft geleid tot onderlopen van laagst gelegen delen van St-J-Weert: Kauwereelstraat, Roodsestraat, Groot Neerveld Klein Neerveld, Molenstraat en deels zuidzijde Beekstraat.

Mogelijke tot waarschijnlijke oorzaken los van extreme hoeveelheid neerslag:

a) te weinig buffering in Nethen en Beauvechain. Er is in het verleden reeds  vastgesteld dat  de grote verharde oppervlakte stroomopwaarts, onder meer militair domein Beauvechain leidt tot grote watertoevoer in Nethen. Intussen zijn er al wachtbekkens aangelegd in Beauvechain en in Tourinne-la-Grosse op de grens van Nethen, maar uit een gewestgrensoverschrijdend overleg van16 juni 2021 blijkt dat deze wachtbekkens (véél) te klein zijn.

b) te weinig ruimte voor afvoer abnormaal hoog tot extreem debiet in kort traject Dijlemolens St-JW en de 2 duikers/kokers. De kunstmatige bedding van de Nethen is daar te smal en de onderdoorgang van de spoorlijn Leuven – Ottignies vormt daar een flessenhals.

c) (mogelijke) problematiek van stuwbeheer door Dijlemolens.

Volgens sommige experts is het blijven stuwen bij hoogwater een probleem. Het beheer van het waterpeil van de Nethen ter hoogte van de Dijlemolens moet bekeken worden. Volgens experts is dit  vanuit integraal waterbeleid en vanuit overstromingrisciobenadering een absoluut niet wenselijke situatie omwille van

1. het gegeven dat het  water in de beek Nethen kunstmatig te hoog wordt gehouden met gevolgen voor het dorp Nethen – waterloop Nethen kan dan immers niet snel genoeg afwateren bij hoge neerslag, zeker omdat dan de Dijle nog niet hoog staat zodat de Nethen kan afwateren. Op basis van integraal waterbeleid – voorkomen overstromingen/gebruiken natuurlijke overstromingsgebieden, is het belangrijk dat bij verwachte piekdebieten er in de beginfase zo snel mogelijk water van de Nethen de Dijle in kan vloeien omdat normalerwijze  in eerste instantie de Nethen nog kan afvloeien in de Dijle.;

2. het opstuwen van de Nethen-M door de molenschotten  veroorzaakt een “watervaleffect” bij hoge debieten waardoor kracht van water zorgt voor zowel regressieve erosie (mogelijk aantasting van oevers van Nethen - Molenbeek) maar ook voor plotse verplaatsing van beekbodem en organische materiaal.

2.2.2.. Knel/aandachtspunten Dijle

Vaststelling: gemeten historisch peil van Dijle met 15 cm overschreden (van 29.35 naar 29.50). Meetreeks startte in 1973.

In het algemeen heeft het inrichting overstromingsgebied langs de Dijle goed gewerkt. Leuven is net droog gebleven dankzij enkele extra maatregelen (inschakeling kanaal Leuven-Mechelen voor extra afvoer) en tijdelijke constructie op Leigracht om water er iets langer vast te houden tot piek in Leuven voorbij was). Een algemene evaluatie zal door de VMM worden gemaakt.. De vulling van het  GOG stroomopwaarts was ver boven maximale vulpeil met oa gedeeltelijke overstroming van de parking tankstation E40.

Het bijzonder hoge waterpeil van de Dijle heeft geleid tot de volgende knelpunten in Oud-Heverlee:

a. overlopen van de Neerijsebaan, die in concept van overstromingsgebied als dijk is ingericht om waterafvoer richting bufferbekken Heverlee te vertragen. Er was een probleem met de duiker onder de Neerijsebaan: die is tijdelijk verstopt geweest.

b). onder water lopen van sommige kelders en tuinen van huizen ten zuiden van de Neerijsebaan.

c). langs de dijk van de VMM langsheen de Kauwereelstraat is een put voorzien op het laagste punt om verwacht grondwater ten gevolge van hoog peil van de Dijle over te pompen achter (= ten westen) van de dijk (bufferzone). Er is op dit moment geen pomp voorzien. Initieel zat dit in de planning van de VMM.

d) kelder en gelijkvloers van 1 huis in de Leibeekstraat zijn onder water gelopen.

e) aan de Ophemstraat zijn enkele tuinen ondergelopen van huizen ten westen van de Ophemstraat. Dit is deels opgelost door zandzakjes aan te brengen.

f) enkele kelders van oud woningen aan de Pastoor Tillemensstraat zijn ondergelopen door opkomend grondwater. Deze kelders zijn niet allemaal  waterdicht

g) enkele woningen langsheen de Roodsestraat zijn aangesloten op de gracht en kunnen niet afwateren omwille van hoog waterpeil in grachten langsheen Roodsestraat. Dit betekent dat huishoudelijk afvalwater niet kan afgevoerd worden en dat water doorheen rioleringsnet opborrelt in de toiletten.

h) deel van de Bogaardenstraat – Korbeek-Dijlestraat is overstroomd door Dijlewater. . Oorzaak is dat deze weg gelegen is in het gecontroleerd overstromingsgebied stroomopwaarts van Leuven en de weg is sneller overstroomd door de aanleg van een tijdelijke constructie op de Leigracht om overstromingen in Leuven te voorkomen

Er zijn opmerkingen gemaakt dat de hoge waterstand door de dammen van de bever de overstromingscapaciteit beperkt. Dit punt zal moeten onderzocht worden in relatie tot het algemeen beleid van het herstel van wetlands (verhoogde vastlegging van CO2, aangepaste vegetatie die tegen overstromingen kan) om zo bij te dragen aan het afvlakken van de piekdebieten.

2.3.. Aandachtspunten rioleringen

2.3.1. Op de hoek van de Kauwereelstraat – Beekstraat liep water van de riolering in enkele tuinen van de huizen van de Beekstraat zodat kelders onder gelopen zijn.

2.4 Wachtbekken. Blanden

Ter hoogte van het containerpark is een wachtbekken gemaakt. Dit heeft al enkele keren zijn nut bewezen. Echter bij de laatste hevige regenval was de uitstroom van het wachtbekken te groot en is het langs daar in enkele tuinen van woningen langsheen de Blandenstraat gelopen. De grootte van het wachtbekken is berekend dat slechts 1 op 20 jaar er een probleem zou zijn (retourperiode van 20 jaar).

2.5 Zoet Water

De vijfde vijver is overgelopen omwille van het hoge debiet van de Vaalbeek en het te kleine debiet van de duiker.

De eerste vijver aan de Waversebaan is overgelopen omwille van het hoog waterpeil.

3. Noodplanning

Enkele belangrijke aandachtspunten

1. Voor de gemeente Oud-Heverlee bestaat er een noodplanning rond overstromingen: een algemeen noodplan en een bijzonder noodinterventieplan. Deze plannen zijn te weinig gedetailleerd gebleken en zal n.a.v. de algemene evaluatie geactualiseerd en verder uitgewerkt moeten worden.

2. Er is het gevoel dat de waterbeheerders de gemeente Oud-Heverlee aan zijn lot heeft over gelaten. Er was geen proactieve communicatie noch van de provincie Vlaams-Brabant die de Molenbeek (Nethen) beheert, noch van de VMM. De gemeente Oud-Heverlee werd onvoldoende geïnformeerd. Voor de Dijle was er de perceptie – indruk dat de VMM zich – weliswaar terecht – focuste op stad Leuven, maar dit neemt niet weg dat directe en relevante informatie voor Oud-Heverlee een noodzaak blijft.

3. Ook de brandweer is niet altijd goed op de hoogte van hoe omgaan met water weg pompen. Er werd op een gegeven moment water in de riolering gepompt, maar dat heeft geen zin.

Wat liep goed ? door aandringen bij de Provinciegouverneur, de brandweer van het Brussels gewest kon ingeschakeld worden om het water van de laagste plaatsen van Sint-Joris-Weert over te pompen aan de Dijlezijde van de dijk ter hoogte van de Kauwereelstraat;

-          de dijk langsheen de Kauwereelstraat heeft voorkomen dat er sneller en meer water in de kelders of huizen gelegen op de laagste plaatsen in Sint-Joris-Weert is terecht gekomen

-          het niet doven van de verlichting s’ nachts werd op eenvoudige manier geregeld (1 telefoon).

-          grote aanwezigheid van medewerkers van de gemeente die geholpen hebben op verschillende manieren (coördinatie hulpdiensten, vullen en aanleveren zandzakjes, mee maken van verschillende types van dammen, voorzien van waterpompen en hulp bij het plaatsen van waterpompen, ) ,

-          vlotte samenwerking tussen de gemeentelijke diensten (vb. OCMW mee ingeschakeld om getroffen eigenaars te contacteren)

-          communicatie rond beschikbaarheid zandzakjes verliep vlot;

-          communicatie via OH helpt heeft gezorgd voor aantal vrijwilligers

-          snelle terbeschikkingstelling van containers voor verwijdering grof vuil van getroffen woningen.

4. Overzicht van projecten en maatregelen

Deze nota beperkt zich bij dit punt tot een aantal mogelijke nieuwe projecten of maatregelen en tot suggesties voor overleg.

Bij de mogelijkheden tot oplossing of mildering van de gevolgen is onderscheid gemaakt tussen

1. “bron”maatregelen (= maatregelen om piekdebieten waterlopen te voorkomen),

2. technische maatregelen bij knelpunten zoals een flessehals,

3. onderhoudsmaatregelen preventief zoals onderhoud, inspectie van duikers

4. end-of-pipe maatregelen zoals dijken en ophogingen

4.1. Maatregelen voor mogelijke tot waarschijnlijke oorzaak van problematiek Nethen

4.1.a) Gewenste oplossing: bronmaatregelen (natuurlijke wachtbekkens, waterconservering stroomopwaarts van Nethen). Hiervoor is een gewestgrensoverschrijdend overleg met VMM, Contract de rivières, provincie Waals Brabant (beheerder stuk Molenbeek), gemeente Nethen, gemeente Oud-Heverlee, nodig om de hele problematiek van waterloop Nethen van (quasi) bron tot monding te bekijken.

4.1.b  technische maatregel met name verbreding van de Molenbeek en de Nethen (nog uit te zoeken hoe breed) van dit traject tussen molen en monding, in combinatie met hogere dijk aan noordzijde Nethen over een bepaalde lengte  ten oosten van de spoorlijn, zeker een lengte waardoor woningen van Nethen beter beschermd worden en waardoor hoog waterpeil Nethen er niet voor zorgt dat het water richting Kauwereelstraat stroomt.

Mogelijke bronmaatregel/technische maatregel kan aanleg van bufferbekken ten zuiden van de Nethen (tot aan toegang camping La Hetraie) en ten oosten van de molen, enig soelaas bieden. Dit zou kunnen onderzocht worden. In het verleden is deel van deze zone opgehoogd.

4.1.c) experts bevragen hoe stuwbeheer van de molen dient te gebeuren en vervolgens of afspraken met of advies geven aan molenstuwbeheerder/eigenaar hoe, wanneer en op welke manier het stuwbeheer moet verlopen.

4.2. Dijle

Algemeen: overleg met de VMM is gepland op 26 augustus.

4.2.a. Preventief:  controle  van afvoer van duiker onder de Neerijsebaan

4.2. b. de aanleg van een dijk ten zuiden van de woningen ten zuiden van de Neerijsebaan. Dit zat in de planning van de VMM, maar er was geen akkoord van 1 of meerdere eigenaars. Om zoveel mogelijk waterbergingscapaciteit te houden was voorzien om de dijk kort bij de huizen te laten aansluiten.

4.2 c. afspraken maken met VMM over plaatsing pomp of alternatief (alternatief kan inschakeling zijn van een pomp via gemeentelijke tractor). Gemeente wil een pomp kopen met een redelijk groot debiet 1250 m³/u, maar die pomp is klein in verhouding tot deze van de brandweer. Deze pomp is dus bedoeld om onmiddellijk bij aanvang van het ontstaan van het probleem te kunnen inschakelen in afwachting van groter materieel, om zo toch schade te beperken -wat al weg is, is al weg- en eens groter materieel is ingeschakeld, te gebruiken bij kelders of elders.

4.2.d. Hier lijkt niet direct een oplossing voor te zijn.

4.2.e) en 4.2.f). Hier lijken geen extra collectieve maatregelen nodig te zijn

4.2.g) plaatsen van een persleiding zodat huishoudelijk afvalwater aangesloten wordt op (inspectie)put aan de Kauwereelstraat. Overleg met Fluvius ter zake is lopende.

Overleg met de rioolbeheerder voor Nethen is wenselijk omdat de woning aan de overzijde van de straat waar zich het desbetreffende probleem voordoet, eveneens aangesloten is op de gracht.

4.3. Aandachtspunten rioleringen

Overleg met Fluvius met vraag om te onderzoeken hoe dit komt en wat er aan gedaan kan worden.

2.1 4 Mogelijke oplossingen: ophogen van de oever aan de tuinkant of de toevoer van water stroomopwaarts te beperken. Te onderzoeken.

2.1.5 Plaatsing van nieuwe duiker tussen 4^de en 5^de vijver die doorvoer van hoger debiet toelaat in combinatie met regelbare stuwing (tussenschotten). Planning voorzien dit jaar.

5. Ruimtelijke ordening

Dit is een complex punt. Er kunnen uitgebreide analyses gemaakt worden over bouwen,  bouwrechten en het verlenen van vergunningen met randvoorwaarden in overstromingsgevoelige gebieden. De vraag stelt zich of die uitgebreide analyses oplossingen bieden. We weten dat

a) er doorheen de verschillende bestuursperiodes niet altijd een consequent en gelijkaardig vergunningenbeleid, zowel op het vlak van het verlenen van vergunningen als op het vlak van de vergunningsvoorwaarden,  is gevoerd door de verschillende overheden

b) de afgeleverde vergunningen niet altijd zijn gevolgd;

c) sommige adviezen van adviesverlenende instanties niet altijd gevolgd zijn.

In plaats van te focussen op het verleden, lijkt het volgens het gemeentebestuur van Oud-Heverlee beter om te focussen op de toekomst. De verschillende overheden (provincie, Vlaams gewest) moeten duidelijkheid verschaffen over wat nog (juridisch en technisch) mogelijk is op het vlak van ruimtelijke ordening

-          a) mag er nog gebouwd worden in overstromingsgevoelig gebied ?

-          zo neen, wie vergoedt (een deel van ?) de bouwrechten ?

-          zo ja, onder welke voorwaarden ? (geen kelder / overstroombare kelder/op palen, bepaalde materialen, is een individuele dijk toegestaan, kan gebouwd worden op eigen risico ?)

-          b) wordt de watertoets bindend gemaakt voor de vergunningverlener ?

-          c) worden de provinciale en gewestelijke hemelwaterverordeningen aangepast en aangescherpt om preventie van wateroverlast verder te voorkomen ? De provinciale hemelwaterverordening is al strenger dan de gewestelijke, maar de waterdoorlatendheid moet duidelijk gedefinieerd worden. Verder stelt zich de vraag of de verordeningen niet van toepassing moeten zijn vanaf elke relevante oppervlakte (bvb. 5 of 10 m2).

-          d) mag er (verder) opgehoogd worden in overstromingsgevoelig gebied, in casu de lagere gelegen gebieden in St-J-Weert ?

6. Welke lessen kunnen er al getrokken worden ?

1. Noodplanning zal geactualiseerd worden 

2. Bij een grote wateroverlast zoals deze, is het moeilijk om beroep te kunnen doen op civiele bescherming omdat deze wordt ingezet in functie van de ernst van de wateroverlast en de potentiële schade. De gemeente zal daarom een tweedehandstractor aankopen waarop de installatie van een waterpomp mogelijk is. Dergelijke waterpomp is voor een gelijke capaciteit goedkoper dan de traditionele dieselpompen van de civiele bescherming. Wanneer de gemeentelijke tractor niet beschikbaar is (onderhoud, ..) zal ervoor gezorgd worden dat via een overeenkomst met 1 of meerdere landbouwers dat een landbouwtractor kan ingeschakeld worden. De aanschaf van een tweedehandstractor is beslist door het CBS op 10 augustus 2021.

3. Het was moeilijk om aan zand te geraken om zandzakjes te vullen. Dit kan opgelost worden door pro-actief een overeenkomst te sluiten met 1 of meerdere aannemers waarbij ze tijdens vakantieperiode en weekends via een noodtelefoonnummer bereikbaar zijn.

4. Het vullen van zandzakjes in loods te Blanden is niet efficiënt. Het is beter de zandzakjes te vullen ter plaatse en dit met behulp van de strooiwagen. Dit gaat sneller en uniformer (gelijk gewicht en grootte – beter stapelbaar). De strooimachine wordt hiertoe aangepast.

5. Zandzakjes zijn niet altijd doelmatige genoeg om het water tegen te houden. De inzet van big bags is beter. De gemeente zal big bags aanschaffen in een maat die praktisch is (40 op 40) en zo toelaat snel te kunnen ingrijpen.

6. Waterpompen bleken effectief om de schade in ondergelopen kelders te beperken. De gemeente heeft ondertussen 3 extra pompen aangekocht.

Artikel 1: De gemeenteraad keurt het aangevulde reglement voor het gebruik van gemeentelijke zaalinfrastructuur goed (onderlijnd stuk is de aanvulling):

Artikel 1:  Dit reglement regelt het gebruik en de tarieven van de gemeentelijke zaalinfrastructuur en is van toepassing op volgende locaties:

 Type 1: zalen te reserveren via zaalreservatiesysteem

-  OC Blanden

-  OC Sint-Joris-Weert

-  Sporthal Haasrode turnzaal

-  GBS De Letterboom Oud-Heverlee turnzaal

-  GC De Roosenberg

- Parochiezaal Oud-Heverlee. 

- Pastorie Oud-Heverlee. 

Type 2: zalen waarvoor toestemming vereist is van college van burgemeester en schepenen

-  GBS De Hazensprong Haasrode

-  GBS De Lijsterboom Blanden

-  Gemeentehuis zaal Miradal

Artikel 2: De gemeentelijke zaalinfrastructuur staat ter beschikking voor:

Categorie 1: erkende verenigingen, buurtcomités[1] en scholen uit Oud-Heverlee, gemeentelijke activiteiten en activiteiten georganiseerd door gemeentelijke adviesraden.

                   Deze categorie heeft steeds voorrang bij de huur van de zaalinfrastructuur. 

Categorie 2: verenigingen of diensten van bovenlokaal belang: met een vormend doel of met meerwaarde voor de gemeente zoals de toeristische uitstraling.

                   Voor deze organisaties is er toestemming nodig van het college van burgemeester en schepenen en geldt het dubbele tarief.

Artikel 3:

§ 1. Reservatie door gebruikers categorie 1:

- Reservatie van zalen type 1 gebeurt via het digitale zaalreservatiesysteem op de gemeentelijke website www.oud-heverlee.be.

Aanvragen voor jaarreservaties voor de sportzalen in functie van de permanente werking dienen te gebeuren in de periode mei - juni.

 - Reservatie van zalen type 2 gebeurt via de dienst Vrije Tijd, die de aanvraag voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen met advies van de betrokken schooldirectie.

§ 2. Reservatie door gebruikers categorie 2:

 Reservaties gebeuren steeds via de dienst Vrije Tijd, die de aanvraag ter goedkeuring voorlegt aan het college van burgemeester en schepenen. 

§ 3. Het beheer gebeurt door de dienst Vrije Tijd: te contacteren via 016 38 88 30 of vrijetijd@oud-heverlee.be.

Bij reservatie stemt de gebruiker in met de voorwaarden van het gebruikersreglement en de vastgestelde tarieven.

Artikel 4: Bij reservatie worden de praktische gegevens meegedeeld i.v.m. ophalen sleutel.

Vaste gebruikers (wekelijkse activiteiten) kunnen na afspraak met de dienst Vrije Tijd over de nodige sleutels beschikken.

Voor bepaalde activiteiten kan er gewerkt worden via een zaalverantwoordelijke (ophalen sleutel - controle achteraf).

Artikel 5:

§ 1. De gebruiker zal de ter beschikking gestelde lokalen, met bijhorend meubilair en uitrusting, gebruiken als een goede huisvader. 

§ 2. Het meubilair en de uitrusting dienen na gebruik steeds terug te worden geplaatst in oorspronkelijke toestand. Materiaal dat door de gebruiker op eigen risico wordt meegebracht en gebruikt, moet na de activiteit onmiddellijk worden verwijderd.

§ 3. Indien de huurder, bij ingebruikname van de zaal, geen opmerkingen meldt bij de gemeentelijke diensten stemt de gebruiker in met de toestand van de zaal.

§ 4. Indien de gebruiker materiële schade vaststelt of veroorzaakt heeft, dient hij het gemeentebestuur hiervan te verwittigen. Dit kan schriftelijk, telefonisch of persoonlijk bij de dienst Vrije Tijd.

§ 5. De materiële schade wordt, tegen kostprijs, doorgerekend aan de verantwoordelijke gebruiker. Indien er schade hersteld wordt door eigen personeel, zullen de vereiste manuren, nodig voor het uitvoeren van het werk, doorgerekend worden aan de verantwoordelijke gebruiker. Hiervoor wordt het retributiereglement voor tussenkomst door de gemeentelijke diensten voor prestaties voor rekening van derden toegepast zoals goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 12 maart 2019.         

Artikel 6: schoonmaak

Bij reguliere activiteiten (sport, vergadering, cursus …):

Het lokaal dient netjes achtergelaten te worden.

Bij workshops waarbij met materialen wordt gewerkt (naaien, bloemschikken enz.) wordt gevraagd om de lokalen uit te borstelen om de vloer proper te houden. Er is een basisset kuismateriaal ter beschikking om gemorste substanties op te kuisen.

Voor klein afval staan de nodige afvalbakken ter beschikking. GFT en glas dienen steeds te worden meegenomen.

Bij grote occasionele activiteiten (vb restaurantdagen):

Na afloop van de activiteit dienen alle lokalen grondig schoongemaakt te worden (vloeren dweilen, toiletten poetsen, meubilair reinigen…).

Bij een gebrekkige schoonmaak worden de vereiste manuren, nodig voor het poetsen van de zaal, doorgerekend aan de verantwoordelijke gebruiker. Hiervoor wordt het retributiereglement voor tussenkomst door de gemeentelijke diensten voor prestaties voor rekening van derden toegepast zoals goedgekeurd in gemeenteraadszitting van 12 maart 2019

Alle vuilnis, inclusief frituurolie, dient door de huurder meegenomen te worden. De organisator streeft ernaar om het afval te beperken en maximaal te sorteren. Hij kan hiervoor gebruik maken van de gemeentelijke ondersteuningsmogelijkheden. 

De dienst Vrije Tijd of zaalverantwoordelijke zal ten laatste bij het afhalen van de sleutel aan de gebruiker meedelen welke regeling inzake schoonmaak van toepassing is op de activiteit.

Artikel 7: gebruik van de keuken

Gebruik van de keuken wordt aangerekend indien de keukentoestellen gebruikt worden. Voor het maken van koffie en koel zetten van drank tijdens reguliere activiteiten wordt geen huur aangerekend.

De gebruiker staat in voor de afwas van het gebruikte materiaal en zorgt zelf voor voor handdoeken, afwasmiddel, schoteldoeken en/of schuursponsje.

De gebruiker laat de apparaten steeds afkoelen alvorens te reinigen. Na gebruik dienen de friteuses geledigd en gekuist te worden.

De keukentoestellen moeten door de gebruiker met zorg behandeld worden.

Artikel 7 bis: huur van pastorietuin

Het gebruik van pastorietuin kan zowel bij de huur van de parochiezaal als van de pastorie aangevraagd worden. De bepalingen van de artikel 5 en 6 zijn van toepassing bij het huren van de pastorietuin. De tuin moet tijdens de huur steeds toegankelijk blijven van het publiek. Uitzonderingen hierop kunnen mits motivatie toegestaan worden door het college van burgemeester en schepenen.

Artikel 8: Bij elk gebruik van de sportzalen voor andere dan sportactiviteiten dienen beschermmatten te worden gelegd. Voor weekendactiviteiten in OC Blanden worden de matten door de dienst infrastructuur uitgerold op vrijdagnamiddag en terug verwijderd op maandagochtend. De matten dienen proper te worden achtergelaten.

Artikel 9: In de scholen worden enkel activiteiten toegelaten die de werking van de school niet hinderen. Een aanvraag voor het gebruik van de schoolinfrastructuur dient steeds omstandig gemotiveerd te worden. De voorkeur gaat uit naar het gebruik van de zalen van type 1.

De speelplaats kan gebruikt worden voor de aan-  en afvoer van materiaal. De speelplaats kan echter niet gebruikt worden als parking.

Er worden geen gefrituurde producten klaargemaakt binnen de gebouwen. 

Specificaties voor het gebruik van GBS De Hazensprong Haasrode:

- Bij gebruik van de benedenverdieping is het niet toegestaan om de bovenverdieping te betreden.

- De gebruiker is vrij om de schikking van de refter te veranderen. Bij het beëindigen van de activiteit dient de schikking van de refter overeen te komen met de plannen aanwezig in beide refters.

- Het gebruik van de aanwezige frigo’s en de accumulatieoven is niet toegestaan, evenmin als de stopcontacten waarop deze aangesloten zijn.

- Er worden geen elektrische toestellen ingezet boven 3000W zonder aangepaste elektriciteitsaanvoer. 

- Het gebruik van keukenmateriaal kan enkel na afspraak.

- De aanwezige muziekinstrumenten worden niet gebruikt, tenzij mits toestemming van de directie van academie de Vonk.

- De gebruiker neemt de nodige maatregelen om glas op de speelplaats te voorkomen of op te ruimen.

- Het gebruik van de speeltuigen is niet toegelaten. Bij vaststelling van schade zal deze aan de gebruiker worden doorgerekend.

Artikel 10: Bepalingen voor gebruik van GC De Roosenberg:

Bij de huur van de zaal door erkende amateurkunstenverenigingen voor een eigen productie zijn 5 repetitiemomenten en 1 generale repetitie inbegrepen.

Artikel 11: Elke gebruiker is verantwoordelijk voor het aanvragen van de nodige vergunningen zoals Sabam, toelating voor de organisatie van een evenement aan het college van burgemeester en schepenen …

Voor volgende gebouwen loopt er een jaarovereenkomst voor billijke vergoeding:

-  Gemeenschapscentrum De Roosenberg:

   Aangepast tarief met dans

-  OC Blanden sportzaal

    Basistarief sociale en culturele activiteiten

-  sportzaal GBS De Letterboom Oud-Heverlee

    Basistarief sociale en culturele activiteiten

Op de andere locaties staat de gebruiker zelf in voor de aanvraag en betaling van de billijke vergoeding.

Artikel 12:

De gemeente heeft steeds het recht toezicht uit te oefenen op het gebruik van de gemeentelijke zaalinfrastructuur met het oog op het naleven van het reglement. Het college van burgemeester en schepenen kan de maatregelen treffen die zich opdringen om redenen van openbare orde en veiligheid.

Bij schade en inbreuken kan het college van burgemeester en schepenen de toegang tot de gemeentelijke zalen ontzeggen aan de verantwoordelijke gebruiker.

Artikel 13: gebruik

De gebruiker mag de infrastructuur slechts gebruiken tijdens de uren die werden gereserveerd. Elke aanwezigheid buiten de gereserveerde gebruiksduur is verboden. Niet-gereserveerde uren zullen dubbel worden aangerekend.

De gebruiker mag de lokalen voor geen ander doel gebruiken dan die waarvoor de terbeschikkingstelling werd toegestaan.

Het is verboden te overnachten in de lokalen.

Artikel 14: Een zuinig gebruik van elektriciteit, water, verwarming, gas, enz. dient nagestreefd te worden.

Artikel 15: Veiligheid

Het is niet toegelaten om brandbare versieringen aan te brengen of de lokalen dermate te gebruiken dat de brandveiligheid in het gedrang komt. De nooduitgangen en toegangswegen dienen steeds vrijgehouden te worden. De maximumcapaciteit van de zalen mag niet overschreden worden.

Binnen de gebouwen is het gebruik van gasflessen, petroleumvuren of bijkomende elektrische verwarmingstoestellen verboden.

Artikel 16: Rookverbod

Het is verboden te roken in de gemeentezalen, volgens het KB 13 december 2005 tot het verbieden van roken in openbare plaatsen.

Artikel 17:

De gemeente kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor diefstal of verlies van bezittingen, noch voor om het even welke schade van lichamelijke of materiële aard, door de gebruiker veroorzaakt.

De huurder is burgerlijk aansprakelijk voor elke activiteit die onder zijn naam doorgaat. Ongevallen ten gevolge van de aard en organisatie van zijn activiteit vallen uitsluitend onder zijn last. De huurder wordt verzocht hiervoor de nodige verzekeringen af te sluiten. Er dient echter geen brandverzekering afgesloten te worden, aangezien de brandverzekering van het gemeentebestuur een afstand van verhaal voorziet aan derden. Er wordt wel aangeraden een verzekering “brand- en waterschade” af te sluiten voor materialen die niet toebehoren aan de gemeente.

Artikel 18:  tarieven 

Conform de aankoopakte stelt de gemeente de parochiezaal van Oud-Heverlee gratis ter beschikking van de VPW-afdeling Oud-Heverlee of zijn canonieke rechtsopvolger tot de kerkfabriek van Sint-Anna Oud-Heverlee nieuwe gemeenschapslokalen ter beschikking kan stellen, maar uiterlijk tot 31 december 2020.De gemeentelijke adviesraden, de scholen van Oud-Heverlee, de ouderraden en andere schoolgebonden organisaties kunnen gratis gebruik maken van de infrastructuur.

Met verenigingen die hoofdgebruiker zijn van een bepaalde locatie kan een afzonderlijke huurovereenkomst afgesloten worden. 

Artikel 19: Annulatieregeling

Indien de reservatie van infrastructuur voor evenementen geannuleerd wordt :

• meer dan 2 maanden voorafgaand aan de reservatie, blijft 0% van de retributie verschuldigd
• tussen de 2 maanden en 2 weken voorafgaand aan de reservatie, blijft 50% van de retributie verschuldigd
• minder dan 2 weken voorafgaand aan de reservatie blijft de volledige retributie verschuldigd

Indien de reservatie van infrastructuur voor basiswerking of repetitieve activiteiten geannuleerd wordt, blijft 0% van de retributie verschuldigd.

Artikel 20: Over aangelegenheden die niet voorzien zijn in dit reglement heeft het college van burgemeester en schepenen beslissingsbevoegdheid.

Artikel 21: De gebruiker erkent in het bezit te zijn van dit reglement en verklaart zich hiermee akkoord.

Artikel 22: Dit reglement vervangt het gebruikersreglement gemeentelijke zaalinfrastructuur zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 28 april 2020 en treedt in werking vanaf (nog te bepalen in functie van einde renovatie pastorie).

Artikel 1:  De gemeenteraad besluit het addendum bij de samenwerkingsovereenkomst tussen Gemeente/OCMW Oud-Heverlee en het Agentschap Zorg en Gezondheid rond lokale contact- en bronopsporing ter bestrijding van de COVID-19-pandemie te versterken goed te keuren betreffende de periode 1 september tot en met 15 oktober 2021.